Digital Rights Management für Unternehmen

Zeitdruck und komplexe Prozesse

Noch schwieriger zu vermeiden sind Situationen, in denen Ihre Mitarbeiter zwar grundsätzlich eine Möglichkeit haben, die Lizenzinformationen einzusehen, aufgrund akuten Zeitdrucks aber ihren Workflow komprimieren und deshalb diesen Schritt einfach übergehen. Moderne Kommunikation lebt von Geschwindigkeit. Die nächste Deadline ist immer in Sichtweite - Content im Web und auf Social Media Kanälen ist bereits nach wenigen Tagen veraltet - also muss es schnell gehen. Der Newsletter muss raus, der Twitter-Kanal gefüttert werden. Urheberrechtliche Probleme rücken schnell in den Hintergrund. Die Konsequenz folgt erst Wochen oder Monate später in Form einer Abmahnung oder einer Klage vor Gericht.

Die Übersicht geht schnell verloren

Neben Problemen auf der Prozessebene können auch technische Unzulänglichkeiten zu einem juristischen Problem werden. Dies betrifft vor allem Organisationen, die Kunden und Partnern über ein breit gefächertes Angebot auf Ihrer Homepage und Social Media-Plattformen informieren möchten. Hierdurch kommt schnell eine große Menge an digitalen Inhalten zusammen, die entsprechend schlecht zu überblicken ist - oder haben Sie immer genau im Kopf, auf welchen Unterseiten Ihrer Homepage ein einzelnes Bild verwendet wird? Ist etwa eine Lizenz ausgelaufen oder fehlerhaft, kann man ein Bild natürlich von der Homepage entfernen. Schwieriger wird es sicherzustellen, dass alle Kopien des Fotos (inklusive Bearbeitungen, die möglicherweise einen anderen Dateinamen tragen) nicht mehr auf Twitter zu sehen sind oder auf einer der Unterseiten auftauchen

Über eine einfache Bildverwaltung kann zwar die weitere Distribution verhindert werden. Aber Kopien der Bilder "im Einsatz" werden dabei nicht erfasst. Entsprechend bieten rudimentäre Content-Management-Systeme für solche Situationen keine Handhabe und wiegen womöglich den Benutzer in falscher Sicherheit, weil das Foto als "gesperrt" angezeigt wird. Bereits erstellte Duplikate der Datei werden durch diese Einstellung jedoch nicht entfernt und nach dem Urheberrecht ist allein der gute Wille, das Bild nicht mehr verwenden zu wollen, nicht ausreichend.

Sind die Risiken eines nachlässigen Umgangs mit dem Thema Urheber- und Lizenzrecht in das Bewusstsein eines Unternehmens vorgedrungen, dann stellt sich natürlich die Frage, welche praktischen Schlüsse daraus zu ziehen sind. Insbesondere im digitalen Zeitalter kann keine Firma auf die Verwendung von urheberrechtlich geschütztem Material komplett verzichten oder hat die Ressourcen, alle Mitarbeiter entsprechend zu schulen. Das ist auch nicht notwendig, denn wie auch bei anderen komplizierten Zusammenhängen helfen hier clevere Workflows und innovative IT-Lösungen dabei, die Komplexität auf ein minimales Niveau zu reduzieren.