KI und ECM

Der Schlüssel zu sicheren KI-gestützten Geschäftsprozessen

21.06.2024
Anzeige  Führungskräfte müssen einen Weg finden, generative KI erfolgreich einzusetzen, ohne die Integrität der eigenen Prozesse und Daten zu gefährden.
Führungskräften ist oft nicht bewusst, dass KI-gestützte Geschäftsprozesse ihr Unternehmen in Konflikt mit Gesetzen bringen können.
Führungskräften ist oft nicht bewusst, dass KI-gestützte Geschäftsprozesse ihr Unternehmen in Konflikt mit Gesetzen bringen können.
Foto: YAKOBCHUK VIACHESLAV - shutterstock.com

Immer mehr Unternehmen wollen generative künstliche Intelligenz (KI) in ihre Geschäftsprozesse integrieren. Sie versprechen sich davon höhere Produktivität und Effizienz, bessere Entscheidungsfindung, Innovationskraft und Wettbewerbsfähigkeit. Die Einbindung von KI-Systemen in Geschäftsprozesse wirft jedoch auch neue Fragen im Hinblick auf das Datenmanagement und die Datensicherheit auf. Bei allen Vorteilen kann die KI selbst zum Sicherheits- und Compliance-Risiko werden.

Fehlende Strategie für unstrukturierte Daten bremst KI-Einsatz

Die Neugestaltung von Arbeitsabläufen durch KI spielt ihre Stärken überall dort aus, wo große Mengen unstrukturierter Daten verarbeitet und ausgewertet werden müssen. Intelligente Algorithmen erledigen in Sekunden, was sonst Stunden oder Tage dauern würde. Dadurch werden Mitarbeitende von Routineaufgaben entlastet. Sie können sich auf strategische Aufgaben konzentrieren und so zum Fortschritt des Unternehmens beitragen.

Ein Hauptproblem beim Einsatz von KI ist die schlechte Verwaltung unstrukturierter Unternehmensdaten. Damit ChatGPT und andere KI-Modelle komplexe Aufgaben bewältigen und relevante Informationen liefern können, müssen die Daten so verwaltet und bereitgestellt werden, dass die KI darauf zugreifen kann. Die Masse der Unternehmensdaten ist jedoch dezentral abgelegt, oft in Silos gespeichert und damit für KI-Prozesse nicht zugänglich. Dies wirkt sich negativ auf die KI-Performance und damit auf die Problemlösung, Informationsbeschaffung und Entscheidungsfindung aus.

Datensicherheit: KI verantwortungsvoll integrieren

Führungskräften ist vielfach nicht bewusst, dass KI-gestützte Geschäftsprozesse ihr Unternehmen in Konflikt mit Gesetzen wie der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem EU-KI-Gesetz (AI Act) und Compliance-Vorschriften bringen können. Diese Vorschriften und Gesetze verlangen einen sicheren, transparenten und nachvollziehbaren Einsatz von KI. Unternehmen müssen daher die Kontrolle, die Datenhoheit und damit die digitale Souveränität über ihre Geschäftsprozesse behalten.

Box AI ermöglicht den Einsatz generativer KI unter dem Sicherheitsschirm der Content Cloud von Box.
Box AI ermöglicht den Einsatz generativer KI unter dem Sicherheitsschirm der Content Cloud von Box.
Foto: Box

Problematisch wird es, wenn KI-Prozesse Zugriff auf personenbezogene oder sensible Daten erhalten, ohne dass zuvor die Einhaltung des Datenschutzes und interner Sicherheitsrichtlinien geprüft wurde. Schon ein einfacher KI-gestützter Prozess in der Kundenkommunikation, der Inhalte verwendet, die nur intern freigegeben sind, kann einen rechtlich relevanten Verstoß darstellen.

Sichere Content-Bereitstellung auf Unternehmensebene

Das Beispiel aus dem Bereich der externen Kommunikation lässt sich leicht auf Hunderte anderer Prozesse übertragen und macht deutlich: Inwieweit Künstliche Intelligenz qualitativ einwandfreie und sichere Ergebnisse liefern kann, hängt vom Management der Unternehmensdaten ab. Die logische Konsequenz: Wer seine Workflows mit KI modernisieren will, muss sein Datenmanagement optimieren.

Ein zielführender Ansatz ist es, unstrukturierte Dateien und Inhalte auf einer zentralen Plattform zusammenzuführen. Dafür bietet die Box Content Cloud eine nachhaltige und sichere Lösung an. Sie unterstützt Unternehmen dabei, KI-gestützte Geschäftsprozesse umzusetzen und das Potenzial aller Inhalte auszuschöpfen.

Die Box Content Cloud bündelt die Unternehmensinhalte an einem einzigen Ort. Ob Kaufverträge, Produktbeschreibungen, Protokolle oder Marketingmaterialien: Mit der Content Cloud können Mitarbeitende und Teams ihre Inhalte über eine zentrale, sichere Plattform verwalten und effizienter nutzen. Mit den Berechtigungen, Metadaten, Versionshistorien, Automatisierungs-Tools und elektronischen Signaturen der Content Cloud entwickeln Unternehmen eine individuelle Kollaborations- und KI-Strategie.

Wie Box AI generative KI rechtskonform macht

Box AI erweitert die Content-Plattform um KI-Funktionen. Sie ermöglichen den Einsatz marktführender generativer KI unter dem sicheren Schutzschild der Box Content Cloud. So können Unternehmen das umfangreiche Wissen, das in ihrem Enterprise-Content steckt, im Einklang mit den rechtlichen Rahmenbedingungen nutzen.

Unabhängig davon, wie und wo Mitarbeitende Inhalte erstellen, speichern, bearbeiten, organisieren, teilen und sichern: Box AI liefert geschäftskritische Analysen und Erkenntnisse auf Basis der in der Content Cloud verfügbaren Informationen. Mitarbeitende können Unternehmensdaten gezielt analysieren, Informationen finden und Inhalte in der gewünschten Tonalität und Länge generieren. Mit wenigen Klicks lassen sich Pressemitteilungen verfassen, personalisierte Vertriebs-Mails schreiben oder Aktionspläne entwerfen.

Das Souveränitätsprinzip von Box AI

Das Besondere an der Lösung von Box ist die durchgängige Transparenz und die konsequente Einhaltung von Protokollen für Zugriffsberechtigungen und Compliance. Hinzu kommt die umfassende Kontrolle der KI-Nutzung: Unternehmen können die Anwendung von KI auf ihre Inhalte nach eigenem Ermessen steuern. Zudem werden KI-Modelle niemals ohne Zustimmung mit Unternehmensdaten trainiert.

Mehr über die Herausforderungen unstrukturierter Daten erfahren Sie im Beitrag "Die Macht unstrukturierter Daten: Warum CIOs handeln müssen". Weshalb die Gefahr von Datenlecks und Compliance-Verstößen so groß ist, verrät der Beitrag "Die Sicherheitsrisiken unstrukturierter Datenbestände beheben".

In diesem Whitepaper erfahren Sie, was Führungskräfte über den Wert unstrukturierter Daten und den Einsatz von KI wissen sollten.

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