Um die Umsetzung von Transformationsprojekten in IT Projekten effektiv und effizient zur Erreichung des Geschäftszieles zu unterstützen, sind also nicht nur die "richtigen" Arbeitskräfte nötig, sondern diese sollten auch immer wieder ihre Vorgehensweise hinterfragen und zu einer grundsätzlichen Flexibilität angeregt werden.

Hilfreich: Eine Ausbildungs- und Erfahrungsmatrix aufbauen

Vor diesem Hintergrund ist es hilfreich, eine Ausbildungs- und Erfahrungsmatrix aufzubauen und zu aktualisieren, damit alle Initiativen den gewünschten Erfolg in-time, in-budget und in-quality liefern. Auch die Unterstützung der Linienverantwortlichen muss sichergestellt sein, damit die kontinuierliche Verbesserung der Best-Practice Methoden an deren Mitarbeiter weitergegeben werden können.

Speziell kleinere Projekte werden gerne als "Ad-hoc-Maßnahme von oben" eingeführt. Bis sie bei den Mitarbeitern in der Linie angekommen sind, hat sich dabei oftmals jeglicher Bezug zur Unternehmensstrategie verloren. Und genau dieser Punkt erweist sich in der Praxis immer wieder als fatal: Vermeintlich "unwichtige" Projekte gehen unter oder erfahren durch das PMO selbst nicht die Bedeutung oder die Priorität, die ihnen die Unternehmensführung eigentlich zugedacht hatte.

Schlimmer noch: Fehlt der Austausch zwischen PMO und Geschäftsführung, so droht das Projekt relativ bald aus dem Ruder zu laufen - denn schließlich fehlen der notwendige regelmäßige Abgleich und die damit verbundenen inhaltlichen Anpassungen in Bezug auf Impulse, die sich durch strategische Kurskorrekturen der Firmenspitze ergeben.

Zentralisierte Projektorganisation direkt an den CIO berichten lassen

Experten empfehlen, eine zentralisierte Projektorganisation direkt an den CIO berichten zu lassen. Damit ist die Projektorganisation in der Lage, die Strategie der IT optimal mit den laufenden und geplanten Projekten zu unterstützen, Prioritäten vorschlagen und Abhängigkeiten aufzuzeigen. Aus der so abgestimmten Strategie wird die Koordination der Programme und Projekte beschrieben und damit der Bedarf des gesamten Portfolios dirigiert.

Ein weiterer Vorteil ist auch, dass auf diese Weise die Verwaltungstätigkeiten rund um alle Projekte vereinheitlicht und damit nachvollziehbar, automatisierbar und vergleichbar gemacht werden können

Checkliste für eine PMO-Struktur

Umgekehrt sollte der CIO das PMO bei allen wichtigen Entscheidungen zur Strategie oder Geschäftsanforderungen miteinbeziehen, damit die Aktivitäten des PMO immer dem Geschäft zuarbeiten. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Return-on-Invest für die Programm- und Projektaktivitäten sichergestellt ist und die laufenden Aktivitäten immer optimal mit den sich ändernden Anforderungen der Geschäftstätigkeiten an die Unternehmens-IT abgeglichen werden können.