Datenmanagement

Die Sicherheitsrisiken unstrukturierter Datenbestände beheben

20.06.2024
Anzeige  Unstrukturierte Daten sind allgegenwärtig – und damit auch die Gefahr von Datenlecks und Compliance-Verstößen. Warum ist ihr Schutz so schwierig?
Unstrukturierte Daten sind Vermögenswerte, die ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Risiko werden.
Unstrukturierte Daten sind Vermögenswerte, die ohne angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Risiko werden.
Foto: Gorodenkoff - shutterstock.com

Viele Unternehmen haben, ohne es zu wissen, ein enormes Sicherheitsproblem mit unstrukturierten Daten. Diese Inhalte - darunter E-Mails, Dokumente, Bilder, Akten, Arbeitsblätter, Verträge und vieles mehr - enthalten wertvolle und gleichzeitig oft hochsensible Informationen: personenbezogene oder vertrauliche Daten, Finanzzahlen, Marketingkonzepte, Forschungsergebnisse und andere Betriebsgeheimnisse. In den falschen Händen können solche Daten jeder Organisation großen Schaden zufügen. Diese Inhalte müssen sicher, kontrolliert und gesetzeskonform geschützt werden. Doch das ist leichter gesagt als getan.

Das übersehene Gefahrenpotenzial unstrukturierter Daten

Die Welle unstrukturierter Daten rollt unaufhaltsam auf Unternehmen zu. 90 Prozent der heute produzierten Unternehmensdaten sind laut IDC unstrukturiert. Diese Inhalte treiben das Geschäft moderner Unternehmen voran. Und das Volumen unstrukturierter Daten verdoppelt sich IDC zufolge etwa alle drei Jahre. Im Gegensatz zu strukturierten Daten ist dieser Content nicht in definierten Vorlagen formatiert oder organisiert und entspricht nicht konventionellen Datenmodellen.

Daher lassen sich die Inhalte in herkömmlichen Datenbanksystemen nur schwer oder gar nicht verwalten. Stattdessen werden sie in einer Vielzahl von Anwendungen, Tools und Systemen gespeichert. Dies führt zu Datensilos, Fragmentierung und überbordender Komplexität. Ein Trend, der sich durch SaaS-Anwendungen noch verstärkt hat, da heute jede Applikation ihr eigenes Speichersystem mitbringt.

Eine weitere Folge: Unternehmen wissen oft nicht, welche Informationen überhaupt in ihren unstrukturierten Datenbeständen gespeichert sind. Zudem ist oft unklar, wer auf diese Daten zugreifen darf. Da die Daten in mehreren Anwendungen gespeichert und somit fragmentiert sind, kommen auch unterschiedliche Sicherheitskonzepte zum Einsatz. Daher sind die gleichen Daten manchmal gut und manchmal weniger gut geschützt, was die Wahrscheinlichkeit von Sicherheitsverletzungen erhöht.

Ohne entsprechende Zugriffs- und Bearbeitungsrechte steigt das Risiko für Datenmissbrauch und Cyberangriffe. Im schlimmsten Fall verliert das Unternehmen wichtige Informationen.

Die Fallstricke der Compliance

Als wären die riesigen unstrukturierten Datenmengen an sich nicht schon herausfordernd genug, üben immer neue Governance- und Compliance-Vorschriften Druck auf die Verantwortlichen aus. Sie müssen die Daten sicher verwalten, schützen und langfristig aufbewahren - sonst drohen hohe Bußgelder.

In der Praxis ist es jedoch schwierig, die Anforderungen zu erfüllen, da nicht alle unstrukturierten Daten eines Unternehmens den gleichen Regeln unterliegen. Verantwortliche müssen wissen, wo sich die Daten befinden und welche Compliance-Anforderungen für sie gelten. Eine manuelle Datenklassifizierung ist zeitaufwendig, fehleranfällig und beeinträchtigt die Datensicherheit. Außerdem verhindern unterschiedliche Speicherorte und Ablagesysteme eine einheitliche Klassifizierung und konsistente Zugriffsrechte. All dies erhöht das Risiko, dass Branchen- und Regierungsvorschriften wie DSGVO, CCPA, ITAR, GxP oder HIPAA gemäß ihren strengen Vorgaben verletzt werden.

Was viele Führungskräfte ignorieren: Sie müssen eine aktive Rolle bei der Verwaltung unstrukturierter Inhalte übernehmen, um ihr Unternehmen zu schützen und massive Strafzahlungen zu vermeiden. Neuere Sicherheitsverordnungen wie NIS2 nehmen sogar die Geschäftsführer persönlich in Haftung. Oft haben Sicherheit und Compliance im Vergleich zu anderen strategischen Zielen fälschlicherweise eine geringe(re) Priorität.

Unstrukturierte Daten mit KI erobern

Vorteil für Unternehmen: Mit Künstlicher Intelligenz lassen sich unstrukturierte Datenbestände in großem Umfang analysieren und für KI-gestützte Geschäftsprozesse nutzen. KI kann die Effizienz und Produktivität steigern, die Entscheidungsfindung beschleunigen sowie Unternehmen widerstandsfähiger und wettbewerbsfähiger machen. Die Fülle an unstrukturierten Daten ist für Unternehmen eine Wissensbasis für KI-Prozesse. Werden die Daten jedoch in Silos verteilt gespeichert, sind sie nur schwer zugänglich. Zudem fehlt eine durchgängige Sicherheitsarchitektur mit Rechtemanagement und Aufbewahrungsfristen. Dies ist entscheidend. Denn nur wenn Sicherheit und Compliance gewährleistet sind, können Unternehmen das Potenzial von KI ausschöpfen.

Unstrukturierte Daten nachhaltig erschließen

Wie können Führungskräfte die digitale Zusammenarbeit und Geschäftsprozesse im KI-Zeitalter modernisieren - und dabei alle Datenschutzstandards einhalten? Die Antwort ist einfach: Indem sie sich von dezentralen Modellen verabschieden und Inhalte auf einer zentralen Plattform bündeln, sichern und kontrollieren. Die Zielvorgaben sind klar: Digitale Arbeitsabläufe beschleunigen, den Informationsfluss schützen sowie rechtliche, finanzielle und Reputationsrisiken minimieren.

Dafür bietet Box mit der Content Cloud plus Box AI eine nachhaltige und sichere Lösung an. Sie unterstützt Unternehmen dabei, KI-gestützte Geschäftsprozesse umzusetzen und das Potenzial aller Inhalte auszuschöpfen.

Mit der Box Content Cloud lassen sich sensible Unternehmensinformationen über den gesamten Lebenszyklus sicher verwalten und nutzen.
Mit der Box Content Cloud lassen sich sensible Unternehmensinformationen über den gesamten Lebenszyklus sicher verwalten und nutzen.
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Mit der Box Content Cloud lassen sich sensible Unternehmensinformationen über den gesamten Lebenszyklus sicher verwalten und nutzen. (Quelle: Box)

Sicherheit für den Content Lifecycle

Die Box Content Cloud führt Unternehmensinhalte an einem Ort zusammen. Dazu gehören Dateierstellung und -freigabe, gemeinsame Bearbeitung, elektronische Signatur, Klassifizierung und Aufbewahrung. Das strenge Berechtigungssystem mit Zero-Trust-Sicherheitskontrollen minimiert die operativen Risiken im Umgang mit unstrukturierten Daten. Die zentrale Speicherung an einem Ort reduziert die Komplexität und beugt menschlichen Fehlern vor.

Das Content Repository von Box stellt die Einhaltung von Genehmigungsprozessen, gesetzlichen Vorgaben, Aufbewahrungsfristen und Compliance sicher. Box AI ermöglicht den rechtssicheren Einsatz von generativer KI unter dem Sicherheitsschirm der Content Cloud. Mehr zu Box AI erfahren Sie im Beitrag "Der Schlüssel zu sicheren KI-Geschäftsprozessen".

Um die besonderen Herausforderungen unstrukturierter Daten geht es im Beitrag "Die Macht unstrukturierter Daten: Warum CIOs handeln müssen".

Was Sie über unstrukturierte Daten, KI und Sicherheit wissen sollten, lesen Sie in diesem Whitepaper.

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