5 Tipps
So machen Sie die IT zum Partner in Krisen
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Viele produzierenden Unternehmen spüren die Gefahren des aktuellen Wirtschaftsabschwungs in China, des Chaos rund um den Brexit und die Versuche der EZB durch Quantitative Easing und Negativzinsen die Wirtschaft am Laufen zu halten.
Als im September 2008 die US-Bank Lehman Brothers insolvent wurde, griff die dadurch verursachte Krise über Nacht auf alle Unternehmen in der Welt über. Heute kommt die Krise eher schleichend und nicht von einem Tag auf den anderen. Das macht die Einschätzung der tatsächlichen Auswirkungen und die Frage nach dem Scheitelpunkt ("Wie lange geht das noch so weiter?") umso schwerer.
Die Frage, die man sich in dieser Zeit stellt, ist: Wie schafft man den Spagat aus Kostenbremse und Investitions- und Innovationsdruck?
Für die Antwort sind insbesondere die IT-Abteilungen gefordert. Denn nahezu alle neuen Technologien und Geschäftsmodelle fußen auf dem IT-Fundament. Die folgenden fünf Tipps geben Ihnen als CIO und IT-Leiter einen strategischen Leitfaden, um Ihrem Unternehmen auch künftig zu helfen, den Spagat zwischen Sparen und Investieren zu meistern.
Tipp 1: Zukunftsfähigkeit strategisch sicherstellen
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Zunächst gilt es, die für das Unternehmen strategisch wichtigen Projekte zu identifizieren. Dabei kann ein Portfolio-Management helfen. In einem solchen Portfolio können die strategisch wichtigen Projekte sofort erkannt werden. Diskutieren Sie dieses Portfolio mit Ihrem Vorgesetzten, Ihrem IT-Leitungskreis und idealerweise auch mit der Geschäftsleitung. Seien Sie konsequent und streichen Sie alle strategisch nicht sinnvollen Projekte. So leisten Sie in der IT einen wertvollen Beitrag zur notwendigen Sparrunde in der Krise und haben selbst einen Vorteil: Ihre IT-Mitarbeiter haben wieder mehr Ressourcen frei (siehe dazu Tipp 4).
Darüber hinaus schafft die Diskussion eines solchen IT-Portfolios sehr viel Transparenz und damit Sicherheit im Management. Gerade in Krisenzeiten ist es wichtig, dass die Geschäftsleitung weiß, dass sie sich auf die IT verlassen kann und nur an den wirklich strategisch wichtigen Themen gearbeitet wird.
Tipp 2: Runder Tisch mit den IT-Lieferanten
Setzen Sie sich mit Ihren IT-Dienstleistern an einen Tisch. Das Ziel dabei sollte sein, gemeinsam gut durch die Krise zu kommen indem laufende Verträge angepasst werden. Partnerschaft heißt, auch in Krisenzeiten an einem Strang zu ziehen. Bitten Sie daher Ihre IT-Dienstleister um (temporäre) Kostenreduktionen. Binden Sie einen guten Einkäufer oder Ihren Vorgesetzten in die Gespräche ein, um damit den Handlungsdruck klarzumachen.
Wenn Ihr IT-Lieferant eine strategisch langfristige Zusammenarbeit wünscht, dann können Sie auch in Krisenzeiten über alles reden. Darüber hinaus sollte Ihr IT-Controller Budgetszenarien erarbeiten, die auf den in Tipp 1 genannten strategisch wichtigen IT-Projekten aufbauen. Eine rollierende Planung hilft dabei, die Kostenseite transparent zu gestalten. Auch die möglichen Einsparpotenziale bei externen Lieferanten sollten vor den Gesprächen mit den IT-Dienstleistern klar sein.
Tipp 3: Skalierbarkeit & Flexibilität garantieren
In Krisenzeiten müssen Entscheidungen oft kurzfristig getroffen werden. Für die IT ist es meistens schwer von Heute auf Morgen IT-Systeme zu wechseln, neue Standorte anzubinden oder Systeme einfach abzuschalten. Gerade bei IT-Systemen auf Client/Server-Basis hängt nicht nur viel Arbeit an einem Wechsel. Die Komplexität vieler Schnittstellen macht kurzfristige Maßnahmen oftmals unmöglich.
Der CIO ist daher gut beraten, seine IT-Landschaft so aufzustellen, dass in Krisenzeiten schnell gehandelt werden kann. Moderne Public-Cloud-Systeme können eine Lösung sein. Denn hier kann per Knopfdruck schnell skaliert werden: Es werden Funktionen oder ganze End-to-End-Prozesse hinzugekauft oder wieder abgeschaltet. Das hilft dem Unternehmen in der Rezession atmen zu können.
Tipp 4: Freie Kapazitäten zur Modernisierung nutzen
Strategisch wichtige Projekte für den erfolgreichen Restart nach der Krise sollten nicht gestoppt werden (siehe Tipp 1). Trotzdem wird es in der Krise so sein, dass viele Kleinprojekte verschoben oder sogar komplett abgesagt werden. Der Vorteil dabei ist, dass Kapazitäten frei werden.
Diese Mitarbeiter können genutzt werden für die Modernisierung der IT. Es gibt vermutlich in jeder IT-Abteilung einige Themen, die der CIO schon lange angehen wollte. Es war nie die Zeit dafür und vor allem: Die dazu notwendigen Mitarbeiter waren immer in anderen Projekten vergeben.
Das Budget ist in Krisenzeiten zwar knapp, aber viele nützliche Dinge brauchen einfach nur Köpfchen. So können zum Beispiel mit Minimalinvestitionen in Raspberry Pi oder Open-Source-Software schon viele Dinge bewegt werden. Nützliche, kleine Tools, die das Leben in den Fachbereichen oder der IT leichter machen, können das Ansehen der IT auch in Krisenzeiten richtig nach vorne katapultieren.
Tipp 5: Kommunikation
Krise bedeutet immer auch Unsicherheit. Auch wenn der IT als einer der wenigen Abteilungen ein immer größerer Stellenwert beigemessen wird, haben einige IT-Mitarbeiter in Wirtschaftsabschwüngen ebenfalls ein mulmiges Gefühl.
Der CIO ist in Krisenzeiten daher auch Change Leader. Kommunikation ist ein wesentliches Element. Vergessen Sie nicht alle Stakeholder einzubeziehen. Dazu gehört auch und vor allem der Betriebsrat sowie die wesentlichen Key User aus den Fachbereichen.
Holen Sie alle ab. Erklären Sie, warum einige Projekte weiterlaufen und andere hingegen gestoppt werden müssen. Zeigen Sie den Mehrwert und Nutzen Ihrer Aktivitäten für das Unternehmen.
Wichtig ist, dass Sie bei allen Entscheidungen die Rückendeckung der Geschäftsleitung haben. Hier ist ein enger Schulterschluss bei allen Überlegungen nötig. Kurze, aber intensive Workshops mit der Geschäftsleitung zur Erläuterung der Maßnahmen in der IT und das Abholen der Meinungen und Entscheidungen aus diesem Kreis sind das Fundament für Ihre erfolgreiche Krisenarbeit.
- Der Sportdirektor eines Vereins
Der Sportdirektor eines Vereins stellt den Kader zusammen und gestaltet die Spiel- und Terminpläne für Wettkämpfe und Trainings. Er instruiert Talentscouts, kauft Spieler ein und stellt Bewegungsfreiheit für erforderliche Transfers sicher. Sein Ziel: Menschen zu finden und zu binden, die die Weiterentwicklung des Unternehmens konstant antreiben. Er erweitert die Suchkriterien für die Rekrutierung, stellt Mitarbeiter mit verschiedensten Hintergründen ein und ermöglicht Familien- und altersgerechte Arbeitszeitmodelle. - Führung in der Digitalisierung
Die Studie "Die Haltung entscheidet. Neue Führungspraxis für die digitale Welt" stammt von LEAD (Mercator Capacity Building Center for Leadership & Advocacy) in Kooperation mit der Unternehmensberatung Company Companions sowie der School of Public Policy (Central European University, Budapest) und dem Center for Leadership and Values in Society (Universität St. Gallen). Die Autoren empfehlen acht Rollen als Orientierungshilfen. - Die Landschaftsgärtnerin
Die Landschaftsgärtnerin gestaltet und pflegt Grünanlagen. Sie versteht das gesamte Ökosystem und weiß, wann welche Pflanzen im Jahreszeitenwechsel an welcher Stelle ihre Wirkung entfalten und wie alles zusammenspielt. Ihr Ziel: Das Unternehmen langfristig auf zustellen, wenn Krise und Veränderung zum Normalfall geworden sind. Sie ermöglicht schnelles „Prototyping“, geht unkonventionelle Partnerschaften ein und bricht Silos mittels heterogener, cross-funktionaler Teams auf. - Die Seismologin
Die Seismologin muss wissen, wo die Erde beben könnte. Dafür analysiert sie Daten, registriert feinste Erschütterungen und erkennt Spannungen frühzeitig. Sie erliegt aber nicht der Illusion, die Zukunft genau vorhersagen zu können. Ihr Ziel: Grundlagen für gute Entscheidungen in einer unübersichtlichen Welt zu schaffen. Sie etabliert „Situation Rooms“ zur Entwicklung von Handlungsstrategien, greift über digitale Plattformen auf verborgenes Wissen zu und schult ihre Intuition als zusätzliche "Datenquelle". - Der Zen-Schüler
Der Zen-Schüler ist in Ausbildung und Vorbereitung. Er lernt, reflektiert und prüft sich selbst. Achtsamkeit, Mitgefühl und Offenheit sind seine Tugenden, er pflegt eine disziplinierte (spirituelle) Praxis. Sein Ziel: Das finden, woran er sich festhalten kann, wenn sich alle an ihm festhalten. Er nutzt Coaching- und Mentoring-Programme, schafft physische Räume für den Ausgleich und richtet den Blick nach innen. - Der DJ
Der Discjockey bringt mit seiner Musik die Menschen zum Tanzen. Er setzt einen Rahmen, der motiviert, anregt und gemeinsame Energie erzeugt. Zugleich hat er ein offenes Ohr für Anregungen und sensible Antennen für das richtige Stück im richtigen Moment. Sein Ziel: Eine Kultur der Zugewandtheit zu schaffen – aber mit dem Fokus auf Ergebnisorientierung. Dafür baut er Empathie als Führungskompetenz auf, schafft Räume, in denen Menschen gerne arbeiten, und agiert als Vorbild für Zugewandtheit und Leistungsorientierung. - Die Intendantin eines Theaters
Die Intendantin eines Theaters wählt die Stücke für die Aufführung aus. Sie entwickelt den roten Faden und prägt die gesellschaftliche Wirkungskraft ihres Hauses. Die Künstler und deren Expertise bindet sie dabei ein. Ihr Ziel: in Zeiten großer Unsicherheit und Unplanbarkeit Orientierung zu geben. Über ein „Strategy Board“ schafft sie die Voraussetzung für Richtungsentscheidungen schaffen, erhöht mittels interaktiver Beteiligungsformen die Einigkeit über die Richtung – und hat den Mut zu klaren Ansage in der Krise. - Die Trainerin
Die Trainerin leitet eine Mannschaft taktisch, technisch und konditionell an. Sie bestimmt Trainingsablauf, Mannschaftsaufstellung und Strategie. Sie muss für Misserfolge geradestehen, Erfolge lässt sie ihrem Team. Ihr Ziel: Die Mitarbeiter zu mehr Verantwortungsübernahme zu befähigen. Dafür entwickelt sie über zeitgemäße Lernformate Kompetenzen entwickeln, baut gegenseitiges Vertrauen auf und führt Anreize zur Übernahme von Verantwortung ein. - Der Blogger
Der Blogger kommentiert Geschehnisse – zugespitzt, aufrüttelnd und meist aus einer persönlichen Sichtweise. Er will die Welt verstehen, erklären und übersetzen. Er lebt vom direkten Feedback der Leser. Sein Ziel: Veränderungsbereitschaft in die DNA des Unternehmens zu schreiben. Er kaskadiert die Geschichte der Veränderung in die Firma, moderiert gemeinsame Lernprozesse und gibt sichtbare Veränderungsanstöße.
Bonus-Tipp: Der CIO als Gestalter in der Not
Trotz Krise ist der Innovationsdruck der meisten Unternehmen durch die DigitalisierungDigitalisierung enorm hoch. Gerade in Zeiten des Wirtschaftsabschwungs bedarf es neuer Ideen und Konzepte. Hier kann der CIO zeigen, dass er durch moderne und IT- oder datengetriebene Geschäftsmodelle nicht nur ERP-Dienstleister, sondern auch Stratege ist. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de
So können zum Beispiel die aus der IT bekannten "as-a-Service"-Geschäftsmodelle auch in der produzierenden Industrie eingesetzt werden: Maschinen zum Beispiel müssen nicht mehr teuer bezahlt werden, was den Kunden in der Krise besonders schwer fällt, sondern nur wenn sie genutzt werden - also als "Machine-as-a-Service". Die IT kann hierfür die passende Software anbieten, die automatisch im Hintergrund die Maschinenleistung berechnet und automatisiert in Rechnung stellt. So entsteht Gewinn für die Kunden und Ihr Unternehmen.