BA schließt SAP-Großprojekt ab

Die Bundesagentur für Arbeit (BA) hat zum Jahreswechsel 2010/2011 die Erneuerung ihrer internen IT-Plattform abgeschlossen. Mit der Einführung des einheitlichen Ressourcenplanungssystems auf Basis von SAP ERP wurden insgesamt 48 technisch veraltete IT-Fachverfahren in den Bereichen Personal und Finanzen abgelöst. Über die SAP-Standardsoftware werden nun neben vielen Personalfachverfahren das gesamte Rechnungswesen wie auch die Auszahlungen des Arbeitslosengeldes I und II sowie des Kindergeldes abgewickelt. Unsere Schwesterpublikation CIO.de sprach mit Herbert Pick, Gesamtprojektverantwortlicher Enterprise Resource Planning (ERP) bei der Bundesagentur für Arbeit.

CIO.de: Was war der Anlass für das Projekt?

Herbert Pick: Die Bundesagentur für Arbeit hatte in der Vergangenheit, wie viele andere in der freien Wirtschaft auch, historisch gewachsene Applikationen: Applikations-Silos, die isoliert voneinander entwickelt wurden und die erneuert werden mussten. Das waren teilweise Siemens BS 2000- Applikationen, in Assembler und Cobol programmiert, Programmiersprachen welche man im Bereich der Anwendungsentwicklung heute nur noch eingeschränkt verwendet.

Wir hatten teilweise redundante Datenbestände, viele Daten mussten durch unsere Mitarbeiter teilweise mehrfach erfasst werden. Diese Entwicklung, die zu Redundanz und unscharfen Prozessen geführt hat, wollten wir korrigieren, indem wir für die Bereiche Personal und Finanzen eine einheitliche, homogene Datenbank zur Verfügung stellen. So wollten wir die alten Strukturen eliminieren. Auslöser für das Projekt waren also unsere überalterten IT-Strukturen, die viele Nachteile hatten: Viele Schnittstellen, viele Einzelapplikationen, viel Redundanz-Erfassung und am Ende auch eine schlechte Auswertungsqualität.

CIO.de: Haben Sie eine Ausschreibung gemacht? War am Anfang schon klar, dass Sie SAP haben wollten?

Pick: Wir haben 2007 europaweit und produktneutral ausgeschrieben, es gab keine Vorfestlegung auf SAP oder andere. Uns hat mit Stolz erfüllt, dass wir das Vergabeerfahren in zwölf Monaten abschließen konnten. Andere Behörden haben in vergleichbaren Vergabeverfahren drei und mehr Jahre verhandelt. Wir haben im August 2008 der SAP AG, die nach Vergaberecht das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat, den Zuschlag gegeben. SAP war für das Projekt sowohl Softwarelieferant wie auch Generalunternehmer.

Mit SAP haben wir einen Systemvertrag abgeschlossen, keinen Werk- oder Dienstleistungsvertrag. Der Vertrag umfasste drei Komponenten: Die Softwarelizenzen, die Implementierung und das Customizing sowie für die Anfangszeit den Betrieb des Rechenzentrums. Da wir in der BA nicht über SAP-Expertise verfügen, haben wir mit SAP vereinbart, während der Projektlaufzeit, den gesamten Aufbau der Hard- und Software unterstützend zu begleiten und auch die ersten Projektteile produktiv für uns zu betreiben. Unsere Mitarbeiter haben dann parallel den Know-how-Aufbau gestaltet.