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Shared-Desk-App

So verteilt Rehau seine Büroarbeitsplätze

Hans Königes ist Ressortleiter Jobs & Karriere und damit zuständig für alle Themen rund um Arbeitsmarkt, Jobs, Berufe, Gehälter, Personalmanagement, Recruiting sowie Social Media im Berufsleben.
Viele Unternehmen überlegen derzeit, wie sie die Rückkehr ins Büro gestalten können. Rehau hat mit seiner Desk-Management-App eine Antwort gefunden.

Die Situation des vergangenen Jahres wurde schon x-mal erzählt: Viele Mitarbeiter mussten wegen der Pandemie von heute auf morgen im Homeoffice arbeiten. Und das UnternehmenUnternehmen beziehungsweise die firmeninterne IT hatte dafür zu sorgen, dass es - auch zu Hause - nahtlos weitergeht, damit "die Räder nicht stillstehen" - so auch beim Polymerspezialisten RehauRehau in der Nähe von Hof. Top-500-Firmenprofil für Rehau Top-Firmen der Branche Industrie

Rehau bedient sich bei der Desktop-Management-App aktueller Entwicklungen im Cloud-Bereich: Serverless-Computing auf Basis Amazon Web Services, kombiniert mit der Cloud-Datenbank MongoDB Atlas.
Rehau bedient sich bei der Desktop-Management-App aktueller Entwicklungen im Cloud-Bereich: Serverless-Computing auf Basis Amazon Web Services, kombiniert mit der Cloud-Datenbank MongoDB Atlas.
Foto: Wright Studio - shutterstock.com

Konsequenz war und ist, dass sich nun Mitarbeiter und ganze Teams hinsichtlich Mobile Office sowie der Raum- und Schreibtischbelegung im Büro abstimmen und koordinieren müssen. Im Rahmen eines Change-Projektes, das beim Digital Leader Award (DLA) eingereicht wurde, entstand bei Rehau die Idee einer "einfachen und schnellen Desk-Management-Lösung als cloudbasiertes Internet-Projekt", so Alice Lottes, Head of Digital Applications bei der Rehau AG + Co New Ventures. Die App sollte dabei "so einfach wie möglich gestaltet sein, ohne Einstiegshürden oder Stolpersteine", so Digital Managerin Lottes, und einen "echten Mehrwert" im täglichen Arbeiten bieten.

Social Media und mobile Apps als Vorbild

Die Rahmenbedingungen waren dabei schnell gesteckt, wie Kevin Rodd, Entwickler und Digital Expert bei Rehau, berichtet. "Das Tool sollte sich seine Akzeptanz in der Belegschaft selbst schaffen und als unser erstes 'Minimal Lovable Product' (MLP) antreten", so Rodd weiter. Das MLP sollte nicht nur eine Funktion erfüllen, sondern die Nutzer vom ersten Moment an vom Produkt begeistern. Oberflächendesign und Bedienbarkeit wurden daher nicht in der gedanklichen Anlehnung an eine voll integrierte Enterprise-Lösung konzipiert, sondern folgen den Ansätzen moderner Social-Media-Plattformen und mobilen Apps, um die gesamte User Experience des Produktes zu verbessern.

Alice Lottes, Rehau AG: "Die App sollte so einfach wie möglich gestaltet sein, ohne Einstiegshürden oder Stolpersteine."
Alice Lottes, Rehau AG: "Die App sollte so einfach wie möglich gestaltet sein, ohne Einstiegshürden oder Stolpersteine."
Foto: Lottes - REHAU AG

Die Webapplikation bietet sowohl eine Desktop- als auch eine Mobile-Ansicht und ist damit mit nahezu jedem Internet-fähigen Gerät kompatibel. Mitarbeiter können so einfach ihre privaten Geräte, etwa SmartphonesSmartphones nutzen, um Buchungen und Planungen vorzunehmen. "Weiterhin bieten wir mit QR-Codes auf allen verfügbaren Schreibtischen in den Office-Bereichen eine Komfortfunktion, die Reservierungen innerhalb von Sekunden erlaubt - einfach abscannen und buchen", freut sich Entwickler Rodd. Alles zu Smartphones auf CIO.de

"Da die Lösung von vornherein direkt über das Internet für die Belegschaft frei verfügbar sein sollte, war der Technologie-Stack für die Umsetzung schnell definiert", erläutert Lottes. Und Rodd weiter: "Wir bedienen uns dabei aktueller Entwicklungen aus dem Cloud-Bereich: Serverless-Computing auf Basis Amazon Web Services, kombiniert mit der Cloud-Datenbank MongoDB Atlas und bieten dabei Techniken, die nicht nur nahezu wartungsfrei sind, sondern auch je nach Bedarf skalierbar." Das bedeutet, dass Rehau zum einen den administrativen und betriebsbedingten Overhead extrem reduzieren und zum anderen die Kosten gering halten kann, da die Compute-Power je nach Bedarf bereitgestellt und auch nur dann abgerechnet werde.

Agile Softwareentwicklung

Rodd und Lottes geben zu, dass es schon einige Herausforderungen zu meistern galt. "Da unser Projekt erstmals dem agilen Ansatz folgt, wurde hier gänzliches Neuland im Bereich der Softwareentwicklung innerhalb der Unternehmensgruppe betreten." Zudem habe man das Ziel des MLB verfolgt, jedoch gerade in Bezug auf die Feature-Auswahl relativ wenige Entscheidungen fixiert, so dass im späteren Projektverlauf "die eine oder andere Diskussion mehrfach geführt wurde", erinnert sich Rodd.

"Die größte Herausforderung stellte sich uns aber, als wir die Entscheidung zur externen Markteinführung gefällt haben", erzählt Digital Managerin Lottes. Plötzlich waren Themen wie Namensgebung, Brand Building, Marketing, DatenschutzDatenschutz/Recht und Zahlungsabwicklung die Themen mit höchster Priorität - Dinge, die zum einen die Weiterentwicklung teilweise hemmten und zum anderen nicht durch das Kernteam bewältigt werden konnten. Alles zu Datenschutz auf CIO.de

"Summa summarum hätte man diese, für ein Produktionsunternehmen, sehr exotische und disruptive Entwicklung frühzeitig aufgleisen müssen, um Verzögerungen zu vermeiden", lautete eine der wichtigen Erfahrungen. "Nichtsdestotrotz möchten wir auf die gesammelten Erfahrungen nicht verzichten und werden diese in zukünftige digitale Projekte/Produkte immer wieder einfließen lassen", ziehen die beiden Digitalprofis ein positives Feedback dieses gelungenen Innovationsabenteuers.

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