Projekte


Prozess-Standardisierung

Hoerbiger stößt Riesen-Change-Projekt an

Johannes Klostermeier ist ein freier Journalist aus Berlin. Zu seinen Spezialgebieten zählen unter anderem die Bereiche Public IT, Telekommunikation und Social Media. Auf cio.de schreibt er über CIO Auf- und Aussteiger.

Richter: "Nach dem Bootcamp wussten die Teilnehmer: Ich gehöre dazu und bin für eine erfolgreiche Lösung mit verantwortlich. Die positive Anspannung, die Leidenschaft und Ausdauer, die dadurch entstanden sind, haben uns geholfen, über spätere schwierige Situationen erfolgreich hinwegzukommen."

In der Spitze waren 55 Mitarbeiter an dem Projekt beteiligt. Hinterlegt war ein gut durchstrukturierter Prozess. Für jeden Mitarbeiter gab es klare Zielvereinbarungen über die jeweilige Rolle, über Verantwortlichkeiten und Kompetenzen. "Wir haben nicht gesagt, wir setzen uns mit den Mitarbeitern zusammen, und dann wird das schon irgendwie", sagt Kriechbaum.

"Wir haben kontinuierlich Feedback gegeben"

Außerdem gab es für die Arbeit regelmäßig Rückmeldungen - auch von den BCG-Beratern. "Wir haben den Mitarbeiter kontinuierlich Feedback gegeben und konnten daraus auch Konsequenzen ziehen", berichtet BCG-Mann Kahlert. Schnelles, konsequentes Handeln war bei dem Projekt wichtig.

Ebenso bedeutsam für den Projekterfolg war auch das neue Bürokonzept der Corporate IT in Wien. Ziel des Konzepts "IT-Office of the Future" war es, das richtige Arbeitsumfeld mit Räumen, Tools und Methoden zur Verfügung zu stellen. Kommunikation sollte so gefördert, Informationsfluss und Kreativität unterstützt werden. Es gibt bei der Corporate IT seitdem eine offene Bürolandschaft mit Projekt-, Kreativ- und Rückzugsräumen, Meeting-Sälen und Telefonkabinen.

Eigener Projekt-War-Room für IT und Business

"Wir haben einen eigenen Projekt-War-Room eingerichtet. Business und IT haben dort Tag für Tag zusammengearbeitet, wirklich zusammen gesessen, nicht an verschiedenen Orten wie sonst, so dass wir von der ersten Minute an alle Aufgaben gemeinsam bearbeiten konnten. Jedes Thema konnten wir sofort mit dem dafür Verantwortlichen besprechen und abstimmen. Dies erzeugte eine unglaubliche Dynamik, weil der jeweilige Experte sofort greifbar war und einfach nichts liegenblieb", sagt Richter. "Wenn man schnell zum Kollegen im gleichen Raum gehen kann, hat das einen unschätzbaren Wert für ein Projekt", lobt auch BCG-Projektleiter Thorsten Kahlert.

Dabei haben alle von Anfang an global gearbeitet. Kriechbaum : "Es gab weltweite Abstimmungs- und Kick-Off-Meetings, um von allen Input zu bekommen, die in Zukunft mit den neuen optimierten und effizienteren Prozessen arbeiten sollten, um sie frühzeitig in das Projekt zu involvieren."

Sehr früh im März und April 2013 - und damit neun Monate vor dem geplanten Rollout im November - haben die Mitarbeiter des Projekts die Best-of-class-Prozesse definiert und dann in mehreren Runden mit allen besprochen. Kahlert: "Jede Region weltweit musste diese prüfen und final gegenzeichnen, um auch die notwendige Unterstützung zu bekommen."

Schulung für Mitarbeiter nicht mehr nötig

Am Ende und als Ziel des Projekts standen die weltweit abgestimmten, einheitlichen Prozesse ohne Redundanzen, abgebildet in einer sehr einfach zu bedienenden Anwendung, die den Anwender vor der zugrundeliegenden komplexen Technologie abschirmt. Prozessabläufe wurden so einfach aufgebaut, dass die Anwender die Prozesse fast ohne Schulung abarbeiten können.

Am 9. November 2013 war es soweit: Seit diesem Tag, dem Go-live in Dubai, gibt es bei Hoerbiger neue, effizientere Geschäftsprozesse, die mit einfach zu bedienender Technologie abgebildet werden.

Die Best Practices stehen nun allen zur Verfügung. "Für Wachstum und Effizienz braucht man Standardisierung. Bei einer Ventilreparatur oder einer Auftragsbestätigung sind unsere Prozesse überall dieselben", sagt Kriechbaum.

"Es ist wie beim iPhone", sagt Richter. "Die Anwendungen werden so einfach, dass jeder damit erfolgreich arbeiten kann. Ich denke nicht mehr an SAP oder Technologie, sondern nur noch an Prozess und Geschäft. Es gibt keine Ablenkung durch Technik, die Komplexität ist für den Nutzer unsichtbar."

Nur noch eine Arbeits-Oberfläche

Komplizierte Standard-SAP-Screens gibt es nun nicht mehr. Statt zwei Oberflächen gibt es nur noch eine. SAP und ESM wurden unter einer neuen gemeinsamen Oberfläche zusammengefügt, dem Netweaver Business Client. Beide ToolsTools verbinden sich vom Benutzer unbemerkt im Hintergrund, das lästige Wechseln zwischen den Programmen entfällt. Alles zu Tools auf CIO.de

Kriechbaum vergleicht die neue Arbeitsweise mit der einfachen Menüführung von Fahrkartenautomaten, nur dass sich mit der neuen Lösung selbsterklärende Geschäftsprozesse abwickeln lassen. "Es gibt jetzt kleine Geschäftsschritt-geführte User-Interfaces, bei denen sich der Anwender nicht mehr verlaufen kann", sagt Richter.

Aufbau einer neuen Prozessorganisation

"Das Projekt ist ein Rollenmodell dafür, wie Hoerbiger funktionieren sollte", sagt Richter. "Wir können nun das Know-how des Teams, unsere Konzepte und Vorgehensweisen auch den anderen Kollegen im Konzern zur Verfügung stellen." So werden sowohl die im Projekt "Together" entwickelten Toolkits heute bereits in anderen Projekten (CRM) und von weiteren Fachbereichen (Risk Management) eingesetzt. Überall gibt es nun eine Fokussierung auf Geschäftsprozesse, die sich auch im Aufbau einer neuen Prozessorganisation ausdrückt.

Die Einführung ebnet den Weg für den globalen Rollout in den kommenden drei Jahren. Er soll, so sagt Kriechbaum, in vier parallelen Streams durchgeführt werden. Dieses Vorgehen ist zwar sehr komplex, aber schneller als die serielle Abwicklung. Der Geschäftsnutzen werde so schneller erreicht.

Unter der Schirmherrschaft der Konzernleitung

Zwischenzeitlich wurden parallele Rollouts in den Service-Niederlassungen USA, Südafrika, Ägypten, Libyen und Algerien erfolgreich durchgeführt und damit das Gesamtkonzept bestätigt.

Das Projekt hat eine hohe Priorität für den gesamten Konzern. Es stand und steht unter der Schirmherrschaft der Konzernleitung, die sich nicht nur zu Beginn für Strategie, Kosten und Nutzen interessiert hat, sondern die den Prozess bis zur Implementierung begleitet hat. Ein weiterer Grund für den Erfolg, sagt BCG-Projektleiter Kahlert.

Das Projekt "Together":

Branche: Kompressortechnik, Maschinenbau

Zeitrahmen: 2013 bis 2017

Mitarbeiter: 45+

Aufwand: rund 10 Millionen Euro

Produkte: SAP ECC 6.0, SAP Netweaver Business Client, SAP Fiori, .Net

Web: www.hoerbiger.com

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