Rechnungen in ERP-Systemen verarbeiten

Beispiel 1: Maschinenbauer Trumpf spart 120.000 Euro

Ausgangssituation: Die Trumpf Werkzeugmaschinen GmbH + Co. KG mit Schwerpunkten in der Fertigungs- und Medizintechnik erhält täglich rund 650 Eingangsrechnungen - Tendenz steigend. "Um dieses Pensum auch künftig zu bewältigen, hätten wir ein bis zwei neue Mitarbeiter einstellen müssen", schätzt Edgar Schwemmle, Leiter der Finanzbuchhaltung bei Trumpf. Das Unternehmen behalf sich mit Leasing-Kräften, allerdings verursachten lange Laufzeiten bis zur Zahlung unnötige Skontoverluste. Deshalb entschied sich der Maschinenbauer dafür, ein integriertes System aus OCR-Rechnungslesung und SAP-integriertem Freigabe-Workflow (FIS/edc) der FIS GmbH zu installieren.

Lösung: Rund 85 Prozent der Eingangsrechnungen bei Trumpf sind bestellbezogen, also auf SAP-MM-basierend, der Rest sind Rechnungen für SAP FI. Die OCR-Software liest alle Rechnungen aus und erkennt MM-Rechnungen (Material Management) anhand der Bestellnummer. Anschließend prüft die Software FIS/edc automatisch, ob Preis- oder Mengenabweichungen zur Bestellung vorliegen. Falls nicht, geht es "touchless" in die Buchung, niemand muss die Rechnungen also noch bearbeiten. Die so genannte "Dunkelbuchungsquote" beträgt bei Trumpf dank des Softwareeinsatzes heute knapp 50 Prozent. "Bei der Rechnungserkennung kommt es stark auf diese Quote an: Je höher sie ist, desto produktiver arbeitet die Buchhaltung", sagt Schwemmle. Die bestellunabhängigen FI-Rechnungen lässt Trumpf über den SAP-integrierten Workflow freigeben.

Wie andere deutsche Maschinenbauer, ist auch Trumpf traditionell stark international tätig. Ein Großteil der Rechnungen fällt damit in den Landesgesellschaften an, die folglich ebenfalls nach und nach an den Rechnungsprozess angebunden werden. "Da die SAP-Systeme unserer internationalen Produktions- und Vertriebsgesellschaften zumeist von der heimischen Zentrale aus gesteuert und gewartet werden, bietet sich eine in SAP-integrierte Lösung an", erklärt Dietmar Allgöwer, Leiter Kaufmännische Anwendungssysteme bei Trumpf. Typische Vorgehensweise ist, dass die ausländischen Standorte ihre Eingangsrechnungen gescannt als TIFF-Dokumente auf den zentralen ServerServer nach Deutschland senden, wo dann die weitere Bearbeitung über die FIS/edc-Software startet. Alles zu Server auf CIO.de

Resultat: Trumpf konnte durch die Einführung der Lösung seine Dunkelbuchungsquote von 25 auf rund 50 Prozent steigern. Das heißt, dass die Hälfte der bestellbezogenen Eingangsrechnungen nicht mehr angefasst werden muss. Bei jeder solch gebuchten Rechnung spart das Unternehmen zwei Minuten Bearbeitungszeit. "Über die Dunkelquote hinaus muss man aber auch den Gesamtprozess betrachten", erläutert Schwemmle und ergänzt: "Dadurch, dass die Rechnungen früh gescannt werden, haben wir einen vollständigen Überblick, können Skonti bestmöglich ausnutzen und zahlen keine Mahngebühren mehr."

Früher lagen Rechnungen schon einmal mehrere Wochen im Fachbereich - heute können Schwemmle und seine Kollegen im Rechnungseingangsbuch jederzeit sehen, bei wem sich welcher Vorgang befindet und wie der Bearbeitungsstatus ist. Verzögert sich die Freigabe, können sie sofort nachhaken. Die schon früher hohe Skontoausnutzung von rund 94 Prozent konnte Trumpf dadurch nochmals auf 97 Prozent steigern - was im Jahr insgesamt zwischen 90.000 und 120.000 Euro ausmacht. Schwemmle: "Diese Minderausgaben erzielen wir allein dadurch, dass wir den Rechnungsbestand einsehen können und vor dem Zahllauf bei Disponenten und Einkäufern nachfragen können, wie der Stand ist oder warum es hakt. Dies war früher überhaupt nicht möglich, die Rechnung war draußen im Fachbereich und wir hatten keinen Überblick."