Suchen besser als Ordner anlegen

E-Mails sortieren ist unproduktiv



Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.

Die Probanden arbeiteten in dieser Zeit mit einem Mailsystem, bei dem sie sowohl Ordner erstellen als auch die Inbox durchsuchen konnten. Im Schnitt verblieben 33 Prozent der Nachrichten im Posteingang, die übrigen wurden in Ordner verschoben. Jeder Studienteilnehmer suchte durchschnittlich rund 62 Mal am Tag nach älteren abgelegten Mails. Pro Suchvorgang dauerte das knapp 70 Sekunden. 88 Prozent der Suchvorgänge waren erfolgreich.

Posteingang ist für viele eine To-Do-Liste

Wer seine E-Mails händisch in Ordner verschiebt, verbraucht damit viel Zeit. Die IBM-Autoren kamen zum folgenden Ergebnis: Die Ordner-Nutzer waren beim Wiederauffinden von Nachrichten nicht erfolgreicher als die Studienteilnehmer, die keine Ordner im Mail-Programm anlegten. Zudem brauchten die Ordner-Nutzer mehr Zeit für das Wiederfinden von E-Mails als die übrigen Probanden.

Den Forschern fiel auf, dass vor allem Personen Ordner anlegen, die viele E-Mails bekommen. Mit dem Anlegen von Ordnern möchten sie sich so vielleicht einen besseren Überblick über ihre To-Dos verschaffen. Weniger Ordner im E-Mailprogramm wurden es meist dann, wenn die Mails den Studienteilnehmern in Threads angezeigt wurden.

Wer E-Mails über die Suchfunktion aufrief, brauchte dafür wenig Zeit und arbeitete sehr effizient. Das heißt aber nicht, dass alle Studienteilnehmer so arbeiteten. Den Forschern fiel zum Beispiel auf, dass viele Probanden zum Wiederauffinden einer MailMail scrollen. Für das Mailprogramm der Zukunft könnten sie sich zum Beispiel vorstellen, dass E-Mails semantisch sortiert werden und verwandte Themen so automatisch in "Super-Threads" angezeigt werden. Alles zu Mail auf CIO.de

Die IBM-Studie wurde unter dem Titel "Am I wasting my time organizing email? A study of email refinding" veröffentlicht. Die Autoren sind Steve Whittaker, Tara Matthews, Julian Cerruti, Nernan Badenes und John Tang.

Zur Startseite