16 Tipps

Der Knigge für mehr E-Mail-Erfolg



Andrea König lebt als freie Journalistin in Hamburg. Arbeiten von ihr wurden unter anderem in der Süddeutschen Zeitung und im Focus veröffentlicht, seit 2008 schreibt sie auch für CIO.de. Die Schwerpunkte Ihrer Arbeit für die CIO-Redaktion sind Themen rund um Karriere, soziale Netzwerke, die Zukunft der Arbeit und Buchtipps für Manager.


Einen seiner ersten Artikel schrieb René Schmöl, Jahrgang 1982, mit 16 Jahren für die Tageszeitung Freies Wort. Es war ein Interview mit Hape Kerkeling. Dieser Erfolg motivierte ihn, weiterzumachen. Nach sieben Jahren im Lokaljournalismus und einer Ausbildung zum Verlagskaufmann folgte ein Volontariat bei der Verlagsgruppe Handelsblatt. Seit 2007 ist René Schmöl in unterschiedlichen Positionen für IDG tätig. Momentan als Chef vom Dienst Online für das Portal cio.de.

Antworten, Anhänge

Tipp 12: Lesebestätigung dezent verwenden

Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei Ihrer Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.

Tipp 13: Rechtzeitig antworten

Wer E-Mailt, hat es meist eilig. Antworten Sie schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung und dann allerspätestens nach 3 Tagen die gewünschte Antwort geben. Wer hier Schneckenpost spielt, hat schnell ausgespielt.

Tipp 14: Richtig antworten

Unachtsame oder allzu bequeme Menschen schicken in ihrer Antwort dem Empfänger oft seine Original-Mail wieder mit. Tun Sie das nur, wenn Sie vom gleichen Empfänger selbst ständig in kurzer Folge Mails erhalten oder Sie sich direkt auf im Original-Mail unten genannte Details beziehen, die der Empfänger zum Lesen Ihrer Antwort wieder benötigt. Produzieren Sie aber auf diese Weise keine endlosen Rück-Mails! Ebenso keine endlosen Weiterleitungsketten.

Tipp 15: Richtige Anhänge

Versenden Sie umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn Sie sicher sind, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Kündigen Sie größere Attachments besser vorher an oder stimmen Sie sich mit dem Empfänger vorher ab – per Telefon oder kurze Vorab-Mail-Anfrage – auch hinsichtlich der lesbaren Dateiformate.

Angekündigte Attachements aber zu vergessen, das sollte Ihnen nicht passieren. Und Datei-Umfänge von mehr als 1 MB gelten ebenfalls als Zumutung.

Tipp 16: Mehrfachzustellungen vermeiden

Die Mehrfachübermittlung derselben Information bläht den Posteingang unnötig auf und nervt Ihren Empfänger. Wenn die gleiche Meldung von verschiedenen Stellen oder Hierarchie-Instanzen in Firmen an die gleichen Empfänger verschickt wurde, sollten sich diese Stellen über eine sinnvollere Informations-Regelung einigen. Oder wenn ein Empfänger mehrere E-Mail-Adressen hat, sollte man ihn vorher nach der gewünschten persönlichen Adresse befragen.

Nachrichten "sicherheitshalber" gleichzeitig per E-Mail, Fax und/oder Brief zu versenden ist einfach des Guten zuviel – es sei denn, man benötigt aus juristischen Gründen auch die aktengültige handschriftlich abgezeichnete Form.

Zur Startseite