Strategien


Robotics Process Automation

Fehler bei Prozessautomatisierung vermeiden

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Robotics Process Automation (RPA) lohnt sich, wenn Unternehmen den richtigen Einsatzzweck finden, ihr Vorgehen planen und ein eigenes Team dafür aufbauen. Das erklärt die Hackett Group. Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass Early Adopters nicht immer so stark profitieren wie erwartet.
  • 58 Prozent der Abteilungen für Finance und 48 Prozent für Global Business Services in den Unternehmen pilotieren den Einsatz von RPA (Robotic process automation)
  • Im interdisziplinären RPA-Team sollte auf jeden Fall ein Vertreter der IT-Abteilung sitzen, weiterhin Analysten und Designer

Erst seit rund fünf Jahren untersuchen Analysten systematisch die Auswirkungen von Robotics und Automatisierung, schätzt die Hackett Group. In ihrer Studie "Robotic process automation: a reality check and a route forward" identifizieren die Berater drei Punkte, die vor solchen Initiativen geklärt sein müssen.

Vor allem in ihren Finanz-Abteilungen pilotieren Unternehmen RPA.
Vor allem in ihren Finanz-Abteilungen pilotieren Unternehmen RPA.
Foto: Hackett Group

Die Consultants stellen unter den First Movern Ernüchterung fest. RPA (Robotic Process Automation) zeige "greifbare Ergebnisse", aber nicht immer im erhofften Ausmaß. Dennoch werde sich die Adaption verstärken. Insbesondere in ihren Abteilungen für Finanzen und globale Business Services (GBS) wollen Unternehmen von RPA profitieren. In Zahlen: aktuell pilotieren fast sechs von zehn (58 Prozent) Finanzabteilungen Roboter und Automatisierung, unter den GBS-Abteilungen gilt das für 48 Prozent. Beschaffung und Human Resources (HR) kommen auf 38 beziehungsweise 31 Prozent.

Die Hackett Group hat neben der Pilotierung von RPA-Initiativen auch den Adaptionsgrad untersucht. Die Consultants rechnen hier mit schnellem Wachstum.
Die Hackett Group hat neben der Pilotierung von RPA-Initiativen auch den Adaptionsgrad untersucht. Die Consultants rechnen hier mit schnellem Wachstum.
Foto: Hackett Group

Die Berater der Hackett Group sprechen sich grundsätzlich für RPA aus, warnen aber gleichzeitig vor Euphorie. Vor dem Start sollten Entscheider drei Punkte abklären:

1. Einsatzzweck und Kostenfrage

Wie beim Einsatz jeder neuen Technologie sollten auch Robotics und Automatisation einem Business Case folgen. Die Hackett Group empfiehlt, sich beispielsweise Back Office-Prozesse anzusehen und genau definierte Einsatzmöglichkeiten zu erkunden. Grundsätzlich eignen sich folgende Tasks: Extrahieren von Daten, Bearbeiten von Formularen, Archivieren und Konsolidieren, Tracking und Monitoring, ReportingReporting, Downloaden und Uploaden von Dateien, Verwaltung regelmäßiger Analysen und Vorbereiten entsprechender Reports. Alles zu Reporting auf CIO.de

Was die Berechnung der Kosten betrifft, so geht es nicht nur um Lizenzkosten oder Einsparungen durch den Wegfall menschlicher Arbeitszeit. Die Hackett Group listet folgende Punkte auf: Server Space, die Zeit für das Projekt, Kosten für Change Management und Training sowie für das Umstrukturieren von Mitarbeiter-Rollen, Hosting, Monitoring und Wartung.

2. Die RPS Journey planen

Wer ein RPA-Projekt plant, braucht Folgendes: die richtigen Tools, realistische Erwartungen, ein Change-Management (insbesondere, was die künftigen Rollen der Mitarbeiter betrifft), Ressourcen, die künftiges Skalieren vorbereiten und die richtige Governance.

Die Hackett Group erwartet, dass Robotics und KI (Künstliche Intelligenz) in Zukunft nicht nur menschliche Aktionen, sondern auch menschliche Interpretationen nachbilden können.
Die Hackett Group erwartet, dass Robotics und KI (Künstliche Intelligenz) in Zukunft nicht nur menschliche Aktionen, sondern auch menschliche Interpretationen nachbilden können.
Foto: Hackett Group

Die Hackett Group zählt fünf Komponenten zum Lifecycle von RPA:

  1. den Nutzen entdecken (das kann durch Pilotierungen geschehen, aber auch durch Diskussionen)

  2. Mobilisierung (Strategie, Business Case, Betriebsmodell)

  3. Skalierung

  4. Betrieb

  5. Weiterentwicklung (was wiederum zu neuen Entdeckungen und damit an den Ausgangspunkt zurückführt, aber auf einem erfahrenen Niveau).

3. RPA-Team oder Center of Excellence (CoE) aufbauen

Vertreter der IT-Abteilung gehören zwingend in ein RPA-Center of Excellence, so die Hackett Group. Die weiteren Funktionen in diesem interdisziplinären Team hängen von den Bedürfnissen des Unternehmens ab. Die Consultants raten, Analysten und Designer einzubeziehen. Von der Hierarchie her sollten auf jeden Fall Führungskräfte mit im Team sitzen.

Der Einsatz von Systemen Künstlicher Intelligenz (KI) wird zunehmen, prognostiziert die Hackett Group.
Der Einsatz von Systemen Künstlicher Intelligenz (KI) wird zunehmen, prognostiziert die Hackett Group.
Foto: Hackett Group

Unter dem Stichwort "smart Automation" entwirft die Hackett Group ein Modell, wonach Robotics und Systeme Künstlicher Intelligenz (KI) zunächst menschliche Handlungen nachahmen (RPA) und dann menschliche Interpretationen (Intelligent Data Capture). Ziel ist, die menschliche Intelligenz zu erweitern (Cognitive Automation). In diesem Modell fließen transaktionale Arbeit, Wissensarbeit und "Entscheidungs-Arbeit" zusammen.

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