Tipps und Tricks zu Word, Excel, PowerPoint und Outlook

Clevere Tipps zu Microsoft Office 2010

05.07.2012
Von  und Thomas Rieske
Malte Jeschke war bis März 2016 Leitender Redakteur bei TecChannel. Seit vielen Jahren beschäftigt er sich intensiv mit professionellen Drucklösungen und deren Einbindung in Netzwerke. Daneben gehört seit Anbeginn sein Interesse mobilen Rechnern und Windows-Betriebssystemen. Dank kaufmännischer Herkunft sind ihm Unternehmensanwendungen nicht fremd. Vor dem Start seiner journalistischen Laufbahn realisierte er unter anderem für Großunternehmen IT-Projekte.

Termine in Outlook vor einem bestimmten Datum löschen

In Outlook bleiben eingetragene Termine permanent im Kalender, selbst wenn sie bereits seit Jahren verstrichen sind. Um im Kalender aufzuräumen und die PST-Datei nicht unnötig aufzublähen, lassen sich Uralt-Einträge ganz einfach löschen.

Wechseln Sie in Outlook 2010 über Ansicht / Ansicht ändern zur tabellarischen Kalenderansicht. Sortieren Sie nun die Liste so, dass die Termine chronologisch absteigend dargestellt werden. Anschließend markieren Sie zunächst den ersten Eintrag des Datums, ab dem die alten Daten gelöscht werden sollen, und dann mit der Tastenkombination Shift + Ende alle Termine ab diesem Datum bis zum ältesten Termin.

Gut zu wissen: In der tabellarischen Kalenderansicht von Outlook lassen sich die Termine so anordnen, dass man alte Einträge rasch erkennt und bequem löschen kann.
Gut zu wissen: In der tabellarischen Kalenderansicht von Outlook lassen sich die Termine so anordnen, dass man alte Einträge rasch erkennt und bequem löschen kann.

Mit der Taste Entf lassen sich die markierten Elemente nun in einem Rutsch entfernen. Diese landen zunächst im Ordner Gelöschte Objekte. Endgültig gelöscht sind sie allerdings erst, wenn man per Rechtsklick im Kontextmenü den Ordner leert, erst dann wird auch der Speicherplatz wieder freigegeben.

Den Vorgang, um Objekte aus dem Ordner Gelöschte Objekte zu entfernen, lässt sich auch automatisieren. Dazu muss die Registerkarte Weitere über das Menü Extras und Optionen aufgerufen werden. Anschließend muss man lediglich noch das Kontrollkästchen Bei Programmbeendigung Ordner "Gelöschte Objekte" leeren aktivieren. Um die Funktion wieder zu deaktivieren, muss der Anwender das Kontrollkästchen entsprechend wieder demarkieren.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook 2010.

Outlook 2010: Kontakte nach Nachnamen sortieren

Darstellung: Um die gewünschte Sortierordnung festzulegen, muss man zunächst für alle Kontakte im Feld Speichern unter die Reihenfolge auf das Muster Nachname, Vorname einstellen.
Darstellung: Um die gewünschte Sortierordnung festzulegen, muss man zunächst für alle Kontakte im Feld Speichern unter die Reihenfolge auf das Muster Nachname, Vorname einstellen.

Das Adressbuch von Outlook 2010 sortiert die Kontakte in der Voreinstellung nach Vornamen. Eine Einordnung nach Familienname wäre indes praktischer. Leider ist das Ändern der Sortierung nicht sehr intuitiv gelöst - wir zeigen wie es geht.

Microsoft bietet bei Outlook 2010 natürlich eine Möglichkeit an, die Voreinstellung der Kontaktedarstellung zu ändern.

Bei der etwas umständlichen Vorgehensweise müssen Sie zuerst für alle Kontakte das Feld Speichern unter auf die gewünschte Reihenfolge (Nachname, Vorname) umstellen. Klicken Sie dann auf Datei / Informationen / Konteneinstellungen, und aktivieren Sie die Registerkarte Adressbücher. Doppelklicken Sie auf Outlook-Adressbuch, und aktivieren Sie die Option Wie "Speichern unter" (Mander, Jens).

Produkte: Der Trick funktioniert mit Outlook 2010.

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