Der wertvolle Blick nach innen

Am Bedarf auf solche Antworten besteht auch in Krisenzeiten kaum ein Zweifel. Während überall die IT-Ausgaben zumindest in Zaum gehalten werden, investieren die Unternehmen quer durch alle Branchen laut einer Erhebung von MWD Research weiter in BPM. CFOs zählen zu den natürlichen Skeptikern, die sich fragen, inwieweit sich denn der Aufwand lohnt. Ihr kontrollierender Blick auf möglicherweise unnötige Ausgaben kann durchaus hilfreich für das Unternehmen sein. Jedenfalls wartet www.cio.co.uk ganz im Sinne des Forrester-Analysten Le Clair mit einem Beispiel auf, wie sich durch eine exakte Analyse des eigenen Bedarfs auch mit begrenzten Kosten der gewünschte Erfolg erzielen ließ.

Es dreht sich um das US-amerikanische Logistikunternehmen YRC Worldwide. Lebensgrundlage des Konzerns mit einem Jahresumsatz von 9,6 Milliarden US-Dollar ist ein globales Transportnetz mit Lastwagen, Flugzeugen und Schiffen, das für ein wahres Meer an Daten sorgt: Bestellungen, Ladenachweise, Ankunftsbelege und schließlich Rechnungen. Papierarbeit im wahrsten Sinne des Wortes, die früher manuell erledigt wurde, wie YRC-CIO Michael Rapken berichtet. "Die Kunden konnten auf den Formularen Fehler machen. Unsere Mitarbeiter genauso", so Rapken. Neben der Fehleranfälligkeit war das zweite Problem die Arbeitszeit, die das Abarbeiten zum Beispiel von Bestellungen in Anspruch nahm.

Das Unternehmen erkannte die Frage des Bestellungseingangs als Aufhänger für eine tiefer gehende Rationalisierung von Geschäftsprozessen und IT-Struktur, die seinerzeit zum Teil noch aus Mainframes bestand. YRC entschied sich dafür, die existierenden Systeme nicht über Bord zu werfen. Stattdessen setzte man auf einen modularisierten Einsatz teilweise von BPM-Bausteinen, teilweise von Dokumenten-Management-Software. "So enorm viel hat das am Ende nicht gekostet", sagt Rapken. Für den Kern des Projektes nahm das Unternehmen 500000 US-Dollar in die Hand und erreichte einen durchschnittlichen Produktivitätszuwachs von 50 Prozent pro Mitarbeiter in der Bestellannahme.

Als ähnlich erfolgreich erwies sich eine Maßnahme des Sportartikelhändlers Under Armour (UA). Jedes Mal zu Beginn der Frühjahr- und Herbstsaison wiederholten sich Probleme mit fehlerhaften Auspreisungen, die Mitarbeiter ins Enterprise Resource Planning (ERPERP) einspeisten - ein arbeitsintensiver Prozess, der sich nicht einfach automatisieren lässt. Für Abhilfe sorgte Anfang 2008 keine teure BPM-Lösung, sondern ein für 25000 Dollar erhältliches Add-On-System. Mit dessen Hilfe lassen sich die von Mitarbeitern im Excel-Format generierten Daten ins ERP importieren. Alleine im Feld der Materialbeschaffung hat dieser Schritt laut UA zu einer um 80 Prozent erhöhten Produktivität geführt. Alles zu ERP auf CIO.de

Das bedeutet nach Ansicht von Anwendern und Experten nicht, dass Prozessverbesserungen immer so einfach zu haben sind - manchmal sind Investitionen in die ausgefeiltesten BPM-Lösungen schlicht unerlässlich. Das hängt ganz vom eigenen Unternehmen ab, in das stets der erste Blick gehen sollte.