Hybride Arbeitsmodelle

Wie die Einführung agiler Arbeitsweisen im Unternehmen gelingt

08.11.2021
Anzeige  Agiles Projektmanagement hat sich zu einem Zauberwort in der modernen Arbeitswelt entwickelt. Doch was sollten Unternehmen bei der Einführung beachten?
Intelligente Kollaborations-Tools verbessern das Aufgaben- und Projektmanagement
Intelligente Kollaborations-Tools verbessern das Aufgaben- und Projektmanagement
Foto: MeisterLabs

Im Team "agiler" werden, haben sich Millionen von Unternehmen weltweit auf die Agenda gesetzt. Denn dies steht für schnellere, fokussiertere Workflows, effektivere Zusammenarbeit und - der wichtigste Punkt - die Möglichkeit, auf wechselnde Wünsche von Kund:innen rasch zu reagieren, um am Markt konkurrenzfähig zu bleiben. Die praktische Umsetzung ist jedoch gar nicht so leicht, auch aufgrund von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien.

Denn für eine stetig wachsende Anzahl von Firmen ist der Serverstandort Deutschland hochrelevant, damit ein web- oder cloudbasiertes Tool genutzt werden kann. Task-Management-Tools wie MeisterTask können Unternehmen nicht nur in puncto agile Workflows helfen, sondern erfüllen wesentliche Kriterien der Datensicherheit: Hochsensible Informationen können in der Lösung problemlos mit Datenschutz "made in Germany" ausgetauscht werden.

Wenn es nun an die praktische Einführung von agilen Prozessen im Unternehmensumfeld geht: Was sollten Firmen beachten? Und wo startet man bei dem Thema "Agilität"?

Smarte Kollaborations-Tools sorgen für bessere Workflows

Um mehr Agilität ins Unternehmen zu bringen, sollten Teamleiter:innen und Projektverantwortliche die täglichen Aufgaben ihrer Teams einer grundlegenden Analyse unterziehen. So eine genauere Betrachtung von Workflows und den Arbeitsprozessen ist sehr aufschlussreich, da sie zeigt, wo Zeit verschwendet wird. Schließlich sind nicht alle Meetings unbedingt notwendig und lassen sich problemlos durch einen Task Manager ersetzen.

Einige zentrale Fragestellungen bei solch einer Analyse sind dabei etwa: Wieviel Zeit verwenden die Mitarbeitenden täglich mit E-Mails? Wie viele Stunden werden in Meetings, virtuell oder im Büro, verschwendet? Und welche grundlegenden Herausforderungen bestehen bei der Zusammenarbeit? Fakt ist nämlich, dass sich die Abstimmung und die Teamarbeit in Zeiten von hybriden Arbeitsmodellen verändert haben. "Mit dem bloßen Angebot, vermehrt E-Mails zu schreiben und mehr Video-Calls zur Abstimmung aufzusetzen, ist es noch nicht getan.

Smarte Lösungen für das Aufgaben- und Projektmanagement helfen enorm, aber die Mitarbeitenden müssen diese auch wirklich in ihre tägliche Arbeit integrieren", weiß Michael Hollauf, Mitgründer und CEO von Meister. "Für eine reibungslose Implementierung muss ein Kollaborations-Tool übersichtlich gestaltet und selbsterklärend sein, darauf haben wir bei MeisterTask Wert gelegt. Andernfalls bietet die Software für Anwender:innen keinen Mehrwert, und die digitale Alternative wird im Unternehmen nicht angenommen."

MeisterTask senkt die Anzahl von E-Mails und Meetings
MeisterTask senkt die Anzahl von E-Mails und Meetings
Foto: MeisterLabs

Die Methodik – mit Kanban zum Erfolg

Im Zentrum des agilen Arbeitens steht die visuelle Darstellung von Arbeitsabläufen, denn dank dieser lassen sich Engpässe und Verzögerungen frühzeitig erkennen. Kanban-Boards ermöglichen genau dies und spielen daher auch bei MeisterTask eine zentrale Rolle. Das Kollaborations-Tool ermöglicht Nutzer:innen beispielsweise, dass Aufgaben logisch strukturiert werden und sie wichtige Informationen und Updates enthalten.

Die Aufgaben eines Teilprojekts werden beispielsweise in die Spalten "Geplant", "In Arbeit" und "Erledigt" auf dem Kanban-Board eingeteilt. Die einzelnen Aufgaben werden je nach Fortschritt von einer Spalte in die nächste verschoben. Dadurch behält nicht nur eine einzelne Person, sondern das gesamte Team den Überblick über den Projektfortschritt. Sie bekommen damit einen besseren Überblick über persönliche Aufgaben und Teamprojekte, was eine einfachere Priorisierung ermöglicht. Zudem wird die Kommunikation innerhalb eines Teams transparenter und effizienter. Oder anders gesagt: Durch diesen umfassenderen Überblick wird die Produktivität von Teams gesteigert.

Weitere Vorteile des MeisterTask Kanban-Boards sind:

  • Flexible und anpassbare Workflows – Projekte können mit einer unbegrenzten Anzahl an Spalten aufgesetzt werden. Alle Spalten sind individuell anpassbar, sodass sie dem jeweiligen Workflow optimal entsprechen und jeder Mitarbeitende weiß, wo sich eine Aufgabe in diesem befindet.

  • Übersichtlich, transparent und an einem Ort – Die Kommunikation zu einer Aufgabe findet direkt im Tool statt und erleichtert die digitale Zusammenarbeit. Ganz ohne E-Mail-Flut und immer am Punkt, sodass alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden bleiben – egal an welchem Ort sie sich befinden.

  • Effizientes Delegieren und immer up to date – Aufgaben lassen sich schnell und einfach delegieren, indem man diese Teammitgliedern zuweisen kann. Sie erhalten in Echtzeit Benachrichtigungen über alle Updates. So sind immer alle auf dem neuesten Stand.

Eine intuitive Benutzeroberfläche und das funktionale Design von MeisterTask macht die Zusammenarbeit effizienter
Eine intuitive Benutzeroberfläche und das funktionale Design von MeisterTask macht die Zusammenarbeit effizienter
Foto: MeisterLabs

Fallstricken vorbeugen

Eine Schwachstelle von Kanban-Boards ist allerdings, dass alle Aufgaben gleichwertig erscheinen. Bei den zwei zentralen Grundwerten des agilen Arbeitens, dem Einhalten von Deadlines und dem Zufriedenstellen von Bedürfnissen der Kund:innen, brauchen Projektverantwortliche oft einen genaueren Einblick, wie lange einzelne Aufgaben dauern.

MeisterTask löst diese Herausforderung mit der Funktion "Zeitleiste", die Projekte in einem Gantt-Diagramm darstellt. Das heißt: Projektmanager:innen sehen das Start- und Enddatum jeder Aufgabe, den entsprechenden Owner und den Status. Diese hilfreichen Zusatzinfos zeigen, welche To-dos wann erledigt werden, und ergänzen die Kanban-Darstellung optimal.

Zudem empfehlen Agilitätsexpert:innen sogenannte WIP-Limits (Work-in-Progress-Limits), die auch in MeisterTask zu finden sind. WIP-Limits dienen als Stoppschild: Kein Projekt kann effizient abgewickelt werden, wenn sich Aufgaben an einer bestimmten Stelle stauen. Sprints helfen zwar, das Arbeitspensum in überschaubare Pakete aufzuteilen, trotzdem braucht es klare Grenzen bei der Aufgabenanzahl, die ein Projektteam bearbeitet, um den Prozess schlank zu halten.

Damit können Projektverantwortliche eine maximale Anzahl an Projekten pro Spalte definieren und so sicherstellen, dass Teams nicht durch einen unrealistischen Workload überlastet werden. Wird das WIP-Limit überschritten, zeigt MeisterTask dies durch ein Warndreieck in der Spalte an - das Team weiß Bescheid, und Projektmanager:innen können die Zeitpläne oder Ressourcen anpassen.

Agilität und zufriedenere Mitarbeiter:innen dank digitaler Lösungen

Kollaborations-Tools können zur Effizienzsteigerung und einfacheren und agileren Prozessen beitragen. Gerade für die Arbeit aus dem Homeoffice sind digitale Tools unerlässlich, da der tägliche persönliche Austausch im Büro wegfällt, der viele Fragen zum Projektstatus, Deadlines oder ähnliches sonst schnell beantwortet. Somit haben Lösungen wie MeisterTask auch einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen.

MeisterTask ist ein webbbasiertes Task-Management-Tool für Teams, in dem sich alle Aufgaben unterschiedlichen Projekten und einzelnen Kollegen zuordnen lassen, und sich so perfekt dem individuellen Workflow anpassen. Mithilfe von Automation in MeisterTask beschleunigen Unternehmen jeder Branche und Größe ihre Kommunikation und internen Prozesse. Eine intuitive Benutzeroberfläche und das funktionale Design des Tools sorgen dafür, dass die Zusammenarbeit in MeisterTask effizienter ist. MeisterTask befähigt so Firmen in ihrer digitalen Transformation, trägt zur Prozessoptimierung, einer gesteigerten Zufriedenheit der Mitarbeiter und zu einem papierlosen, zeitgemäßen Arbeiten bei.

Klicken Sie hier, um Kontakt mit unserem Vertriebsteam aufzunehemen und Ihre Fragen zu stellen.

Erfahren Sie hier mehr über die digitalen Lösungen von MeisterTask

Zur Startseite