Wie Sie das passende E-Mail-Archiv finden

Drohender Informationsverlust

Nachteile dieses Ansatzes sind, dass weiterhin viele Elemente im Postkorb verbleiben (Übersichtlichkeit) und bei der alleinigen Archivierung der Anhänge ein Informationsverlust droht, da die Inhalte des Mailbodys nicht abgesichert werden. Es gibt daher in Produkten die Möglichkeit, ein mehrstufiges, regelgesteuertes Verfahren anzuwenden: Zuerst werden die E-Mails in den Postkorb zugestellt (und eventuell eine Kopie in das Compliance-Archiv geschrieben), dann die Anhänge oder die komplette E-Mail herausgelöst und durch Referenzen ersetzt und schließlich die Elemente im Posteingang des Anwenders gelöscht. Als Regeln können Zeitintervalle (beispielsweise Eingangsdatum der E-Mail), Größenbeschränkungen oder das manuelle Verschieben der Elemente in bestimmte Ordner des Posteingangs dienen.

E-Mails indexieren

E-Mails müssen verschlagwortet werden, da die notwendigen Informationen in den verschiedenen Bestandteilen der Nachricht (Betreff, Body, Anhang) verteilt sein können und eine übergeordnete Klassifikation fehlt. Bei der Indexierung der E-Mail-Inhalte gibt es verschiedene Verfahren: zum einen lassen sich die bestehenden Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Versanddatum etc.) auslesen und in festgelegte Indexierungsfelder übernehmen. Diesen Ansatz unterstützen alle getesteten Archivierungssysteme. Des Weiteren kann man bei der manuellen Archivierung die Ablagestruktur nutzen, um anhand des Ablageordners Metadaten auf die eingestellten E-Mails zu vererben. Dabei lassen sich beispielsweise Projektnummern automatisch auf die einzelnen E-Mails übertragen.

Ferner ist es möglich, den Volltext der gesamten E-Mail zu indizieren. Dieser steht dann entweder für eine Inhaltssuche zur Verfügung oder lässt sich mit regelbasierten Verfahren weiter auswerten. Eine mathematische Inhaltsanalyse oder ein Abgleich mit Referenzwerten können so eine Posteingangsverteilung und eine damit verbundene Verschlagwortung gestatten. Eine weitere Option ist der Abgleich mit Fremdsystemen (ERPERP, CRMCRM), um eine E-Mail einem bestimmten Kontext zuzuordnen. Ein Beispiel hierfür ist das optionale Modul "Intelligent Context Control" der Firma SER. Wer trotz aller automatischen Verfahren eine genauere Indexierung braucht, dem bleibt auch in den Archivlösungen immer noch die manuelle Verschlagwortung, bei der der Anwender aus Auswahllisten die zutreffenden Werte auswählen kann. Alles zu CRM auf CIO.de Alles zu ERP auf CIO.de