AIIM-Studie

Information Management ist Unternehmen egal

05.04.2013
Von 
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
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Dabei sind sich die Unternehmen der negativen Folgen von Datenverlusten wegen einer fehlenden oder schlechten Information-Governance durchaus bewusst.

Wenn Prozesse und Imageverlust drohen

Mehr als die Hälfte rechnet mit mehr Gerichtsverfahren, wodurch die Prozesskosten steigen. Etwas mehr als 40 Prozent gehen davon aus, das Vertrauen von Kunden zu verlieren und das Image zu ramponieren. Und knapp 40 Prozent befürchten den Verlust von geistigem Eigentum oder vertraulichen Daten. Rund ein Drittel glaubt, dass ihnen durch staatliche Regulationsbehörden Bußgelder aufgebrummt werden, weil sie Anfragen im Rahmen des Freedom-of-Information-(FOI)-Act nicht beantwortet können.

Bei immerhin 44 Prozent der Befragten sind unternehmensweite Regeln für die Verwaltung und den Schutz elektronischer Dokumente und Informationen Bestandteil einer umfassenden Information-Management-Strategie oder einer unabhängigen Information-Governance-Policy. Bei 21 Prozent der Unternehmen gibt es mehrere nicht integrierte Policies für das Informationsmanagement. Knapp ein Drittel ist gerade dabei, entsprechende Regeln zu etablieren oder zu planen. Der größte Nutzen einer guten Information-Governance liegt in geringeren Storage- und Infrastrukturkosten, wie zwei Drittel der Umfrageteilnehmer mitteilten.

Integrierte Policies fehlen

Allerdings führt eine Policy allein nicht automatisch zu einer brauchbaren Information-Governance, wie die Untersuchung aufzeigt. Bei rund der Hälfte der Firmen, die entsprechende Regeln umgesetzt haben, sind diese weder geprüft noch testiert. 22 Prozent nehmen das Thema nicht ernst, oder sie verlassen sich dabei auf herkömmliche Methoden sowie ECM-Systeme und Firewalls. Zwölf Prozent haben noch nicht einmal Regeln für die E-Mail-Archivierung. Immerhin gaben 48 Prozent an, intensiv an unternehmensweit konformen Regeln für die Informationsverwaltung zu arbeiten.

Der Bericht untersuchte auch die Inhalte der Policies. Demnach gibt es bei jeweils rund zwei Drittel der Befragten Regeln für die Speicherung elektronischer Dokumente und Informationen sowie rollenbasierte Zugriffsbeschränkungen. 58 Prozent setzen gesetzliche Anforderungen beim DatenschutzDatenschutz von Personalunterlagen um und rund die Hälfte erfüllt E-Discovery-Vorgaben. Alles zu Datenschutz auf CIO.de

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