Die Bedenken der Mitarbeiter

Als das Konzept stand, evaluierte das Team im vierten Quartal 2008 die Kommunikations- und Kollaborationslösungen zahlreicher Anbieter. Man beschloss, auf Basis von Software des Anbieters Jive als Self-Service-Community zu arbeiten. Ourspace sollte die Plattform heißen. Nachdem die Jive-Software im ersten Quartal 2009 implementiert worden war, begannen die Pilotgruppen am 1. April 2009 mit ihrer Arbeit. Bis Ende Juli sollte an ihrem Beispiel deutlich werden, was welcher Mitarbeiter mit Ourspace tun kann und wie das zur Wertschöpfung der Firma beiträgt.

Dass ausgerechnet in eine Lösung investiert werden sollte, die an eine der hochgejubelten Web-2.0-Anwendungen erinnerte, hatte viele in der Swiss Re irritiert. Doch das Plattformteam lieferte gute Beispiele aus den Pilotgruppen, die viele Einwände gegen das Social-Media-Projekt entkräfteten.

Aus dem Web schauten sich Jastrowski und sein Team ein weiteres Erfolgsrezept ab: Was verordnet wird, wird weniger schnell in der Breite von den Nutzern akzeptiert als das, was von der Basis kommt. Übersetzt hieß das, die offizielle Kommunikation von oben über das Tool auf ein Minimum zu beschränken und darauf zu setzen, dass die Basis es von selbst entdeckt. "Wir haben niemandem gesagt: Benutze es! Wir haben stattdessen gehofft, dass es virale Effekte gibt und ein Nutzer das Werkzeug dem anderen weiterempfiehlt", sagt Jastrowski.

Das Swiss-Re-Team half aber auch sanft nach, indem es einige Schlüsselfiguren im Unternehmen gezielt für Pilotvorhaben rekrutierte. Abteilungen, die über Kundenkontakt verfügen, wurden dazu animiert, Gruppen für die wichtigsten Auftraggeber zu gründen, damit sich dort Mitarbeiter aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammenfinden, um die Bearbeitung von Kundenanfragen zu erleichtern. "Wir haben viel investiert, um in verschiedenen Bereichen der Firma gute Beispiele aufzubauen und sie per Mund-zu-Mund-Propaganda publik zu machen", sagt Jastrowski.

Auch die Top-Etage der Swiss Re schritt demonstrativ bei der Nutzung von Ourspace voran. "Um wettbewerbsfähig zu sein, ist es notwendig, alle zeitlichen und räumlichen Barrieren zwischen unseren global verstreuten Teams abzubauen", sagt Chief Operating Officer Agostino Galvagni. Er startete etwa eine Ideensammlung zum Thema Komplexitätsreduzierung innerhalb der Swiss Re.