Schwache Online-Kommunikation in den Städten

Laut der Untersuchung werden mehr Akzeptanzprobleme für elektronische Signaturen gesehen, je größer eine Stadt ist. Es zeigt sich, dass Verwaltungen diese Probleme entweder bei Bürgern und der Wirtschaft gleichzeitig wahrnehmen oder bei keinem von beiden. Um sicher zu gehen, sollten Kommunen sich bei der Einführung eines Formularsystems in Verbindung mit einem Signatursystem an praxisbewährten Lösungen orientieren.

Viele der Befragten setzen eigene oder spezielle Lösungen ein. Die Folge ist, dass die Übersicht an eingesetzten Lösungen und Produkten einen fragmentierten Eindruck macht. In den meisten Fällen werden Formulare allerdings als Adobe Acrobat Datei (.pdf) oder mit Form-Solutions bereit gestellt. Am häufigsten wurden Lösungen vom Systemhaus Bol oder eigene Systeme in der Kategorie andere Lösung genannt.

Das größte Ausbaupotenzial des eigenen Serviceangebots sehen die Verwaltungen für die Zielgruppen Wirtschaft (27 Prozent) und Verwaltung (30 Prozent). Die Befragten sind sich einig, dass noch umfassende Entwicklungsmöglichkeiten bei der Integration in Fachverfahren bestehen. Das gilt vor allem in Bezug auf Gewerbe-Angelegenheiten (76 Prozent), das Meldewesen (70 Prozent), Bauverwaltung (68 Prozent), Personenstandswesen (60 Prozent) und Entsorgung (49 Prozent).

Vorteile durch den Einsatz von elektronischen Formularen sehen die Befragten vor allem in der Bürgerorientierung, der Verbesserung von Geschäftsprozessen und Zeitersparnis. Kostensenkungspotenziale stehen weniger im Vordergrund und auch der Bürokratieabbau wird kaum als Vorteil genannt.

An der Studie "Formular-Management in Kommunen" beteiligten sich 37 deutsche Städte.