Vergleich E-Mail, Messaging, Telefon

E-Mail bleibt wichtigstes Tool

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Geht es um wichtige Informationen, schreiben CIOs am liebsten eine E-Mail oder treffen sich persönlich. Bis 2020, schätzen sie, bleibt die Mail das Kommunikationsmittel Nummer Eins.
  • 45 Prozent der Sachbearbeiter kommunizieren am häufigsten per E-Mail
  • 24 Prozent empfinden den Druck, eine E-Mail sofort beantworten zu müssen, bei einer Nachricht via Instant Messaging sind es 76 Prozent
  • 65 Prozent bekommen auch dann Nachrichten via Instant Messaging, wenn sie auf "busy" geschaltet waren

In Sachen Informationsaustausch am Arbeitsplatz bleiben die Anwender konservativ. Das legt die Umfrage "Staying in touch at work" nahe. Der Berater Robert Half Technology hat sowohl CIOs als auch Sachbearbeiter nach ihren bevorzugten Kommunikationswegen befragt.

Die E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen, sagen CIOs und Sachbearbeiter.
Die E-Mail ist so schnell nicht totzukriegen, sagen CIOs und Sachbearbeiter.
Foto: Robert Half Technology

Zwar verteilen sich die Mehrheiten in den beiden Gruppen unterschiedlich, aber E-Mail und das persönliche Treffen liegen vor Instant Messaging und dem Telefongespräch. Insgesamt erklären fast drei von vier der (73 Prozent) der 2.500 befragten CIOs und mehr als jeder Zweite (53 Prozent) der Sachbearbeiter, die E-MailE-Mail werde bis 2020 der meistgenutzte Kanal bleiben. Alles zu Mail auf CIO.de

Die effektivsten Tools

Robert Half Technology wollte von den Studienteilnehmern wissen, welche Tools Tools sie für die effektivsten halten. 37 Prozent der Sachbearbeiter nennen das persönliche Gespräch, 27 Prozent die E-Mail. 19 Prozent bevorzugen Instant Messaging und neun Prozent ein Telefonat. Sechs Prozent geben Videokonferenzen an und zwei Prozent interne soziale Netzwerke. Alles zu Tools auf CIO.de

CIOs setzen bei der Nutzung von Tools für die Kommunikation andere Prioritäten.
CIOs setzen bei der Nutzung von Tools für die Kommunikation andere Prioritäten.
Foto: Robert Half Technologys

Anders die CIOs: 41 Prozent favorisieren die E-Mail und 22 Prozent das persönliche Treffen. Dreizehn Prozent kommunizieren am effektivsten per Instant Messaging und neun Prozent per Telefon. Acht Prozent nennen interne soziale Netzwerke und sieben Prozent Videokonferenzen.

Im Unternehmensalltag lässt sich das nicht immer umsetzen, wie die Sachbearbeiter angeben. Auf die Frage nach den meistgenutzten Kommunikationskanälen rangiert das persönliche Gespräch mit 16 Prozent der Nennungen nur auf Rang drei hinter der E-Mail (45 Prozent) und Instant Messaging (28 Prozent).

Mitarbeiter verspüren Druck, sofort antworten zu müssen

Dabei werden diese Tools unterschiedlich bewertet. 76 Prozent der Befragten sprechen von dem Druck, eine Nachricht via Instant Messaging sofort beantworten zu müssen. 90 Prozent erwarten umgekehrt, dass ihre Nachricht auf diesem Weg sofort beantwortet wird. Wenn sie eine E-Mail bekommen, empfinden nur 24 Prozent diesen StressStress. Alles zu Stress auf CIO.de

Regeln gegen Stress

Um diesen Druck zu regeln, haben sich in den Firmen folgende Umgangsformen etabliert:

Status angeben: Mehr als jeder zweite Befragte (54 Prozent) kann angeben, ob er "online", "beschäftigt" oder "weg" ist.

Ihre Meinung ist gefragt!

"Bitte nicht stören": Die genannten Statusmeldungen scheinen allerdings nicht immer zu nützen. Fast zwei von drei Sachbearbeitern (65 Prozent) erhalten auch dann Nachrichten, wenn sie "beschäftigt" sind. Rund jeden Dritten (30 Prozent) stört so etwas. Befragte ab 35 Jahren ärgern sich darüber mehr als ihre jüngeren Kollegen, und sie sehen auch öfter davon ab, einen "beschäftigten" Kollegen zu kontaktieren.

Gleichzeitig erklären aber 41 Prozent der Befragten, ihnen sei es egal, wenn sie auch im "Busy"-Status angeschrieben werden. War es etwas Wichtiges, sind 29 Prozent sogar froh, die Nachricht bekommen zu haben.

In Verbindung bleiben: Der Hauptnutzen einer Messaging-Plattform im Unternehmen liegt für 56 Prozent der Befragten schlicht darin, die Kollegen darüber zu informieren, dass sie am Platz sind. Vier Prozent der Studienteilnehmer wussten bis zu der Umfrage gar nichts von der Möglichkeit, sich "offline" zu schalten.

Mitarbeiter schätzen den persönlichen Kontakt

Fazit für die Consultants: Das Kommunikationsmedium muss zur Nachricht passen. "Strategiefragen und Brainstormings sollte man sich für persönliche Treffen und E-Mails aufheben, weil man so besser in die Tiefe gehen und Missverständnisse vermeiden kann", sagt John Reed, Senior Executive Director bei Robert Half Technology. Instant Messaging eigne sich eher, wenn man schnell etwas abklären will und sofort eine Antwort braucht.

Der Zweck bestimmt über das geeignete Kommunikationsmedium.
Der Zweck bestimmt über das geeignete Kommunikationsmedium.
Foto: pio3 - shutterstock.com

Grundsätzlich gelte: Die Umfrage zeigt, wie viele Menschen immer noch den persönlichen Kontakt schätzen. Sitzt also der Kollege nicht weit weg, schadet es nicht, bei ihm vorbeizuschauen, so Robert Half Technology.