Wenn Sie vorher noch nie mit Google Docs gearbeitet haben, ist jetzt ein guter Zeitpunkt für den Einstieg. Das Office-Paket, das komplett im Browserfenster funktioniert, hat sich langsam aber stetig zu einer Sammlung professioneller, kostenloser Office-Tools entwickelt. Im Gegensatz zu Office-Desktop-Software wie Microsoft Office, das nahezu jährlich große Updates erfährt, ist Google Docs eine Dauerbaustelle. Google führt immer mal wieder neue Funktionen ein und mehr und mehr Add-ons erblicken das Tageslicht.
Wir haben uns näher mit Google Docs und seinen zahlreichen Funktionen befasst und insgesamt 21 wertvolle Tricks aufgestöbert, mit denen Sie mehr aus Googles Office herausholen. Dafür gilt es, weniger offensichtliche Funktionen im Word-Editor, dem Excel-Editor und der Präsentationssoftware zu entdecken und zu nutzen. Sogar ein paar Tipps für Googlemail selbst haben wir für Sie zussamengetragen. Sie möchten Fotos innerhalb eines Textes verschieben? Oder in einer Tabelle mit verschiedenen Währungen rechnen? Kein Problem.
Bevor Sie loslegen aber noch ein Hinweis: bedenken Sie, dass Google Docs am besten mit Googles eigenem Browser Chrome oder Mozillas Firefox funktioniert. In Microsofts Internet Explorer hingegen ist die Funktionalität der Software leicht eingeschränkt.
Offline-Backup durchführen und Web-Formulare erstellen
1. Mails und Tabellen gleichzeitig durchsuchen
Wäre es nicht toll, wenn Sie sowohl Ihr Googlemail-Postfach als auch Ihre Google-Docs-Dokumente gleichzeitig durchsuchen könnten? Zum Glück hat sich Google Labs das gleiche gedacht und eine Möglichkeit gefunden, genau das zu bewerkstelligen. Klicken Sie auf der Googlemail-Startseite am oberen rechten Bildschirmrand auf Einstellungen und dann auf den Link "Labs". Scrollen Sie nun so weit herunter, bis Sie den Eintrag "Google Apps-Suche" finden und aktivieren Sie ihn. Klicken Sie anschließend unten auf Änderungen speichern. Von jetzt an wird jede Suche, die Sie unter Googlemail ausführen, auch Ihre Dokumente durchsuchen - die Suchergebnisse der Dokumente stehen dann nach den Mail-Suchergebnissen.
2. Mit mehr als einer Währung rechnen
Um die Standard-Währung für eine Tabelle festzulegen, klicken Sie in der Tabelle auf Datei und Tabelleneinstellungen. Ändern Sie das Gebietsschema auf das passende Land - wählen Sie zum Beispiel die USA, um den Dollar als Standard-Währung festzulegen. Unabhängig von der Basis-Währung, die Sie festlegen, können Sie einzelne Zeilen in der Tabelle auch markieren und in eine andere Währung formatieren. Markieren Sie dazu die gewünschten Zellen mit der linken Maustaste und klicken Sie in der Leiste oben auf den "Mehr Formate"-Button - er ist mit einer 123 gekennzeichnet. Fahren Sie dann mit dem Mauszeiger über "Weitere Währungen" und wählen Sie die passende aus.
3. Zeichnungen in Präsentationen erstellen
Wenn Sie eine Präsentation erstellen, müssen Sie nicht zwingend zum Zeichnen-Programm wechseln, um eine Skizze einzufügen. Klicken Sie stattdessen oben auf "Einfügen" und dann auf "Zeichnen". Damit öffnen Sie die Skizzen-Oberfläche in einem neuen Fenster, in der Sie einfache Entwürfe anfertigen können. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern & Schließen", um Ihre Zeichnung der Präsentation hinzuzufügen. Sie können Sie nun noch an die richtige Position schieben und ihre Größe anpassen.
4. Bilder im Text fixieren
Standardmäßig platziert Google Docs Bilder in Word-Dokumenten so, dass sie sich mit dem Text bewegen. Dieser Vorgang wird auch als Inline-Positionierung bezeichnet. Manchmal ist diese Funktion aber unerwünscht. Um ein Bild deshalb an seiner Position zu fixieren, ziehen Sie es an die gewünschte Stelle, rechtsklicken Sie auf das Bild und wählen Sie unten "Fixieren". Jetzt bewegt sich das Bild nur noch, wenn Sie es selbst von A nach B schieben, während der Text um das Bild herumläuft.
5. Schnelles Offline-Backup durchführen
Wenn Sie alle Ihre Google-Docs-Dokumente auf Ihrer Festplatte sichern wollen, fahren Sie mit der Maus über eine beliebige Datei in der Liste der Google-Docs-Files. Klicken Sie dann rechts auf Aktionen und wählen Sie "Download" im aufpoppenden Menü. Im neuen Fenster wechseln Sie oben auf den Reiter "Alle Dokumente". Nun sehen Sie die Anzahl der verschiedenen Dokumente-Typen, die Sie herunterladen können. Sind Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden, klicken Sie unten auf den "Download"-Button. Die Dateien werden dann in einem .zip-File heruntergeladen.
6. Web-Formulare erstellen
Manchmal geht es darum, Daten von Mitarbeitern oder Kunden zu sammeln und zusammenzutragen. Formulare bieten eine gute Möglichkeit, das schnell und sicher zu erledigen; denn sie verfügen über einfache Fragebögen mit Mehrfachantworten, die Sie an ausgewählte Leute mailen oder auf Webseiten einbinden können. Öffnen Sie zunächst eine neue Tabelle, wählen Sie oben "Formular" und im Dropdown-Menü "Formular erstellen". Im Fenster, das sich nun öffnet, geben Sie Ihre erste Frage im Feld "Titel der Frage" ein. Etwaige Erläuterungen und Hilfestellungen zur Frage tippen Sie in das "Hilfetext"-Feld. Wählen Sie nun noch die Art der Frage aus - also zum Beispiel Multiple Choice, Textfrage oder Auswahlfrage. Wenn Sie numerische Daten benötigen, wählen Sie "Text". Um eine weitere Frage einzufügen, fahren Sie mit dem Mauszeiger über "Beispielfrage 2" und klicken Sie rechts auf das Bleistift-Symbol. Wiederholen Sie dann die oben genannten Schritte. Für mehr als zwei Fragen klicken Sie oben auf "Element hinzufügen".
Sobald Ihre Fragen komplett sind, mailen Sie das Formular an seine bestimmten Empfänger, indem Sie auf "Dieses Formular per E-Mail senden" klicken. Alternativ öffnen Sie die "Weitere Aktionen"-Liste und wählen "in Website/ Blog einbinden", um einen HTML-Code zu erhalten, den Sie in Ihre Webseite einfügen können. Jede Art von Daten, mit denen die Leute Ihre Fragen beantworten, erscheinen am oberen Rand der Tabelle. Sie können Formulare mit dem Formular-Menü innerhalb der Tabelle auch löschen und verwalten.
7. Links einfügen
Die am weitesten verbreitete Art, Links in ein Dokument einzufügen, ist der Klick auf "Einfügen" und "Link" - alternativ das gleichzeitige Drücken von Strg+K. Es gibt aber noch eine andere Möglichkeit; nämlich, einen Kurzlink von der Lesezeichen-Leiste direkt per Drag&Drop in das Link-Feld zu ziehen. Klicken Sie dazu erst wie gewohnt auf "Einfügen" und wählen Sie "Link". In das Feld "Mit welcher URL soll dieser Link verknüpft werden?" ziehen Sie dann einfach den gewünschten Link aus Ihrer Lesezeichenleiste.
Tabellen nach Regeln einfärben & häufige Fehler automatisch korrigieren
8. Mehr Platz zum Arbeiten
Um die Toolbar vom Browser zu lösen und das komplette Browser-Fenster nur zum Tippen und Arbeiten zu benutzen, wählen Sie in einem beliebigen Dokument "Ansicht" und "Steuerelemente ausblenden". Um anschließend zur normalen Ansicht zurückzukehren, drücken Sie einfach auf Escape. Sie können diese Einstellung auch mit dem Vollbild-Modus Ihres Browsers kombinieren. Um den zu aktivieren, drücken Sie in den gängigsten Browsern F11 auf der Tastatur.
9. Vorlagen entdecken
Vielen Leuten ist gar nicht bewusst, dass Googles Text- und Tabellen-Software hunderte von Vorlagen bietet - darunter auch richtig nützliche Vorlagen, zum Beispiel für Steuerabrechnungen und andere spezielle Aufgaben. Um einen Blick in alle vorhandenen Vorlagen zu werfen, klicken Sie auf der Startseite "Neu erstellen" und dann "Aus Vorlage".
10. Dokumenten-Vorschau in Googlemail
Auch in Ihrem Googlemail-Postfach können Sie sich eine Vorschau von einem Dokument anzeigen lassen. Werfen Sie dafür erneut einen Blick in Google Labs unter "Einstellungen" und aktivieren Sie das Add-On "Vorschauen von Google Text & Tabellen in E-Mails". Bestätigen Sie die Änderungen unten mit "Einstellungen speichern".
11. Tabellen mit Regeln einfärben
Abhängig von ihrem Inhalt können Sie einzelne Tabellenzeilen auch einfärben lassen. Um das zu tun, markieren Sie zunächst die Zeilen, die Sie einfärben möchten. Dazu wählen Sie zunächst "Format", dann "Farben ändern mit Regeln". Von der folgenden Dropdown-Liste wählen Sie das Kriterium, nach dem die Zeilen eingefärbt werden sollen. Zum Beispiel die gleiche Farbe für Zeilen mit dem gleichen Text oder einem bestimmten Datum. Nun wählen Sie noch, ob sich bei Anwenden der Regel die Schriftfarbe oder die Hintergrundfarbe der Zeile - oder beides - verändern sollen. Klicken Sie auf "Regeln speichern", wenn Sie fertig sind.
12. Bilder in Dokumente ziehen
Um ein Bild in ein Textdokument einzufügen, klicken und halten Sie das gewünschte Bild - zum Beispiel auf dem Desktop oder in einem Ordner auf Ihrer Festplatte - und ziehen Sie es einfach ins geöffnete Browser-Fenster. Diese Funktion funktioniert nur mit Google Chrome und Mozilla Firefox.
13. Typische Schreibfehler korrigieren
Wenn Sie regelmäßig manche Wörter falsch schreiben, können Sie Google Docs dazu bringen, sie zu korrigieren, noch während Sie tippen. Wählen Sie im geöffneten Textdokument "Tools" und "Einstellungen". Im neuen Fenster tippen Sie das zu korrigierende Wort im obersten, freien Feld unter "Ersetzen" ein. Bei "Durch" geben Sie das korrekt geschriebene Wort ein. Klicken Sie auf OK zur Bestätigung.
14. Effektiver suchen
Sie können die Suchfunktion auf der Google-Docs-Startseite verfeinern, indem Sie spezielle Suchbegriffe benutzen, sogenannte Operators. Wenn Sie in das Suchfeld zum Beispiel :spreadsheet zum Suchbegriff eingeben, dann werden Ihnen in den Suchergebnissen nur Resultate aus Tabellen angezeigt. Weitere Beispiele für Operators: "from:" sucht nach empfangenen Mails eines bestimmten Absender; "OR" zwischen zwei Begriffen sucht nach Dokumenten und Mails, die mindestens eines der gesuchten Wörter enthalten; und Anführungszeichen vor und nach dem Suchbegriff sorgen dafür, dass nur Textstellen mit dem exakten Wortlaut in den Suchergebnissen auftauchen.
Webseite mit Google Docs bauen & Lesezeichen einbauen
15. Lesezeichen für lange Dokumente verwenden
Innerhalb eines Textdokuments können Sie Lesezeichen setzen und diese an anderer Stelle mit einem Link verknüpfen, der den Leser direkt zur markierten Textstelle springen lässt. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie ein sehr langes Dokument bearbeiten und die Übersicht nicht verlieren wollen. Um ein Lesezeichen zu setzen, wählen Sie im Textdokument "Einfügen" und dann "Lesezeichen". Um nun einen Link zu diesem Lesezeichen zu setzen, markieren Sie zunächst das Wort oder den Satz, auf das die Leser klicken sollen, um zum Lesezeichen zu gelangen. Drücken Sie dann Strg+K auf Ihrer Tastatur. Wählen Sie im neu geöffneten Fenster links "Lesezeichen" und suchen Sie sich dann aus der Liste das passende Lesezeichen in Ihrem Text heraus. Bestätigen Sie mit OK.
16. Dokumente mit Nicht-Google-Nutzern teilen
Google Docs setzt voll und ganz auf Zusammenarbeit. Sie können deshalb sogar Leuten ohne Google-Konto erlauben, Ihre Dokumente anzusehen und zu bearbeiten. Um ein Dokument mit anderen zu teilen, klicken Sie innerhalb des Dokuments neben dem Dokumentennamen auf das kleine Vorhängeschloss-Symbol. Klicken Sie dann im neuen Fenster auf den Link "Ändern". Wählen Sie nun aus der Liste entweder "Öffentlich im Web" oder "Jeder Nutzer, der über den Link verfügt". Wenn Sie möchten, dass die Betrachter das Dokument auch gleichzeitig verändern dürfen, setzen Sie zusätzlich ein Häkchen bei "Allen Nutzern das Bearbeiten erlauben". Klicken Sie dann auf Speichern. Kopieren Sie den Link nun in eine oder mehr E-Mails an Empfänger, die das Dokument aufrufen und bearbeiten sollen.
17. Mehrere Dokumente mit Sternen versehen
Ein Dokument mit einem Stern zu versehen ist eine gute Möglichkeit, es von anderen Dokumenten in der Liste abzuheben. Auf der Startseite können Sie mit einem einfachen Mausklick Sterne zu einem Dokument hinzufügen. Um gleich mehrere Dateien zu besternen, halten Sie einfach Strg oder Shift gedrückt, während Sie die gewünschten Dokumente markieren. Dann ziehen Sie die gesammelten Dokumente per Drag & Drop auf den obersten, mit einem Stern versehenen Eintrag.
18. Technische Details eines Videos erfahren
Rechtsklicken Sie auf die Thumbnail-Vorschau eines Videos auf der Startseite und wählen Sie "Video Info anzeigen", um technische Details über die Datei herauszufinden, wie zum Beispiel Ihre Auflösung.
19. Mit der Textfunktion Webseiten erstellen
Wenn Sie finden, dass Webseiten- oder HTML-Programme oft etwas zu überladen wirken, können Sie stattdessen auch Googles Textsoftware nutzen, um eine einfache Webseite zu erstellen. Um Bilder einzufügen, klicken und ziehen Sie sie in das Browser-Fenster, wie weiter oben bereits beschrieben. Fügen Sie Links ein, indem Sie den Text oder das Bild markieren und dann Strg+K drücken. Wenn Sie mit dem Erstellen der Webseite fertig sind, klicken Sie auf "Datei", "Herunterladen als" und dann "HTML (ZIP-Format)". Im Zielordner befindet sich dann eine einzelne HTML-Datei, zusammen mit einem Ordner an Support-Dateien. Ändern Sie den Namen des HTML-Files in index.html und laden Sie die Datei, zusammen mit den anderen Dateien im Ordner, in Ihren Web-Space hoch.
20. Skalierbare Bilder speichern
Wenn Sie in der Google Textbearbeitung eine Skizze erstellt haben, die Sie anschließend auch offline verwenden möchten, speichern Sie das Bild unbedingt als SVG-Datei. Klicken Sie dazu auf "Datei", "Herunterladen als" und "SVG". Das kreiert eine skalierbare Datei, also eine Skizze, die Sie im Gegensatz zu JPEG und PNG ohne Qualitätsverlust in der Größe verändern können.
21. Mehrere Konten benutzen
Eine Funktion, die erst kürzlich zu Googlemail hinzugefügt wurde, ist das Wechseln zwischen verschiedenen Google-E-Mail-Adressen ohne lästiges Ein- und Ausloggen. Um diese Funktion zu aktivieren, wählen Sie im oberen rechten Eck auf der Startseite "Einstellungen" und dann "Google Kontoeinstellungen". Auf der folgenden Seite klicken Sie auf den Link "Bearbeiten" neben der Option "Mehrfach-Anmeldung". Setzen Sie nun ein Häkchen bei "An" und bestätigen Sie mit "Speichern". Von jetzt an können Sie zwischen Ihren Konten wechseln, indem Sie im Dropdown-Menü neben Ihrer E-Mail-Adresse das entsprechende Konto auswählen. Bedenken Sie aber, dass Sie maximal drei Konten gleichzeitig führen können.
Leider funktioniert Google Docs im Gegensatz zu Googlemail nicht mit mehreren Konten. Sie bleiben bei Google Docs unter dem Konto eingeloggt, mit dem Sie sich zuerst angemeldet haben, auch wenn Sie das Konto wechseln. Das führt dazu, dass Sie eventuell nicht mehr auf geteilte Dokumente zugreifen können, die für Ihr anderes Konto freigegeben wurden. (PC-Welt)