Die Arbeitswelt im Umbruch

Mit "Workplace as a Service" alles im Griff

10.11.2017
Von Gregor Stephan
Anzeige  Die Arbeitswelt befindet sich im Zuge der Digitalisierung in einer starken Umbruchphase. Im Zentrum von New Work steht der Digital Workplace, der den Mitarbeitern jederzeit den Zugang zu allen Informationen und Ressourcen des Unternehmens ermöglicht. Um die damit verbundenen komplexen IT-Herausforderungen im Griff zu haben, bietet das Konzept „Workplace-as-a-Service“ Unternehmen eine intelligente Outsourcing-Lösung.

Die digitale Transformation verändert die Art und Weise, wie wir arbeiten gravierend. Sie erfordert nicht nur Investitionen in Technik und IT, sondern auch einen fundamentalen Wandel der gesamten Organisationsstruktur, das geht etwa aus der IDG-Studie "Arbeitsplatz der Zukunft 2017" hervor. An die Stelle klassischer Hierarchien tritt die flexible Selbstorganisation, bei der das Arbeiten in autonomen Teams im Mittelpunkt steht. Jeder einzelne Mitarbeiter erhält wesentlich mehr Freiheit und Eigenverantwortung als bisher. Hinzu kommen agile Methoden, die ein schnelles Reagieren auf Veränderungen, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit fördern sollen. Insbesondere der starre Büroarbeitsplatz mit stationärer IT-Ausstattung hat zunehmend ausgedient.

Digital Workplace verbessert "Employee Experience"

All dies stellt hohe Anforderungen an die technische Ausstattung jedes einzelnen Arbeitsplatzes. Die Lösung heißt: Digital Workplace. Laut der Studie "Digital Workplace in Europe" des Marktforschungs- und Beratungsunternehmens PAC gewinnt das Thema zunehmend an Relevanz. Fu?r knapp drei Viertel der europaweit befragten IT- und HR-Manager hat die Qualität der IT-Arbeitsumgebung einen starken oder sogar kritischen Einfluss auf den Gescha?ftserfolg.

Hinter dem Begriff Digital Workplace verbirgt sich das Konzept, den Mitarbeitern eines Unternehmens Zugang zu allen für sie relevanten Informationen und Ressourcen innerhalb einer zentralen Arbeitsplattform zu bieten - auf die sie unabhängig von Ort, Zeit und Gerät Zugriff haben. Das umfasst alle Endgeräte, die für einen Arbeitsplatz nötig sind, von PCs, Notebooks und Druckern bis hin zu Tablets und Smartphones. Hinzu kommen individuell benötigte Software-Pakete, die Netzwerkanbindung und IT-Security. Mithilfe intelligenter Lösungen wie Cloud-Diensten, mobilen Technologien, File-Sharing-Tools oder Messaging-Diensten lassen sich Aufgaben effizienter und schneller lösen, etwa die Bearbeitung von Dokumenten in virtuellen Teams. Die ideale IT-Ausstattung eines Arbeitsplatzes sollte ein effizientes Arbeiten ermöglichen und dabei die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen.

Einer Bitkom-Befragung zufolge nutzen bereits heute drei von fünf Unternehmen zur internen und externen Kommunikation häufig das Smartphone. In jedem zweiten Unternehmen führen die Mitarbeiter Online-Meetings und Videokonferenzen durch, ein Drittel nutzt Kunden- oder Mitarbeiterportale. "Digitale Kommunikation macht viele Arbeitswege schneller und flexibler", sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management bei Bitkom. "Auch im beruflichen Umfeld wird das Smartphone immer mehr zur mobilen Kommunikationszentrale. Unterwegs auf dem Smartphone E-Mails zu schreiben, oder sich per Videotelefonie in eine Konferenz schalten zu lassen, gehört für viele Nutzer bereits zum Alltag."

Modernste IT-Ausstattung erhöht Attraktivität als Arbeitgeber

Darüber hinaus wirkt sich ein optimal ausgestatteter und reibungslos funktionierender digitaler Arbeitsplatz auch positiv auf die Arbeitsqualität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter aus. Er verbessert die "Employee Experience" und steigert die Motivation und Leistungsfähigkeit der gesamten Workforce einer Organisation. So ist für 75 Prozent der Befragten der PAC-Studie die Verbesserung der Anwenderzufriedenheit wichtiges Ziel der Workplace-Modernisierung.

Schließlich legen immer mehr hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte großen Wert auf eine moderne IT-Ausstattung, die auf dem neuesten Stand der Technik ist und mit der sich alle Aufgaben möglichst reibungslos, effizient und flexibel erledigen lassen. Egal ob im Unternehmen, beim Kunden, im Home Office oder unterwegs in der Bahn. Allerdings besteht hier noch Nachholbedarf: Nur 13 Prozent der Arbeitnehmer sind mit der technischen Ausstattung ihres Arbeitsplatzes zufrieden, wie die IDG-Studie "Arbeitsplatz der Zukunft 2017" zeigt.

"Digital Natives" der Generation Y und Z legen Wert auf modernste IT

Dies gilt insbesondere für die Angehörigen der jungen Generationen Y und Z, die in der digitalen Welt aufgewachsen sind und für die der Einsatz von Smartphones und Co. im privaten Alltag eine Selbstverständlichkeit ist. Entsprechend erwarten die "Digital Natives", auch in der Arbeitswelt mit modernster Ausstattung versorgt zu sein und Daten auf allen Geräten verfügbar zu haben, geht etwa aus dem Forschungsprojekt "Was wird aus den Digital Natives?" der Hamburg Media School hervor.

Sind ihre potenziellen Arbeitgeber technisch nicht auf dem neuesten Stand, gelten sie als unattraktiv. Das kann für Unternehmen angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels zu einem massiven Nachteil werden. Ein gut ausgestatteter Digital Workplace erweist sich somit auch im "War of Talents" zunehmend als wichtiger Wettbewerbsfaktor. Nicht zuletzt spielt der digitale Arbeitsplatz auch beim Thema Work-Life-Balance eine wichtige Rolle, indem er es ermöglicht, dass Mitarbeiter von Zuhause arbeiten und so Familie und Beruf besser in Einklang bringen können. Auch das steigert die Attraktivität als Arbeitgeber.

Rundum sorglos mit "Workplace as a Service"

Für die IT ist es eine komplexe Aufgabe, jeden Arbeitsplatz mit den dort benötigten Geräten und der entsprechenden Software sowie den benötigten Services auszustatten. Eine Lösung dafür bietet das Modell "Workplace as a Service".

Das Prinzip dieses Ansatzes ist es, das IT-Betriebsmanagement für jeden Arbeitsplatz an einen IT-Dienstleister auszulagern - und zwar nach einem vorher genau definierten Leistungsumfang, der im Baukastensystem je nach Anforderungsprofil individuell zusammengestellt werden kann. Der Provider stellt sicher, dass jeder Arbeitsplatz mit der benötigten Soft- und Hardware ausgestattet ist. So können neue Mitarbeiter meist schon innerhalb von 24 Stunden leistungsstarke Geräte erhalten, auf denen die aktuelle Software bereits vorinstalliert ist.

Um ein Rundum Sorglos Paket im "Workplace as a Service" Modell zu realisieren, bedarf es noch einer wichtigen Voraussetzung. Der Dienstleister muss neben der technischen Lösung auch eine kaufmännische bereitstellen, die auf den Kunden abgestimmt ist. Diese sollte u.a. eine abgestimmte Vertragsgestaltung (ein Vertrag aus einer Hand), die Finanzierung, den Preis pro Unit - z.B. pro Arbeitsplatz - sowie die innerbetriebliche Leistungsverrechnung beim Kunden umfassen.

Mögliche Bausteine für "Workplace as a Service":

  • Installationsleistungen für Clients und Server

  • Inventarisierung und Verwertung von Altgeräten

  • Client Management (Desktop-Rechner, Notebooks, Smart Phones, Drucker, Scanner, etc.)

  • Software-Paketierung

  • Versicherungen

  • Monitoring in hoher Detailtiefe (Hardware, Betriebssystem und Applikationen)

  • Infrastruktur- und IT-Betriebsleistungen aus der Cloud

  • Service Desk für IT-Anwender, 24x7 IT-Support

  • Remote Management für Server (File, Print, Mail, Backup, Virtualisierung, Terminal-Services, Datenbanken)

  • Remote Management für Netzwerke (Access, Core, Datacenter, WLAN)

  • Remote Management von Firewalls, Mail-Security, Web-Security, Intrusion Prevention, Authentifizierung

  • Komplett-Lösungen für den Mittelstand (Infrastruktur, Migration und Betrieb)

Service Help-Desk jederzeit verfügbar

Darüber hinaus ist der IT-Dienstleister auch für den Support zuständig und über einen Service-Help-Desk rund um die Uhr an sieben Tagen die Woche erreichbar. So muss sich die interne IT-Abteilung nicht mehr selbst um den Kauf, die Installation, den Betrieb von Hardware und Software oder um die Wartung von Arbeitsplatz-Equipment kümmern oder bei der Behebung von Störungen helfen.

Meist umfasst der "Workplace as a Service" auch eine Versicherung. Geht etwa das Notebook kaputt oder wird das Tablet gestohlen, wird es innerhalb eines Tages ersetzt, inklusive aller installierten Programme. Durch die Datenspeicherung in der Cloud sind die Firmendaten stets gesichert.

Fazit

Der Digital Workplace ersetzt im Zuge der fortschreitenden digitalen Transformation der Wirtschaft zunehmend den klassischen Büro-Arbeitsplatz. Die Nutzung neuester Technologien ist die Grundlage für ein orts- und zeitunabhängiges Arbeiten. Dies führt nicht nur zu einer höheren Produktivität der Mitarbeiter, zu einer besseren Zusammenarbeit und zu effizienteren Abläufen, sondern steigert auch die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber, insbesondere bei den "Digital Natives". Um die Hard- und Software für jeden Arbeitsplatz bereitzustellen und auf dem neuesten Stand zu halten, stellt das Modell "Workplace as a Service" eine optimale Lösung dar, die eine zuverlässige Infrastruktur am Arbeitsplatz sicherstellt.

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