Der Sondermaschinenbauer Hahn Group befindet sich international auf Expansionskurs. Neben dem starken organischen Wachstum erwarb sie in den vergangenen zwölf Monaten beispielsweise auch noch Beteiligungen an drei Unternehmen aus Großbritannien und den USA.

Diese neuen Firmen bringen allerdings eine heterogene IT-Infrastruktur und neue IT-Applikationen mit. Hahn möchte jedoch den Mehrwert durchgängiger Lösungen nutzen und die DigitalisierungDigitalisierung vorantreiben, weshalb historisch gewachsene IT-Strukturen und Prozesse konsolidiert werden sollen. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de

"Wir müssen Standards setzen"

Zusammen mit dem FIR (Forschungsinstitut für Rationalisierung e.V.) an der RWTH Aachen hat die Hahn Group nun ihren IT- und Digitalisierungsbereich neu aufgestellt, um damit den Grundstein zur langfristigen Sicherung des Unternehmenserfolgs zu legen. "Wir brauchen eine IT, die unser Unternehmen weltweit durchgängig unterstützt", begründet Klaus Siegmund, CFO und verantwortlich für die IT der Hahn Group. "Sie muss die hohe Flexibilität abbilden, die unsere Kunden von uns erwarten. Gleichzeitig müssen wir Standards setzen, damit wir unsere Aufträge standortunabhängig bearbeiten können und wir unsere Mitarbeiter weltweit einsetzen können."

Die IT als Businesspartner

Das langfristige strategische Ziel der Hahn Group ist die Neu-Positionierung der Unternehmens-IT: Sie soll nicht mehr nur als Support-Dienstleister dienen, sondern auch als Partner für den wirtschaftlichen Erfolg der gesamten Unternehmensgruppe. Als Basis dafür soll künftig ein Shared Service Center dienen.

Denn ein übergreifendes Service-Center bietet einen konsistenten IT-Support für alle Kernapplikationen und eine einheitliche Infrastruktur über alle Standorte hinweg. Außerdem ermöglicht die organisatorische Umgestaltung und StandardisierungStandardisierung der Unternehmens-IT eine effizientere Kommunikation zwischen den lokalen Gesellschaften. Zugleich sinken auch noch die Betriebskosten. Alles zu Standardisierung auf CIO.de

Shared Service Center wird zentrale Anlaufstelle für alle IT-Aufgaben

Für das neue Shared Service Center wurden in einem ersten Schritt zunächst Vor-Ort-Analysen an sechs Standorten der Hahn Group durchgeführt. Das FIR nahm die Kernprozesse und deren IT-Unterstützung auf, um die derzeitige IT-Anwendungslandschaft zu modellieren. Gleiches geschah mit den IT-Aufgaben, die zum Teil noch von den Fachbereichen übernommen wurden. Im nächsten Schritt entstand das Konzept für die Ziel-Anwendungslandschaft sowie die Ziel-Organisation.

Die Rolle des Shared Service Center und neue IT-Organisation

Ein Teilziel war es, die Anwendungslandschaft transparent zu machen, die Software zu konsolidieren und sie so weit wie möglich zentral zu betreiben, um sie dann den Töchtern der Unternehmensgruppe bereitzustellen. Auch im Bereich der Infrastruktur und des Helpdesks soll die zentrale IT künftig Shared Services bereitstellen. Perspektivisch soll die Zentral-IT einen Großteil des IT-Bedarfs der gesamten Gruppe decken.

Als weiteres Teilziel definierte man im Bereich IT-Organisation die Aufteilung zwischen Shared Service Center und interner IT der lokalen Gesellschaften. Das Shared Service Center kümmert sich künftig um gruppenweit genutzte Applikationen und Infrastruktur, gleichzeitig implementiert man in den Gesellschaften IT-Koordinatoren. Die Koordinatoren sollen die lokalen Anliegen in die Gruppe tragen sowie Themen steuern, die nur den Standort betreffen.

Das Service Center entwickelt sich also zur zentralen Anlaufstelle für IT-Infrastruktur, Anwendungen und die Koordination des IT-Support. "Im Rahmen der Betrachtung stand auch die Infrastruktur-Strategie auf dem Prüfstand", sagt IT-Leiter Frank Benke. "Da zentrale Dienste eine belastbare und skalierbare Plattform benötigen, sind auch hier zentrale Vorgaben unabdingbar."

Standardisierung lokaler Infrastrukturen

Eine Standardisierung lokaler Infrastrukturen erlaubt die nahtlose Anbindung an zentrale Systeme unter Beibehaltung aller wesentlichen operativen Vorgaben. Mit einer elastischen hyper-konvergenten private Cloud, die zum lastverteilten Betrieb in zwei redundanten Rechenzentren angelegt ist, können die Infrastruktur-Dienste wie Backup und Restore, Telekommunikation, Überwachung der relevanten Netzwerkpfade oder die Verfügbarkeit von Applikationsdiensten flächendeckend in mehreren Güteklassen gewährleistet werden.

Dabei fordern das starke Unternehmenswachstum und die damit sich ständig ändernden Anforderungen die IT heraus. Diesen Anforderungen begegnet die IT, indem sie IT-Routineaufgaben automatisiert und flexible Ressourcen-Pools für Rechenleistung und Storage optimiert.

Mitarbeiter bekommen Zeit für neue Aufgaben

Damit werden für die Integration der Systeme neuer Gesellschaften Ressourcen frei. Diese freien Ressourcen werden nun unter anderem dafür eingesetzt, um bei Transitions-Projekten die lokalen Gegebenheiten zu evaluieren und für jede neue Tochtergesellschaft ein individuell angepasstes Integrationsprojekt aufzusetzen.

Bei diesen Projekten harmonisieret die IT den lokalen IT-Betrieb und die Anbindung. Migrationen der Geschäftsanwendungen können anschließend, im Rahmen von Prozessreorganisationen und den Vorgaben des Managements, zum jeweils gewünschten Zeitpunkt flexibel folgen.

IT wird jetzt Chefsache

Aus den Resultaten der durchgeführten Untersuchungen entstanden Zielkonzeptionen, die nun sukzessive umgesetzt werden. Einen ersten Schritt stellt die Verbesserung der Servicequalität dar, um die Wahrnehmung der IT als Business-Partner zu erreichen.

Durch den Aufbau des Shared Service Centers erhält die IT die notwendige Ausstattung und Bündelung von Kompetenzen, um als Erfolgspartner die unternehmerischen Kernprozesse zu unterstützen. So gehen in Management Meetings jetzt CFO und Head of IT gemeinsam die Themen an.

Akzeptanz und Wahrnehmung der IT verbessert sich

Eine gesteigerte Transparenz über Investitionsentscheidungen bezüglich IT-Ausstattung, verkürzte Antwortzeiten des User-Help-Desk durch erhöhte international verteilte Kapazitäten sowie unternehmensweit definierte Verantwortungen für zentrale IT-Anwendungen erhöhen die Akzeptanz und Wahrnehmung der IT in der gesamten Unternehmensgruppe.

Die Unternehmens-IT agiert so als starker Business Partner und Support für die Hahn Group. So kann das Unternehmen auf einer stabilen Basis das agile Wachstum unterstützen und sich somit auch gegen Wettbewerber aus dem asiatischen Raum behaupten.