So funktioniert das "Büro to go"

Im Rahmen der digitalen Transformation müssen Unternehmen die Forderung nach mehr Agilität und Schnelligkeit ganz konkret an den Arbeitsplätzen umsetzen. Wie Workplace-as-a-Service aussieht, schildert ein Webcast der Computerwoche.

Was umgangssprachlich als "Büro to go" bezeichnet werden kann, ist für IT-Entscheider mit Begriffen wie Cloud, Change und "Future Work" verbunden. Thomas Gierich, Head of international Solution Sales Dynamic Workplace bei T-Systems International, erläutert den Weg dorthin. Fachjournalist Detlef Korus moderiert den Webcast und den anschließenden Chat, bei dem Zuschauer ihre Fragen stellen können.

"Das Geheimnis des Büro-to-go liegt im Workplace as a Service", skizziert Gierich sein Selbstverständnis des Buzzwords. Ganz praktische Frage von Korus: "Und wozu brauchen Unternehmen das?" Darauf nennt Gierich mehrere Punkte: im Rahmen von "Arbeit 4.0" wird sich vieles ändern, etwa im Hinblick auf mehr Freiheit für den Arbeitnehmer bei der Wahl von Arbeitszeit und Arbeitsort. "Das bedeutet mehr Flexibilität für beide Seiten", erklärt der T-Systems-Manager, "Unternehmen können zum Beispiel Mitarbeiter in verschiedenen Zeitzonen erfassen."

Ob das denn in den Unternehmen schon angekommen sei, will Moderator Korus wissen. Wie Gierich beobachtet, verstehen die Unternehmen, dass sie etwas tun müssen, sehen sich aber oft nicht in der Lage, das selbst zu tun. Denn die IT, die die Systeme am Laufen hält, bindet schlicht zu viele Ressourcen.

Ein Vorgehen in fünf Schritten

Eine Herausforderung sieht der Experte darin, zum einen die sogenannten "digital Migrants" (ältere Kollegen, die noch nicht mit Informationstechnologie aufgewachsen sind) und die jungen "digital Natives" gleichermaßen einzubinden. Wer das "Büro-to-go" einführen will, dem rät Gierich zu fünf Schritten:

1. "Verstehen sie die Anforderungen der Geschäftsbereiche": Das ist nur gemeinsam mit den Geschäftsbereichen möglich,

2. "Analysieren sie die Nutzerprofile": Wie arbeiten Mitarbeiter heute und wie werden sie morgen arbeiten,

3. "Analysieren Sie Ihre Anwendungen und Services": Ein Punkt, der sich ganz konkret in der Frage zeigen kann, ob nur eine oder gleich 83 Versionen von Acrobat Reader im Hause vorhanden sind,

4. "Change Management ist Key": Denn viele Mitarbeiter wollen die Komfortzone nicht verlassen. "Man muss sie früh abholen", empfiehlt Gierich,

5. "Smooth Migration statt Big Bang": Der Manager beobachtet, dass viele Firmen denken, sie müssten "jetzt ganz schnell diesen digitalen Arbeitsplatz" einführen. Besser ist es, mit kleinen, ausgewählten Nutzergruppen zu starten und eine Zeit lang hybrid zu fahren. "Teils wird es schon digitale und teils noch klassische Arbeitsplätze geben", erklärt Gierich.

Den Chat nutzen viele Webcast-Zuschauer, um nachzufragen. So will einer wissen: "Mein PC arbeitet heute auch schon digital, oder? Was ist also mit digital gemeint?" Gierich antwortet: "Wir verstehen darunter das Abbilden physikalischer Geschäftsprozesse, die mehr und mehr virtuell verarbeitet werden. Dafür brauchen Sie gegebenenfalls deutlich mehr Funktionalitäten an Ihrem Arbeitsplatz." Als Beispiele dieser zusätzlichen Funktionalitäten nennt er Collaboration, Unified Communications, Online-Chats. Diese sollten immer unabhängig vom Endgerät laufen.

"Ist der Aufwand nicht viel zu groß?"

Eine ganz konkrete Frage hat ein anderer Nutzer: "Unsere IT-Landschaft besteht aus vielen Eigenentwicklungen und ist sehr speziell. Ist da der Aufwand, in die Cloud zu gehen, nicht viel zu groß?" Gierich kennt diese Bedenken: "Das glauben viele Unternehmen". Er fährt fort: "Unserer Erfahrung nach sind sechzig Prozent Standard, dreißig Prozent können einfach angepasst werden, nur bei zehn Prouent wird es schwierig. Eine Analyse hilft, ein realistisches Bild von der eigenen Situation zu bekommen."

Ein weiterer Zuschauer will wissen, wie es denn bei T-Systems selbst aussieht. "Gibt es bei der T-Systems Anforderungen an die Gestaltung von Heimarbeitsplätzen (ähnlich aus der arbeitsstättenverordnung)? Wenn ja, wie wird das realisiert? Kauft jeder Mitarbeiter sein eigenes Mobiliar oder wird zentral beschafft?", fragt er. Darauf schildert Gierich wwei Home-Office-Modelle: "Erstens der Mitarbeiter arbeitet zwingend und ausschließlich von zuhause, dann wird das Equipment vollständig von T-Systems gestellt. Zweitens der Mitarbeiter arbeitet gelegentlich und entscheidet selbst, wann er von zuhause tätig ist. Dann gibt es außer dem Laptop keine weiteren Incentives beziehungsweise Arbeitsmittel."

Hier den Webcast ansehen