16 Schreibtipps
Der Knigge für mehr E-Mail-Erfolg
Tipps 3 bis 5
Tipp 3: Korrekte Rechtschreibung
Auch in Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Mancher benutzt hier – in Anbetracht der häufigen Reformen – mitunter seine "eigene Rechtschreibreform". Ja, sicher – es muss oft schnell gehen. Aber jedes Mailprogramm hat auch ein Rechtschreibprogramm. Nutzen Sie es – vor allem im Job. Und die Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig.
Tipp 4: Immer höflich bleiben!
Viele beginnen ihre Mail mit "Hallo" und duzen den Adressaten ungefragt. Was im englischsprachigen Raum üblich ist, stößt zum Beispiel Schweizern oder Österreichern meist sauer auf. Also kein "Hi" oder "Hey" zum Anfang, "Hallo, Herr Meyer" oder "Guten Tag, Herr Meyer" hat sich bei uns als E-Mail-Anrede zwar schon eingebürgert, aber auf die Form Wert legende Ausländer und höher gestellte Persönlichkeiten, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit "Sehr geehrte(r)..." ansprechen. Auch "Bitte" und "Danke" haben schon manche Tür geöffnet, wenn sie nicht zu dick aufgetragen wurden.
Tipp 5: Niemals BLOCKSCHRIFT
Achten Sie auf die Form – wer z. B. seine Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).
- Fehler vermeiden mit dem E-Mail-Knigge
Der Schweizer Autor und Kommunikationstrainer Hans Eigenmann, Inhaber der Brainput GmbH, erklärt, worauf man beruflich und privat bei der Korrespondenz via elektronische Post achten sollte. - Grundsatztipp
Mails sind ein sehr effizientes und praktisches Kommunikationsmittel. Ihr Charakter und ihre leichte Verfügbarkeit verführen aber zu einem Umgang, der uns und anderen Mehrarbeit, Störungen und Stress beschert. - Tipp 2: Gehen Sie extrem sparsam mit den Funktionen "Kopie an" und "Antworten an alle" um.
So verhindern Sie eine Informationslawine. Bedienen Sie mit CC nur Empfänger, welche die Information wirklich benötigen. Beweisen Sie dem Chef nicht mit Mailkopien, dass Sie gute Arbeit leisten oder zu bestimmten Tageszeiten noch am Arbeiten sind! - Tipp 3: Rufen Sie Ihre Mails bewusst und gezielt ab.
Beschränken Sie die Zahl der Abfragen je nach Arbeit, die Sie machen, und setzen Sie einen Zeitblock in Ihrem Kalender für deren Bearbeitung. Bestimmen Sie selber über sich und lassen Sie sich nicht von eingehenden Mails terrorisieren. - Tipp 4: Schalten Sie die Signale aus, die Sie auf neue Mails hinweisen.
Die Neugier gehört zu den stärksten Triebkräften des Menschen - kaum jemand kann widerstehen, wenn ihm sein Rechner meldet, dass neue Post vorhanden ist. Halten Sie sich unbedingt an Regel Nummer 3. - Tipp 5: Bearbeiten Sie Mails sofort, falls Sie sich innerhalb von fünf Minuten erledigen lassen.
Ist das nicht der Fall, setzen Sie sich in Ihrer Arbeitsplanung einen Zeitblock für deren Erledigung. - Tipp 6: Am Ende eines Arbeitstages sollte Ihr Posteingang leer sein.
Oder öffnen Sie zu Hause an der Eingangstüre auch Ihren Briefkasten, schauen rasch, was Sie erhalten haben - und werfen dann die ganze Post wieder in Ihren Kasten? - Tipp 7: Arbeiten Sie deshalb mit Ordnern, in die Sie den Posteingang ablegen.
Die modernen Mail-Programme bieten Ihnen dafür zahlreiche Automatismen, die Ihr Leben erleichtern. Stellen Sie Regeln für die Ablage auf, die für Ihr Arbeitsfeld passend sind. Newsletter können beispielsweise direkt in einen dafür vorgesehenen Ordner gehen. - Tipp 8: Denken Sie daran, dass sich auch die Empfänger Ihrer Mails in Ihren Mail-Programmen gut organisieren möchten.
Schreiben Sie daher aussagekräftige Betreffzeilen, damit der Empfänger weiß, worum es geht, und die Posteingänge entsprechend ablegen kann. Schreiben Sie zudem, wann immer möglich, nur über ein Thema pro Mail. Sie erleichtern damit auch dem Empfänger die gute und effiziente Ablage seiner Posteingänge, ohne dass er Kopien herstellen muss. - Tipp 9: Verfassen Sie Ihre Mails inhaltlich klar und verständlich, ohne Schreibfehler und sauber gestaltet.
Die Regeln der Rechtschreibung und des Anstandes gelten auch im Mail-Verkehr. Auch Mail-Empfänger verdienen es, korrekt und anständig angesprochen zu werden. Zum Beispiel gehören Anreden "Grüß dich", "Tschüss" oder "Ciao" und Ähnliches in den rein privaten Bereich. - Tipp 10: Klartext im Mail-Verkehr:
Formulieren Sie klar und unmissverständlich, aber auf Business-Niveau. Ausdrücke aus dem Privatbereich, Smileys oder unverständliche Abkürzungen (mfG und Ähnliches) sind in Geschäfts-Mails ebenfalls fehl am Platz. - Tipp 11: Keine Chance, eine Mail zurückzuholen
Denken Sie vor allem daran, dass die "Senden"-Taste unglaublich schnell gedrückt ist - und dass Sie keine Chance haben, eine gesendete Mail zurückzuholen, wenn Sie nachträglich einen Fehler feststellen oder den von Ihnen angeschlagenen Ton abschwächen möchten. Oft verspricht man auch im Text, einen bestimmten Anhang anzufügen, und schickt dann das Mail ohne das Attachment. Sie können das alles verhindern, wenn Sie sich angewöhnen, die Adresszeile (den Empfänger) erst einzusetzen, wenn Sie alles kontrolliert haben. Das verhindert manche Peinlichkeit.