5 Essentials für das IT-Lizenzmanagement

Die Zeiten, in denen IT-Lizenzbestände ohne strukturiertes Management vor sich hin schlummern können, sind vorbei. Die Notwendigkeit, ein strukturiertes und transparentes IT-Lizenzmanagement zu betreiben, betrifft unterschiedlichste Unternehmensbereiche. Dazu zählen unter anderem der Einkauf, Rechtabteilungen und natürlich die IT- Organisation.

Im Einkauf wirkt sich ein Mangel an zentralen Informationsbeständen negativ auf die Verhandlungsposition des Unternehmens aus. So ist es nicht möglich, eine kostenoptimierte Lizenzbeschaffung zu gewährleisten. Beispielsweise kommt es daraus resultierend in internationalen Großunternehmen immer noch vor, dass die gleiche Software für einzelne Landesgesellschaften separat eingekauft wird, anstatt optimale Preise über eine unternehmensweite, zentrale Beschaffung zu realisieren.

M&A-Transaktionen und immer kreativere Lizenzmodelle verändern zudem regelmäßig die Rahmenbedingungen für die Lizenznutzung. Dadurch wird ein rechtskonformes Verhalten erheblich erschwert. Dies birgt beachtliche Risiken, denn Verstöße gegen Lizenzverträge können nicht unerhebliche finanzielle und persönliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die zuständigen Rechtsabteilungen müssen rechtszeitig im Vorfeld diesbezüglicher Vorkommnisse involviert werden, um Fehlverhalten angemessen vorzubeugen.

Mit Blick auf den Lizenzbedarf sind vor allem die IT-Abteilungen selbst gefragt - eine Optimierung im Sinne des Geschäfts bietet wesentliches Kostenreduktionspotential. Doch während die "Supply"-Seite seit Jahren im Fokus von Verbesserungsprogrammen, etwa über Outsourcing-Vorhaben, steht, ist die Bedarfs("Demand")-Seite bisher in dieser Hinsicht eher stiefmütterlich behandelt worden.