Healthcare IT

Lean Management mit daten- und rechtssicherem Konzept

Secured EPA Realisierung mit digitaler Signatur

02.03.2006
Rund vier Jahre nach der Fusion des Evangelischen Krankenhauses Bethesda und des Allgemeinen Krankenhauses Bergedorf wurde im Jahr 2004 die Zusammenführung beider Häuser mit der Einweihung eines Neubaus abgeschlossen. Im Fokus stand die Idee, durch den modernen Neubau die Krankenversorgung zu verbessern und die Arbeitswege zu verkürzen. Der Gedanke wurde aber noch weitergedacht. Auch in der Verwaltung sollten Arbeitsprozesse effektiver werden. Man entschied daher, die bislang papierbasierten Patientenakten mittels einem speziellen Scan- und Signiervorgang rechts- und datensicher zu digitalisieren.


Als wesentliche Trümpfe der digitalen Verfügbarkeit von Patientendaten identifizierten die Projektverantwortlichen insbesondere folgende Kriterien:

  • Elektronische Patientenakten können dezentral von überall aus eingesehen und bearbeitet werden. Der Personaleinsatz lässt sich somit straffen, eine zeitgleiche Bearbeitung wird ermöglicht.

  • Ein elektronisches Dokumenten-Archiv kann intern oder extern betrieben werden.

  • Durch Auflösung des Papierarchivs können Kosteneinsparungen realisiert werden.

Beim Neubau wurde deshalb von vorne herein auf die Einplanung von umfangreichen Archivflächen verzichtet. Bei Patientenakten handelt es sich jedoch um geschützte, hochsensible Daten. Zur Auflösung des Papierarchivs musste daher eine Lösung gefunden werden, die den Zustand der elektronischen Daten - auch bei gegebenenfalls später auftretenden juristischen Streitfällen - belastbar dokumentiert, also die Übereinstimmung der elektronischen Patientenakte mit der vormals existierenden Papierakte nachweisbar macht.

In den Verwaltungsvorschriften über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung gibt es bereits einen Paragraphen, der für genau diesen Anwendungsfall eine Lösung explizit vorschreibt (§36 SRVwV). Durch Einsatz digitaler Signaturen beim Scan-Vorgang wird den gesetzlichen Krankenkassen die gesetzeskonforme elektronische Archivierung ohne zusätzliche Papierablage ermöglicht.

Ein analoges Vorgehen zur Digitalisierung von Patientenakten im Krankenhaus lag daher nahe. Indem man auch beim Scannen der Patientenakten qualifizierte Signaturen einsetzt, kann hier das Risiko hinsichtlich unentdeckter Datenmanipulationen minimiert und ein nachweisbar sicheres elektronisches Archiv geschaffen werden.

Mit der AuthentiDate Signatur Technologie, die standardmäßig in die Scan-Software Dicom/Kofax Ascent Capture integriert ist, wurde solch eine Lösung gefunden. Die Digitaliserung der Patientenakten übernahm der Scan-Dienstleister Cocq Datendienst, der bereits für Krankenkassen das Scannen von Papierbelegen mit elektronischen Signaturen durchführt.

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