Effizientere Rechnungsprüfung ermöglichen

CIO.de: Warum haben Sie das nicht schon vorher realisiert?

Kaps: Eine wesentliche Voraussetzung war gemäß Umsatzsteuergesetz, dass man digital signierte Rechnungen zur Verfügung stellen kann. Es wurde aber erst in 2009 entschieden, dass diese Regelungen auch im Haushaltsrecht (zumindest im Bereich des Bundesverteidigungsministeriums) angewendet werden können. Dies war die gesetzliche Grundlage.

CIO.de: Was waren die größten Projektschwierigkeiten?

Kaps: Die größte Herausforderung lag darin, vom Kunden herauszubekommen, welche Anforderungen er an die Rechnungsprüfung hat. Deswegen haben wir zunächst ein Pilotprojekt mit drei Dienststellen aufgesetzt, um unsere konzeptionellen Gedanken mit der Realität abzugleichen. In diesem Rahmen gab es viele Abstimmungen, damit das Endprodukt bei der täglichen Arbeit auch eine Erleichterung ist.

Kunde hat jetzt nur noch eine digitale Handakte

CIO.de: Wie wird es angenommen?

Kaps: Das Feedback ist sehr gut. Derzeit kann man das Portal parallel zum Papier nutzen. Zum 1. Januar 2012 wird das Verfahren für alle Rechnungsempfänger voraussichtlich verbindlich. Dann wird keine Papierrechnung mehr versandt, die Originalrechnung befindet sich in dem Verfahren. Die Kunden nehmen es sehr gut an und geben uns kleinere Anregungen.

Technische Probleme haben wir so gut wie gar nicht. Wir übernehmen für die Bundeswehr auch die gesamte Archivierung. Die Aufbewahrungsfrist beträgt hier nach Haushaltsrecht sogar 30 Jahre - im Gegensatz zur zehnjährigen Aufbewahrungspflicht für Unternehmen. Wir haben ein sicheres Archivsystem aufgebaut, so dass der Kunde nicht mehr alle Dokumente ausdrucken und ablegen muss. Er hat jetzt eine digitale Handakte im Portal, in die er selber auch Dokumente einzufügen kann.

CIO.de: Was kommt noch?

Kaps: Der Abruf- oder Bestellprozess soll auch digital erfolgen. Alle Nutzer sollen ihre Fahrzeuge nicht mehr über Papier, Fax oder E-Mail bestellen, sondern direkt über das integrierte Verfahren. So dass wir dann die Kette, die wir als Bundeswehr-Dienstleister anbieten, geschlossen haben.

Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.