Sparen durch Dienstleister und IT-Einsatz
TK-Kosten in den Griff bekommen
Hauptsäulen des Modells sind die tiefgehende Analyse der Kosten, der Einsatz von IT-Lösungen, konsequente Umstellung auf elektronische Rechnungstellung und die Inanspruchnahme externer Spezialisten.
Im Einzelnen gliedert sich das Modell in fünf Phasen:
1. Überwachen: Zuerst sollten die Firmen auf elektronische Rechnungstellung umstellen. Spezielle Anwendungen können die Daten hinsichtlich ihrer Konsistenz überprüfen und in interne Systeme einspielen. Sie prüfen, ob die in Rechnung gestellten Leistungen überhaupt durch bestehende Verträge abgedeckt sind und bereiten die Daten für eine spätere Analyse auf. Die Validierung der Daten sollte dabei monatlich erfolgen, so die Empfehlung von Aberdeen. Weil die Auseinandersetzung mit dem TK-Dienstleister wegen möglicher Fehler oft sehr aufwendig sein kann, sollten Unternehmen auch die Dienste spezialisierter Anbieter in Betracht ziehen. Sie übernehmen die Kontrolle der Rechnungen und wickeln anschließend auch die Korrektur und eventuelle Gutschriften mit dem TK-Anbieter ab.
2. Bezahlen: Je nachdem, wie stark externe Dienstleister involviert sind, können Betriebe die Zahlung der TK-Rechnung nach einer internen Kontrolle anweisen oder die Abwicklung komplett nach außen vergeben. Sie erhalten dann nur noch eine Rechnung des Dienstleisters, der die gesamte Rechnungstellung alleine mit dem TK-Anbieter abwickelt. Ein weiterer Weg um Kosten zu sparen, ist die Zuordnung der TK-Ausgaben in den Unternehmen bis auf die Abteilungsebene herab. Die Mitarbeiter werden über die finanziellen Folgen ihres TK-Konsums direkt informiert – und können so bei den TK-Ausgaben sparen. Ein weitergehender Vorschlag: Den Abteilungen wird ein TK-Budget zugeteilt, mit dem sie selber haushalten müssen.
3. Analyse: Erst nachdem Unternehmen sichergestellt haben, dass das TK-Rechnungsaufkommen richtig erfasst und bearbeitet wird, sollten sie sich an die Analyse der Ausgaben machen. Auch hier empfiehlt Aberdeen den Einsatz automatisierter IT-Lösungen. Sie überwachen die Qualität und den Preis der abgerufenen TK-Dienste und weisen auf Fehler hin. Die Applikationen sollten auch die Aggregation der Daten ermöglichen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.