Fliegender Wechsel zum Digital Workplace

Die Herausforderungen an die Arbeitswelt waren in den letzten Monaten enorm. Eilig zusammengeschusterte Homeoffice-Arbeitsplätze sollten die gewohnten Routinen im Büro ersetzen. Heraus kam: "Arbeit" zu Hause war zwar grundsätzlich möglich – mehr aber auch nicht. In vielen Fällen stockte der Informationsfluss und behinderte Geschäftsbeziehungen, weil remote Mitarbeiter nicht auf geschäftskritische Informationen zugreifen konnten. Die Folge: unproduktive Mitarbeiter und unzufriedene Kunden.

Die Lehren aus der jüngsten Vergangenheit: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, braucht es das vernetzte, digitale und intelligente Unternehmen. Die Digitalisierungsstrategie muss dabei auch den Arbeitsplatz miteinschließen. Mitarbeiter, die mobil arbeiten, benötigen den Zugriff auf Dokumente und die damit verbundenen Prozesse. Laut einer Prognose von Gartner werden in Zukunft fast die Hälfte der Mitarbeiter (48 Prozent) ganz oder teilweise remote arbeiten. Es besteht dringender Handlungsbedarf, wie zudem diese Zahl zeigt: auch 74 Prozent der Unternehmen planen in Zukunft mit remote Arbeitsplätzen.

Anforderungen an den Digital Workplace

Der vernetzte Arbeitsplatz muss einen möglichst fließenden Übergang von beziehungsweise Wechsel zwischen Büro-und Homeoffice-Arbeitstag gewährleisten. Die notwendige Digital-Workplace-Strategie sollte dabei Content-, Process- und Collaboration-Services vereinen, das bedeutet

- einen zentralen, einheitlichen und sicheren Informationszugang

- automatisierte Workflows

- effizienten Wissensaustausch durch Kommunikation

- digitale Zusammenarbeit mit Kunden und Lieferanten

- vernetzte Mitarbeiter und Geschäftspartner

Um ortsunabhängig flexibel, produktiv und effizient arbeiten zu können, sollten Mitarbeiter Zugang zu für ihre Arbeit relevanten Informationen haben und benötigte Dokumente schnell finden. Auch ein zu jeder Zeit gleicher Informationsstand für alle remote Worker ist elementar: Mit veralteten Versionsständen zu arbeiten oder Nachfragen hinterherjagen zu müssen, ist mühsam. Zusätzlich erhöht dies die Gefahr, Datenschutz- und weitere Compliance-Bestimmungen nicht einhalten zu können – denn diese gelten auch für Mitarbeiter im Homeoffice.

Eine große Herausforderung ist es, das alles zusammenzubringen. Der Druck, in Sachen Digitalisierung jetzt Strategien für den Digital Workplace zu entwickeln, ist durch die Corona-Pandemie noch einmal gestiegen.

Content & Collaboration: Business Continuity für den mobilen Arbeitsplatz

Doch wie gelingt es Unternehmen, ihren Mitarbeitern sicheres, standortunabhängiges und effizientes digitales Arbeiten zu ermöglichen? Eine einheitliche Lösung bietet die Enterprise-Content-Management-Plattform (ECM) Doxis4 von der SER Group. Sie widmet sich allen Bausteinen für eine nachhaltige Digitalisierung und ist damit die Ausstattungsgrundlage für digitale Prozesse, remote oder im Büro:

- Content Management

- Business Process Management

- Kognitive Dienste auf der Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML)

- Content Collaboration in virtuellen Projekträumen

- Flexibles, passgenaues Deployment der Plattform: als SaaS-Lösung, Cloud-Plattform oder on-premises

Doxis4 – gerade als einziger deutscher Anbieter von Gartner im Magic Quadrant für Content Services Platforms 2020 zum "Visionary" ernannt – verbindet modernstes Informationsmanagement mit effizienten Workflows. Neue Markt- oder branchenspezifische Anforderungen kann der Hersteller SER Group mit über 40 vorkonfigurierten Anwendungstemplates bedienen– von Kunden- und Personalakten über Vertragsmanagement und Rechnungsverarbeitung bis hin zu Einsatzbereichen für Compliance wie u.a. die GoBD, Revisionssicherheit oder die EU-DSGVO.

Die ECM-Plattform integriert darüber hinaus innovative Technologien, die Anwender von monotoner Routinearbeit entlasten. Künstliche Intelligenz (KI) ist in den Plattform-Kern integriert, sodass etwa die Cognitive Services für alle Doxis4-Anwendungen genutzt und somit durchgehend Dokumente klassifiziert und Metadaten erzeugt werden können. Überdies schlagen smarte Assistenzfunktionen passende Workflowschritte vor, und mit der integrierten AutoML-Technologie können Fachanwender auch ohne tiefe Machine-Learning-Kenntnisse neue KI-Modelle trainieren.

Optimale Zusammenarbeit gewährleistet Doxis4 mit dem virtuellen Arbeitsraum Doxis4R iRoomR. Dort können Mitarbeiter Kollegen oder Externe einladen und gemeinsam beispielsweise an der Abstimmung für ein Angebot arbeiten oder übergreifende End-to-End-Geschäftsprozesse mit Lieferanten abbilden. Beim Thema Transparenz ist auch das erwähnenswert: Über die herstellerunabhängigen Doxis4 Konnektoren integrieren Nutzer jede ihrer Anwendungen (Microsoft, SAP, Salesforce, ERP, CRM etc.).

Mit ihren flexiblen Deployment-Modellen und dem modularen Aufbau ist Doxis4 extrem anpassungsfähig: ECM-SaaS:

Doxis4-as-a-Service:

Alle Services der Plattform im Abo für transparente Betriebskosten und flexible Nutzungsmodelle

Skalierbarkeit:

Weitere Standorte, zusätzliche User, mehr Informationen, weitere Anwendungen: Doxis4 ECM skaliert mit Ihren Bedürfnissen

Deployment:

On-premises, hybrid oder Cloud – Viele Kombinationsmöglichkeiten je nach Bedarf und IT-Strategie

Fazit: Ohne ECM kein Digital Workplace

So smart aufgestellt gestaltet ein Unternehmen seine digitale Transformation ganz im Sinne der modernen Arbeitswelt. Wenn auf einer Plattform alle Funktionen für reibungsloses, digitales Arbeiten zusammenlaufen, ist es möglich, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Man könnte es auch einen "Return on Information" nennen, der bei den Mitarbeitern Engagement und Kreativität freisetzt und Betrieben die entscheidenden Wettbewerbsfaktoren verschafft: optimales Informationsmanagement für den Digital Workplace und einen erstklassigen Kundenservice.