So automatisieren CIOs Prozesse ganzheitlich

Der richtige Mix aus Business Process Management (BPM) und Robotic Process Automation (RPA) bietet die Chance, Abläufe end-to-end zu automatisieren. Ein Webcast der Computerwoche zeigt, wie das geht.

Stefan Hessenbruch, Director Customer Sussex bei iGrafx, und sein Kollege Jannis Blume, Leiter Marketing bei Servicetrace, erläutern die Vorteile des Duos BPM und RPA. Sie erklären, wie CIOs geeignete Projekte erkennen, bewerten und ausführen. Sie zeigen Einsparpotenzial auf und schätzen ein, wie lang die robotergestützte Automatisierung eines Prozesses dauert. Außerdem geht es in dem Live-Webcast um die Risiken im Zusammenhang mit RPA.

Oliver Janzen von der Computerwoche moderiert den Webcast. Er will zunächst einmal feststellen, wie viele Webcast-Zuschauer RPA bereits in ihrem Unternehmen einsetzen. Insgesamt dreißig Prozent, zeigt eine spontane Umfrage. Fast ebenso viele (27 Prozent) planen den Einsatz. Dabei betrachtet die eine Hälfte der Befragten RPA als Maßnahme der punktuellen Unterstützung, die andere Hälfte als strategisches Werkzeug.

Zur Praxis: "Im ersten Schritt sollten Unternehmen klären, wie die eigenen Prozesse laufen und welche Informationen da dranhängen", sagt Hessenbruch. "Dann muss man sich angucken, wie sich das in der Architektur des Unternehmens darstellt", fügt er an. Dazu gehört auch die Frage, wo es Bots gibt und wer diese verantwortet. "Für Euch ist ein Bot eine Rolle, die den Prozess ausführt?", hakt Moderator Janzen nach. "Ja, und er gehört bei uns zu den Ressourcen", bestätigt Hessenbruch.

Doch wie hängen Business Process Management und Robotic Process Automation nun zusammen? Hessenbruch definiert das Zusammenspiel der beiden Zahnräder so: Zu BPM gehören erstens Prozessdarstellung und Dokumentation der Strategie sowie zweitens Fokussierung auf Abläufe und Strukturen und drittens Suchen und Finden von Verbesserungspotenzial. RPA umfasst den punktuellen Einsatz ohne Konzeptbildung. Bots arbeiten operativ und werden bei einzelnen Abläufen oder in Gesamtprozessen genutzt. So eignen sich Bots etwa sehr gut für das Onboarding neuer Kunden - sie vertippen sich bei der Dateneingabe nicht. Der Kunde wird seine Email bekommen.

An dieser Stelle schaltet sich ein Webcast-Zuschauer ein. "Wird die Identifikation von Verbesserungspotenzial durch Tools automatisch unterstützt?", fragt er. Darauf Hessenbruch: "Eine komplette Automatisierung kann es hier nicht geben. Der Mensch muss mit wachem Auge auf die eigene Landschaft schauen!"

Moderator Janzen wiederum will wissen, wie viele Prozesse man sich typischerweise ansieht. "Die Anzahl ist sehr unterschiedlich. Aber die Kunden wissen meist, wo sie Schmerzen haben", so die Erfahrung von Hessenbruch. Üblicherweise gehe es in Unternehmen "ab 300 Prozesse aufwärts" los.

Acht Phasen im Lebenszyklus eines RPA-Projektes

Noch etwas Theorie: Jannis Blume unterteilt den Lebenszyklus von RPA-Projekt in acht Stufen. Das sind Evaluation, Design, Build, Test, Deployment, Run, Scale und Change. "Da sind unternehmensweit viele Personen involviert", kommentiert er, "die müssen wir auf einer Plattform zusammenbringen und Transparenz herstellen." Ein weiterer Zuschauer erkundigt sich nach der Einschätzung des Kostensenkungspotenzials. Das sei schwierig zu sagen, so die Experten offen, aber es gibt Algorithmen, die das auf Basis von Erfahrungswerten berechnen.

Weitgehend einig sind sich die Webcast-Teilnehmer in einem Punkt: Sechs von zehn erklären, ein Zentralbereich für Prozess-Management solle BPM und RPA treiben - oder die Fachabteilung (30 Prozent der Nennungen).

Hier den Live-Webcast ansehen