CIO-Agenda 09: Die Ungewissheit managen

Wird diese Priorisierung richtig gesteuert, verfügt das Unternehmen über den wichtigsten Hebel, um zügig zwischen Kostenreduktion und Expansion "umschalten" zu können. Was ist nun zu beachten, damit diese Steuerung funktioniert?

1. Gesamtkosten und Nutzen betrachten

Prinzipiell sollten die entsprechenden Gremien stets den gesamten Zusammenhang im Auge haben. Gerade wenn die IT immer stärker ein "Enabler" für das Geschäft wird, können IT-Investitionen bzw. -Einsparungen nicht isoliert betrachtet werden. Es muss verhindert werden, dass durch Fokussierung auf IT- Kostensenkung in einer Krisenpanik Prozesse geschwächt oder ganz abgebaut werden, die für zentrale Business-Ziele benötigt werden, sich die IT also "zu Tode spart". Deshalb sollte den IT-Investitionskosten eine Betrachtung des Gesamtnutzens gegenüberstehen (siehe Grafik)

Beispielsweise hat eine europäische Bank durch eine Gesamtbetrachtung aller Prozesse den Antragsprozess bei der Vergabe von Hypothekendarlehen deutlich optimiert. Erhöhte IT-Investitionen am Anfang - strukturierte vorgelagerte Beratung und eine detailliertere Bedarfsanalyse - brachten einen ROI in späteren Phasen: Die Angebotserstellung konnte stärker automatisiert, die Prüfung verkürzt und der Aufwand für ausgehende Anrufe - Rückfragen, Zusatzinformationen etc. - signifikant gesenkt werden. So reduzierte die Bank ihre Personalkosten je Neukunde um fast 40 Prozent. Eine isolierte, rein kostenorientierte IT-Betrachtung hätte vermutlich auf diese Investitionen verzichtet.

2. Transparente Prozesse und Kriterien

Bei der anschließenden Umsetzung sind transparente Prozesse und nachvollziehbare Kriterien bei der Projektpriorisierung wichtig: Warum wird gerade dieses Projekt ausgewählt? So kann verhindert werden, dass IT-Investitionen nach "Beziehungen" oder Durchsetzungsvermögen der jeweiligen Verantwortlichen vergeben werden. Außerdem sollte eine konsequente, klare Fokussierung durchgehalten werden: Die Einteilung in Prioritätenklassen: "1, 2, 3" führt in der Regel dazu, dass fast alle Projekte "Prio-1" erhalten.

Stattdessen sollten die Projekte sequenziell priorisiert werden: Wenn nur ein Projekt durchgeführt werden kann, welches hat die höchste Priorität? Welche hat die zweithöchste Priorität? usw. Des Weiteren sollten die Gremien genau festlegen, wie Projekte beantragt, priorisiert, realisiert und schließlich in die Produktion übergeben werden.