Zentrale Hubs statt Datensilos

Content Management verwandelt Inhalte in Geschäftsvorteile

29.06.2020
Anzeige  Wie Mitarbeiter auf Inhalte zugreifen und mit anderen Beteiligten innerhalb und außerhalb der Unternehmensgrenzen kollaborieren, ist heute wichtiger denn je. Projekte erfordern mehr Zusammenarbeit bei gleichzeitig zunehmend dezentralen Teams.
Modernes Enterprise Content Management ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, von überall und mit jedem Gerät auf Dateien zuzugreifen und diese zu speichern, zu bearbeiten oder freizugeben.
Modernes Enterprise Content Management ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, von überall und mit jedem Gerät auf Dateien zuzugreifen und diese zu speichern, zu bearbeiten oder freizugeben.
Foto: Artie Medvedev - shutterstock.com

Klassisches Enterprise Content Management (ECM) stößt beim Thema reibungslose Kommunikation und Kollaboration innerhalb eines Unternehmens schnell an seine Grenzen. Oftmals fehlen stringente Prozesse - ineffizientes Arbeiten mit FTP und File Sharing ist die Folge. Inhalte liegen verteilt auf verschiedenen Netzlaufwerken, mobilen Geräten oder in E-Mail-Accounts. Dieser Mangel an Kontrolle führt zu Sicherheits- und Compliance-Risiken.

Zentrale Hubs

Eine zentrale Ebene für sämtliche Inhalte in der Cloud sorgt dafür, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind und damit einfach und nahtlos an Dateien zusammenarbeiten können. Zudem entsteht die beruhigende Gewissheit, dass die Daten verschlüsselt und sicher sind. Zusätzlich entfällt die Notwendigkeit, Infrastruktur zu kaufen, einzurichten und zu warten. Inhalte fließen zwischen Teams, Partnern, Anbietern und Kunden und der Lebenszyklus eines Dokuments lässt sich so einfach verwalten. Dazu kommen erweiterte Sicherheitskontrollen und eine intelligente Erkennung von Sicherheitsmängeln. Das erleichtert Governance und Compliance und entlastet Sicherheitsteam, denn mit granularen Zugriffsberechtigungen lassen sich Zugriffe auf Dateien und Ordner kontrollieren und nachverfolgen.

Schnittstellen sind Trumpf

Egal, wo Ihre Mitarbeiter arbeiten, sie müssen auf Dateien zugreifen und diese speichern, bearbeiten oder freigeben können. Je nach Geschäftszweig setzen Ihre Mitarbeiter dabei auf die für ihre Bedürfnisse bewährten Applikationen. Um Datensilos zu vermeiden, muss zum einen sichergestellt sein, dass diese sogenannten Best of Breed Anwendungen auf die Unternehmensdaten zugreifen können, zum anderen müssen diese integriert werden, um miteinander Daten auszutauschen. Plattformen wie Box bilden die Basis, um sämtliche Applikationen miteinander zu verknüpfen.

Mit Integrationen zu über 1.400 Business Apps, darunter Office 365, G Suite, Slack, Salesforce, Workday oder DocuSign, lassen sich alle Anwendungen integrieren, die Sie bereits im Einsatz haben. Die APIs ermöglichen es zudem, diese an unternehmens- oder kundenspezifische Anforderungen anzupassen. Das Content-Management-System stellt somit einen zentralen Hub für Inhalte dar, während die Mitarbeiter weiterhin die für Ihre Anforderungen besten Anwendungen nutzen können.

Zunehmender Datenaustausch benötigt auch zunehmende Sicherheit

Angesichts zunehmend verteilt arbeitender Teams wird es für Unternehmen also umso wichtiger, digital vernetzt zu arbeiten. Es ist zu beobachten, dass die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg branchenübergreifend weiter zunimmt. Mit dem ständigen internen und externen Informationsaustausch zwischen Teams, Partnern, Anbietern und Kunden steigt die Herausforderung, sensible Daten umfassend zu schützen. Ein herkömmlicher Ansatz zur Informationssicherheit stößt bei dem rasant steigenden Datenvolumen schnell an seine Grenzen.

Cloud Content Management Lösungen wie Box können Daten individuell klassifiziert werden. So werden Mitarbeiter direkt über Sicherheitsrichtlinien informiert. Denn in 90 % aller Cyber Angriffe, sind die Ursachen auf Leichtsinn, Unachtsamkeit bis hin zu mutwilligen Verhalten zurückzuführen. Lösungen wie Box Shields nutzen maschinelles Lernen und Deep Learning um ungewöhnliches Verhalten zu erkennen und zu unterbinden. Das entlastet Sicherheitsteam und ermöglicht Ihren Mitarbeitern sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.

Mehr Datentransfer ohne Sicherheitsbedenken durch Lösungen wie BoxShields.
Mehr Datentransfer ohne Sicherheitsbedenken durch Lösungen wie BoxShields.
Foto: Pixabay - pexels.com

Analysten definieren drei Trends

Die Analysten von Gartner identifizieren in diesem Bereich drei Trends:

1. Eindämmung der unkontrollierten Verbreitung von Inhalten: Da durch den Siegeszug von SaaS immer mehr Silos entstehen, rückt die Vermeidung einer unkontrollierten Verbreitung von Inhalten in den Vordergrund.

2. Digital-Business-Transformation: CSP-Technologie erfreut sich einer großen Nachfrage und dient dazu, neue Betriebsabläufe und Prozesse einzuführen, die Inhalte auf innovative Weise als wesentlichen Bestandteil nutzen.

3. Modernisierung der Arbeit: Die Erwartungen der Benutzer haben sich geändert. Eine Modernisierung der Arbeit ist notwendig, um den neuen Anforderungen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Wie Gartner haben auch Forrester und IDC Box als Marktführer im Segment Content-Services-Plattformen ausgezeichnet.

Was bedeutet das für die Zukunft der Arbeit?

Die Chance, vor der Unternehmen jetzt stehen, liegt jedoch nicht darin, lediglich vorhandene Technologien, Prozesse und Geschäftsmodelle in der Cloud zu replizieren. Stattdessen sollten diese von Grund auf überdacht werden. Die Abkehr von manuellen Prozessen und monolithischen Systemen hin zu digitalen, automatisierten Arbeitsabläufen und integrierten Best-of-Breed-Anwendungen fordert ein Umdenken, und zwar sowohl in Bezug auf den vorhandenen Technologiestack als auch in Bezug auf die Unternehmenskultur.

Zweifellos werden derzeit verstärkt digitale Kommunikationswerkzeuge wie Zoom, Slack, Microsoft Teams und WebEx eingesetzt aber Möglichkeiten, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten fehlen. Hier ist Box hilfreich: Wir ermöglichen es Ihnen, mit Ihren Inhalten (seien es sensible Patientendaten, die neueste M&A-Vereinbarung oder ein neues Album/Filmdrehbuch) mit allen Beteiligten, von Teamkollegen über Lieferanten bis hin zu Partnern, zusammenzuarbeiten. Und durch die integrierte Sicherheit und Compliance wissen Sie, dass Ihre Daten sicher und geschützt sind, während Ihre Teams produktiv und leistungsfähig bleiben.

Für viele Unternehmen dürfte das Jahr 2020 ein Weckruf gewesen sein, da veraltete Technologien es nicht ohne Weiteres gestatten, auf mobile Arbeitsplätze umzusteigen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Box Ihnen helfen kann, ein modernes, agiles Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit Hand in Hand gehen.

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