Vertragsmanagement mit Lieferanten

Mehr Mut im Umgang mit Dienstleistern

06.10.2009
Von  und Mark Grossman (Grossman Law Group)
Thomas Pelkmann ist freier Journalist in Köln.

Es ist ungleich aufwändiger, ein Problem zu lösen, als es zu vermeiden. Die Prävention ist Teil Ihres Jobs. Wenn Sie die Implementierung aktiv managen, merken Sie es rechtzeitig, falls Ihr Lieferant nicht in der Lage ist, seine vertraglich zugesicherten Leistungen zu erbringen. Es ist sehr viel einfacher, solche Probleme zunächst in den regelmäßigen Meetings zu besprechen und dann mit Lieferanten. Wenn Sie hier nicht reagieren, wird das Problem bleiben und es wird mit jedem Tag schwerer, es zu lösen.

Umgekehrt ist es sehr viel einfacher auf Probleme zu reagieren, so lange sie klein sind. Aber davon abgesehen, habe ich in meiner mehr als 20-jährigen Praxis als Rechtsanwalt zahlreiche Fälle auf dem Tisch gehabt, die sich auf eine Vertragsklausel bezogen. Der zufolge hätten meine Klienten innerhalb von 15 Tagen auf ein Problem reagieren müssen und taten es nicht. Es ist bitter festzustellen, dass ein CIO alle ihm durch den Vertrag zur Verfügung stehenden Rechtsmittel nur deswegen aufs Spiel setzt, weil er zu geizig ist, seinem Firmenanwalt eine Stunde pro Monat zu spendieren, damit der per Telefonkonferenz an Team-Sitzungen teilnehmen kann.

Gute Zäune sorgen für gute Nachbarn

Außerdem geht es gar nicht nur um mögliche Rechtsmittel. Wenn wir über rechtliche Möglichkeiten sprechen, reden wir über Verträge, die schon so angelegt sind, dass sie dereinst vor Gericht ausgefochten werden müssen. Stattdessen sollten wir darüber sprechen, wie man das Ausschöpfen von Rechtsmitteln durch die Anwendung von Vertragsklauseln vermeiden kann. Es mag ein Klischee sein, aber es stimmt trotzdem: "Gute Zäune sorgen für gute Nachbarn" - das gilt auch für den Umgang mit Vertragspartnern.

Auch wenn Sie ein "Können wir nicht alle Freunde sein"-Verhältnis zu Ihrem Dienstleister anstreben, sagt mir meine Erfahrung, dass ein gewisses Maß an Formalität immer hilfreich ist. Warten Sie nicht darauf, dass sich Ihr Verhältnis zum Lieferanten verschlechtert, bevor Sie Ihren Rechtsanwalt einschalten. Ein Schuss vor den Bug hat im besten Fall denselben Effekt wie ein kriegerischer Angriff.

Es ist besser, bei einem kleinen Problem Ihren Anwalt eine vertragsgemäße Notiz an den Dienstleister schicken zu lassen, um ihn auf diesen Umstand aufmerksam zu machen. Solche Schreiben haben den Charakter eines routinemäßigen Austausches auf diplomatischer Ebene. Der hilft, die Beziehungen zum Lieferanten und den Implementierungsprozess auf einer sachlichen und juristisch sauberen Ebene zu halten.

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