Projektmanagement


Auswahl und Einführung

11 Tipps für Projektmanagement-Software

29.12.2016
Von  und Jennifer Lonoff Schiff
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
Jennifer Lonoff Schiff schreibt für CIO.com über Wirtschaft und Technologie. Sie führt die Marketingagentur Schiff & Schiff Communications.
CIOs sollten einige Regeln befolgen, damit die Implementierung und der Einsatz von Projektmanagement-Software nicht in der Katastrophe enden.

Für Unternehmen wird die beste Projektmanagement-Software zur Fehlinvestition, wenn die Endanwender diese nicht nutzen. Die Autorin Jennifer Lonoff Schiff hat für unsere US-amerikanische Schwesterpublikation CIO.com elf Tipps zusammengestellt wie Firmen am meisten aus einer Projektmanagement-Lösung herausholen können.

Bei der Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software ist es wie bei einem Puzzle: Alle Teile müssen nahtlos ineinander greifen.
Bei der Auswahl und Einführung einer Projektmanagement-Software ist es wie bei einem Puzzle: Alle Teile müssen nahtlos ineinander greifen.
Foto: Maksim Smeljov, Fotolia.com

Tipp 1: Am Anfang steht eine Bedarfsanalyse. Dabei muss geklärt werden, welche Aufgaben die künftige Anwendung für das ProjektmanagementProjektmanagement abdecken soll und ob diese nur für interne Zwecke eingesetzt wird oder auch für die Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Zu beachten ist auch, ob die Lösung Projektbudgets und -abrechnungen verwalten soll. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de

Cloud-Lösungen in Auswahl einbeziehen

Tipp 2: In das Auswahlverfahren sollten auch Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen einbezogen werden. Unternehmen können diese einfach und zügig implementieren und zugleich IT-Kosten senken. Zudem stehen Systemerweiterungen oder Upgrades automatisch zur Verfügung. Weiterer Vorzug einer Projektmanagement-Lösung aus der Cloud: Endanwender können darauf von überall auf der Welt und mit jedem Endgerät zugreifen.

Tipp 3: Eine Lösung für das Projektmanagement muss für die Endanwender einfach zu bedienen sein und Funktionen aufweisen, die möglichst alle Prozessanforderungen "Out-of-the-Box" abdecken. Ist dies nicht der Fall, sollten CIOs eine Software wählen, die vordefinierte Felder für Erweiterungen beinhaltet, um diese an individuelle Prozesse anzupassen.

Tipp 4: Die künftige Projektmanagement-Lösung muss skalierbar sein und mit dem Unternehmen mitwachsen können. Das schließt auch Funktionalitäten ein, die am Anfang noch gar nicht benötigt werden.

Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen

Jennifer Lonoff Schiff gibt elf Tipps wie CIOs aus einer Projektmanagement-Lösung das meiste herausholen.
Jennifer Lonoff Schiff gibt elf Tipps wie CIOs aus einer Projektmanagement-Lösung das meiste herausholen.
Foto: Gabi Moisa - Fotolia.com

Tipp 5: CIOs müssen bei der Auswahl die Fachabteilungen und Mitarbeiter, die später die Projektmanagement-Software nutzen, in den Entscheidungsprozess einbeziehen. Das stellt sicher, dass die neue Lösung die fachlichen Anforderungen erfüllt und von Beginn an eine hohe Akzeptanz bei den Endanwendern hat.

Tipp 6: Ein K.O.-Kriterium für die Auswahl einer Projektmanagement-Lösung ist, dass sie mit den Kernapplikationen, wie ERP- oder E-Mail-Systemen, integriert werden kann.

Tipp 7: CIOs sollten darauf achten, dass es für die neue Projektmanagement-Anwendung einen qualifizierten Support durch den Hersteller gibt. Ebenso wichtig ist eine umfangreiche gut organisierte Online-Community, die bei Fragen oder Problemen schnell die richtigen Ratschläge parat hat.

Checkliste erstellen und abarbeiten

Tipp 8: CIOs sollten auf Basis konkreter Prozessanforderungen eine Checkliste erstellen und damit Projektmanagement-Lösungen, die für eine Implementierung in Frage kommen, vergleichen. Darüber hinaus ist die Meinung von Projektmanagern und Mitgliedern in den Projektteams einzuholen, ebenso von externen Geschäftspartnern oder Kunden, wenn diese mit der Software arbeiten sollen.

Tipp 9: CIOs müssen die mit der Implementierung verbundenen Ziele frühzeitig festlegen und fragen, wofür die Projektmanagement-Software später gebraucht wird. Soll diese für Projektstatusberichte, Projekt-Forecasts oder als Collaboration-Tool genutzt werden? Die Antworten auf diese Fragen schaffen Klarheit, wie die Software aufzusetzen und anzuwenden ist und wie die Anwender geschult werden müssen. Andernfalls gleicht die Implementierung einem Schiff, das führerlos auf See umhertreibt.

Schulen, schulen, schulen

Tipp 10: Durch ausreichende und adäquate Schulungen mit praxisnahen Testszenarien und nachfolgende Qualifizierungsmaßnahmen kann sichergestellt werden, dass Endanwender den Umgang mit der neuen Software umfassend erlernen.

Tipp 11: Im letzten Schritt ist ein Verantwortlicher zu benennen, der in der Projektmanagement-Lösung alle Projekte und deren aktuelle Entwicklungen quasi in Echtzeit überblicken und nachverfolgen kann. Zu seinen Aufgaben gehört auch ein regelmäßiger Austausch mit dem Projektteam; zudem muss er darauf achten, dass alle Mitglieder die Software nutzen.

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