Mit über 35.000 Rechnung pro Jahr gehen bei der Charité CFM Facility Management GmbH täglich 120 Rechnungen ein. Die Charité-Tochter, die alle nicht-medizinischen Dienstleistungen für die Berliner Krankenhausgesellschaft erbringt, hat deshalb nun die Rechnungsbearbeitung automatisiert. Nur so lässt sich die gewaltige Menge an Rechnungen effizient bearbeiten.

Bis vor kurzem wurden die Rechnungen per Postmappe verteilt. Somit waren die Rechnungslaufzeiten lang - zu lang, um Skonti auszuschöpfen. Auch ließen sich Rechnungen nur schwer nachverfolgen. "Forecasts konnten nur über Abgrenzungen gewährleistet werden - und die Höhe und Genauigkeit der Abgrenzungen von in Umlauf befindlichen Rechnungen war unbefriedigend", sagt Projektmanager Nico Wöllner aus der Charité Facility Management GmbH.

Heute werden die eingehenden Rechnungen eingescannt, mit den Bestelldaten abgeglichen und bei Bedarf per E-Mail-Link zur Kontrolle weitergeleitet. Sobald die Rechnungsgenehmigung - ebenfalls via E-Mail - erteilt wurde, kann die Buchung erfolgen, was automatisch im ERP-System erfasst wird. Die Vorteile eines solchen elektronischen Procederes: Zum einen wurde der Rechnungsfreigabeprozess deutlich beschleunigt und damit die Rechnungslaufzeiten signifikant reduziert. Somit sei das Ausschöpfen von Skonti nicht mehr die Ausnahme, sondern die Regel, erläutert Wöllner: "Zum anderen ist der gesamte Prozess wesentlich transparenter geworden - eingehende Rechnungen lassen sich heute jederzeit von Buchhaltung und Fachbereich nachvollziehen." Mahnbescheide sind so zur Seltenheit geworden.