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Analysten raten zu standardisierten Prozessen

Meetings und Events - die versteckte Kostenfalle

Christiane Pütter ist Journalistin aus München. Sie schreibt über IT, Business und Wissenschaft. Zu ihren Auftraggebern zählen neben CIO und Computerwoche mehrere Corporate-Publishing-Magazine, vor allem im Bereich Banken/Versicherungen.
Die Verantwortung für das Meeting-Management ist bunt gestreut.
Die Verantwortung für das Meeting-Management ist bunt gestreut.

- Wer das Meeting-Management zentralisiert, kann nicht nur Kosten senken und Prozesse standardisieren, sondern auch Überschneidungen und Vakanzen vermeiden.

Dabei sollte das Meeting-Management nicht irgendjemandem in die Hände gelegt werden, so die Analysten. Aus ihrer Sicht empfehlen sich Mitarbeiter aus dem Procurement. Grund: Sie sind es gewohnt, mit vielen Ansprechpartnern gleichzeitig zu kommunizieren und halten den StressStress aus, wenn Dinge nicht klappen. Alles zu Stress auf CIO.de

Jeder ist ein bisschen zuständig

Noch sind diese Vorschläge allerdings Zukunftsmusik. Dazu ein Blick auf die Zahlen: In 44 Prozent der Unternehmen sind die Zuständigkeiten für das Organisieren von Meetings quer über diverse Abteilungen verstreut. Dabei werden vor allem die Line of Business (32 Prozent) und die Event-Planer (16 Prozent) genannt. Das von Aberdeen favorisierte Procurement kommt nur auf sechs Prozent.

Die Vorliebe für diese Abteilung kann aber nicht jeder nachvollziehen. So sagt Lydia Morawietz (BLM Büroservice), Vorsitzende des Bundesverbandes Business Center: "Ob vom Procurement jemand im Team sitzen soll, hängt davon ab, wie die Abteilung innerhalb des Unternehmens aufgestellt ist. Es sollte auf alle Fälle eine Person sein, die gut organisieren und kurzfristige Terminänderungen auch relativ schnell umsetzen kann."

Ein gutes Viertel (26 Prozent) der Unternehmen hat allerdings überhaupt keine formale Organisation für das Meeting-Management. Nur 21 Prozent regeln es zentral.

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