Kollaboration mit Slack

Aus Routine-Aufgaben Workflows machen

23.12.2021
Anzeige  Die einfachsten Prozesse erzeugen Frust, wenn sie nicht rund laufen. Eine Optimierung der Arbeitsabläufe sorgt für zufriedene Mitarbeiter und Kunden.
Zeit gewinnen: Slack beschleunigt alltägliche Arbeitsaufgaben.
Zeit gewinnen: Slack beschleunigt alltägliche Arbeitsaufgaben.
Foto: Slack

Jedes Unternehmen hat sie: Standardprozesse, die erledigt werden müssen, aber zeitaufwendig sind. Die Lösung ist einfach: Fast jeder Workflow kann optimiert werden. Es lohnt sich, in bessere Prozesse zu investieren, weil Sie damit die Schlagkraft Ihres Unternehmens steigern. Slack gibt Praxiseinblicke, wie die eigenen IT-Teams die Plattform stetig weiterentwickeln, um interne Prozesse effizienter zu gestalten.

Bei Slack sorgte beispielsweise ein Unterschriftenformular der Rechtsabteilung für Frust bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dem Formular musste permanent nachgelaufen werden, damit es von Stellen unterschrieben wurde. Die Lösung des Problems: Ein Slackbot, der die Belegschaft regelmäßig an Dokumente erinnert, die noch abzuzeichnen sind. Die Idee zur Workflow-Optimierung kam von der Rechtsabteilung, die sie zusammen mit dem IT-Team umsetzte. Mit der Hilfe des Bots hat sich der Prozentsatz an Formularen erhöht, die fristgerecht eingereicht wurden. Auch die Zufriedenheit der Belegschaft wurde gestärkt.

Einen Ort für neue Ideen schaffen

Das Beispiel zeigt: Für neue Ideen braucht es keine teuren IT-Berater von außen. Zumeist liefern die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die wertvollsten Vorschläge für die Optimierung von Prozessen. Damit die Anregungen zu Ergebnissen führen und nicht im Firmen-Äther verschwinden, braucht es einen Ort, an dem sie gesammelt und an die richtige Stelle kommuniziert werden. Kollaborationsplattformen bieten die ideale Grundlage. Slack hat dafür den Channel #Slack-on-Slack eingerichtet. Dort können Angestellte ihre Vorschläge einreichen und diskutieren. Das IT-Team bewertet die Ideen und entscheidet, welche Vorschläge weiterverfolgt werden.

Projekte priorisieren, die den Alltag verändern

Wenn Prioritäten festgelegt werden, kann es verlockend sein, sich nur auf Projekte mit hohem Aufwand und großer Wirkung zu konzentrieren. Sie haben das Potenzial, die Geschäftsführung zufriedenzustellen, da sie nachweislich den Gewinn des Unternehmens steigern.

Sich ausschließlich auf die großen Errungenschaften zu konzentrieren, birgt die Gefahr, dass Fortschritte für die Mitarbeitenden an vorderster Front nicht erkennbar sind. Unternehmen brauchen jedoch ihre direkte Unterstützung, damit sie weiterhin Ideen austauschen. Es muss die reelle Chance bestehen, dass ihre Ideen umgesetzt werden. Für eine hohe Motivation ist es wichtig, schnelle Erfolge zu erzielen, die den Alltag der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wirklich verändern. Lässt sich beispielsweise ein dreistündiger Prozess mittels Automatisierung auf fünf Minuten verkürzen?

Dieses Gleichgewicht ermöglicht es der IT-Abteilung, die potenzielle Flut von Anfragen zu bewältigen und die wichtigsten Projekte zu priorisieren. Zudem sollten Unternehmen die Ideengeber in alle Folgeprozesse einbinden, nachdem sich für die Umsetzung entschieden wurde. So profitieren beide Seiten von einem kontinuierlichen Austausch: IT-Teams von der Anwendungserfahrung der Kolleginnen und Kollegen, während diese den Umsetzungsprozess unterstützen und die Fortschritte verfolgen können.

Bei Slack arbeiten die IT-Verantwortlichen daher nach einem einfachen Optimierungsprinzip: Der Channel #Slack-on-Slack ist mehr als nur eine anonyme Sammelbox. Jedes Projekt, das zur Umsetzung angenommen wurde, beginnt mit einem persönlichen Gespräch zwischen dem IT-Team und der Person, die den Vorschlag eingereicht hat. Sobald eine neue Funktion marktreif ist, wird mit dem Ideengeber geplant, wie weitere Personen in den Prozess eingebunden werden können:

  • Wer ist davon betroffen?

  • Sind Schulungen erforderlich?

  • Können relevante Kennzahlen gesammelt werden?

So stellt das IT-Team sicher, dass Veränderungen auch von allen angenommen werden, die von dieser Neuerung profitieren.

Mehr Zeit für die wichtigen Themen

Ist die Basis einmal geschaffen und der Prozess definiert, steht den IT-Teams in der Umsetzung der neuen Ideen nichts mehr im Wege. Die Vorarbeit lohnt sich in zweifacher Hinsicht: Der fertige Prozess sorgt für eine Verbesserung des Arbeitsalltags. Und er steigert die Effizienz des Unternehmens auf lange Sicht. Auf diese Weise hat Slack selbst diverse Veränderungen entwickelt und in eigene Workspaces integriert.

Als Folge einer wachsenden Anzahl an Mitarbeitenden weltweit stieg bei Slack auch die Anzahl an IT-Support-Tickets an. Da sich 80 Prozent der Inhalte wiederholen, hat das Slack-IT-Team den "AskBot" eingerichtet. Dieser ist 24/7 verfügbar und beantwortet Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auf Basis von Künstlicher Intelligenz und natürlicher Sprachverarbeitung Fragen rund um vergessene Passwörter oder den Zugriff auf bestimmte Software. Dank des AskBots haben die Helpdesk-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter bei Slack nun mehr Zeit für die wirklich komplexen Themen.

Die Ideen der Belegschaft zum Leben erwecken

Slack hat für sich eine Möglichkeit gefunden, Ideen und Vorschläge seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu sammeln, zu bewerten und umzusetzen. Die Workflows lassen sich leicht auch auf Ihr Unternehmen übertragen. Dazu kann die Plattform Slack von IT-Teams so individuell angepasst werden, dass sie Ihrer Belegschaft große Mehrwerte bietet. Mit Slack helfen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten und das Unternehmen von innen heraus zu verbessern.

Möchten auch Sie Ihre Arbeit mit Channels und Slack beschleunigen? Die wichtigsten Punkte für Ihren Einstieg haben wir hier zusammengefasst.

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