CIO des Jahres - Platz 3 Kategorie Mittelstand

Der Wissens-Manager

Hans Königes ist Ressortleiter Jobs & Karriere und damit zuständig für alle Themen rund um Arbeitsmarkt, Jobs, Berufe, Gehälter, Personalmanagement, Recruiting sowie Social Media im Berufsleben.

Obwohl es sich eher unspektakulär anhört, kann das Erstellen von elektronischen Handbüchern zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden, erst recht in einer Unternehmensberatung, wenn Vorlagen, Checklisten, Berechnungstabellen, Skizzen, Ablaufpläne oder Best-Practice-Beispiele leicht auffindbar sind. "Diese Dokumente lagen mehr oder weniger gut auffindbar in verschiedenen Ablagefächern unseres 'Dresors'. Der Dresor ist die Fundgrube in unserem Intranet", erzählt Meyerhans schmunzelnd. Im Dresor mussten früher alle oben genannten Dokumente abgelegt werden, um für jeden verfügbar zu sein.

Die Idee war dann, pro so genanntes Leistungsbild (= übergreifendes Thema wie Projekt-Management) ein elektronisches Handbuch zu erstellen. Diese Handbücher wurden und werden am Prozess orientiert aufgebaut. Der Anwender kann sie aber auch per Knopfdruck nach anderen Kriterien sortieren lassen. Das wichtigste und am häufigsten gebrauchte Handbuch für Projekt-Management lässt sich zum Beispiel nach Projektphasen oder nach Themen sortieren. Die Navigation durch den Anwender erfolgt grafisch. Sortiert er nach Phasen und geht etwa in die "Planung", findet er die Themenblöcke gruppiert nach: Allgemein/Organisation/Kosten/Termine/Qualität/Verträge und Versicherung. Innerhalb dieser Blöcke findet er entweder selbsterklärende Hinweise (eine Zeile) oder so genannte Container, bestehend aus Dokumenten.

Mit Symbolen arbeiten

Jedes Dokument hat einen sprechenden Namen, und vor jedem Dokument gibt es ein Symbol mit typischem Inhalt und unterschiedlichen Farben. So findet der Anwender das gesuchte Dokument schon aufgrund des grafischen Symbols sehr viel schneller, als wenn er jeden Dokumentnamen lesen muss. "Mit Hilfe dieser Symbole konnten wir die Suchzeiten extrem verkürzen", berichtet Meyerhans. Das ganze Werkzeug ist auf Wiki- Technik aufgebaut.

Nebst dem schnellen Finden ist laut Meyerhans ein weiterer Vorteil darin zu sehen, dass der Nutzer das komplette Handbuch lokal kopieren darf und nach dem Ausfüllen aller Checklisten, Anpassen der Terminplanvorlagen an sein Projekt und Ausfüllen der Berechnungsvorlagen aller Art eine fast vollständige Dokumentation über sein Projekt besitzt.

Da die Mitarbeiter die Notwendigkeit eines solchen Projektes einsahen, könne man von Widerständen nicht sprechen, sagt der IT-Chef. Eher sei es so gewesen, dass dem Fachbereich anfänglich die Vorstellungskraft fehlte, was sich mit so einer Lösung alles machen ließe, so dass sie am Altbewährten lange festhielten. "Damit kamen viele wertvolle Inputs aus dem Fachbereich etwas spät", bedauert Meyerhans. Mittlerweile habe sich das Werkzeug etabliert, weitere Handbücher sind in Arbeit und noch mehr in Planung.

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