Tipps gegen Bürokratie im Unternehmen

Tipp 2: Schaffen Sie das Papier ab

Wenn die DigitalisierungDigitalisierung konsequent betrieben wird, macht sich Papier automatisch überflüssig. Denkt man. Doch das papierlose Büro, das immer wieder beschworen wird, hat sich immer noch nicht durchgesetzt. Trotzdem bin ich optimistisch, dass das in den nächsten Jahren in zunehmendem Tempo geschehen wird. Vielleicht nicht für sensible Dokumente, Alles zu Digitalisierung auf CIO.de

Verträge und ähnliches. Aber für Urlaubslisten oder Bestellprozesse gibt es einfach zu bedienende Software, die das Erfassen, das Archivieren und das Teilen von Daten erleichtert - ganz ohne Papier, sicher gespeichert in der Cloud.

Ein Beispiel ist die digitale Personalakte, die unter anderem auch Zeugnisse erfasst. Oder die digitale Rechnung: Viele Unternehmen verschicken ihre Rechnungen nach wie vor per Post, obwohl die elektronische Rechnung laut einer Studie von Deutsche Bank Research im Schnitt 11,60 Euro spart. Viele Unternehmen verschicken pro Monat hunderte, manche sogar über zehntausend Rechnungen per Post - und verpulvern so eine Menge Geld.

Tipp 3: Schaffen Sie E-Mails ab

Wie bitte? Sie bekommen täglich hunderte E-Mails und können deshalb unmöglich darauf verzichten? Doch, können Sie, gerade deshalb. In der Kommunikation mit anderen Unternehmen wird uns E-Mail sicher noch viele Jahre erhalten bleiben, doch die Mehrzahl der Mails, die täglich das Postfach füllen, sind von Kollegen oder Partnern, mit denen man einfach nur ein paar Worte wechseln möchte. Der Austausch, wie er früher an der Kaffeemaschine stattfand, läuft heute über E-Mail und das macht es aufwändiger bei gleichzeitig geringerem Nutzen.

Ihr Unternehmen sollte deshalb so etwas wie eine virtuelle Kaffeemaschine einführen. Das sind schlanke Kollaborationsplattformen ähnlich wie Facebook oder Whatsapp, über die sich Teams schnell und direkt austauschen können. Dort kann man abteilungs- oder themenspezifische Gruppen anlegen, über die man sich zielgerichteter austauschen kann. Und alles Wissenswerte zu einem Thema ist an einem Platz.

Noch besser ist nur dieser Tipp: Ersetzen Sie die alte Filterkaffeemaschine durch eine neue Espressomaschine (mit kostenlosem Kaffee) und freuen Sie sich über den wachsenden Austausch unter den Kollegen.