Allianz-CTO Axel Schell

5 Erfolgsfaktoren, damit Homeoffice gelingt

11.06.2021 von Axel Schell
In einem Gastbeitrag berichtet Axel Schell wie die Allianz Deutschland Homeoffice für 26.000 Mitarbeiter realisiert hat.
Axel Schell, CTO der Allianz Deutschland, gibt Tipps, wie Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice bringen können.
Foto: Allianz Deutschland

Der Kampf gegen Corona geht in die Verlängerung. Und mittlerweile gibt es auch eine Homeoffice-Verordnung. Arbeitgeber müssen ihren Beschäftigten überall dort mobiles Arbeiten anbieten, wo es möglich ist und die Tätigkeiten es zulassen. In der Allianz Deutschland ändert sich durch diese Verordnung für die Mitarbeiter nichts. Sie arbeiten bereits seit März 2020 dauerhaft von zu Hause aus.

Dies ist vom Vorstand ausdrücklich so gewünscht. Je nach aktueller Corona-Lage durften seitdem nur zehn bis 30 Prozent der Kollegen an den Standorten arbeiten. So lassen sich Abstände und Hygienekonzepte im Unternehmen leichter einhalten.

Doch wie kann so eine Umstellung mit all ihren technischen Herausforderungen gelingen? Für die IT der Allianz Deutschland war das mit 26.000 Mitarbeitern und mehr als 8.000 Vertretern eine Herausforderung, die sie gemeistert hat. Damit Homeoffice auch in anderen Unternehmen zum neuen Normal werden kann, gilt es, folgende Faktoren zu beachten:

Erfolgsfaktor 1: Rechtzeitige Vorbereitung

Die Allianz Deutschland hatte beste Startvoraussetzungen, da sie nicht bei null beginnen musste. Betriebsvereinbarungen ermöglichten es bereits seit 2019 jedem Mitarbeiter, 40 bis 49 Prozent der Arbeitszeit im Homeoffice zu verbringen. Neu war allerdings, dies jeden Tag zu tun. Als sich im Winter 2020 abzeichnete, dass eine weltweite Pandemie auf dem Vormarsch ist, leitete die IT umgehend Maßnahmen ein, um flächendeckendes und permanentes Homeoffice zu ermöglichen.

Die Basis, damit Homeoffice funktioniert, bildet der Konsens zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass dies gewünscht ist. Darauf aufbauend ist gute Organisation wichtig.

Erfolgsfaktor 2: Gute Ausstattung mit Hardware

Wer dauerhaft im Homeoffice arbeitet, benötigt eine entsprechende technische Ausstattung - seien es Bildschirme, Tastaturen oder Headsets. Es müssen also Geräte ausgewählt werden, die den Mitarbeitern ermöglichen, effizient und ergonomisch zu arbeiten. Diese Hardware muss in ausreichender Kapazität eingekauft und verteilt werden. Im Frühjahr 2020, zu Beginn der Pandemie, hat die Allianz Deutschland pro Woche bis zu 600 Pakete an die Privatadressen der Mitarbeiter verschickt. Mittlerweile wurden mehr als 11.000 Pakete mit Hardware ausgeliefert.

Erfolgsfaktor 3: Stabile Systeme

Eine wichtige Voraussetzung für den unterbrechungsfreien Wechsel ins Homeoffice war die Cloud-Nutzung. Zudem konnte in Cloud-Umgebungen schnell skaliert werden. Wer seinen Mitarbeiter Homeoffice ermöglichen möchte, sollte daher auf die Cloud setzen.

Damit immer genügend Ressourcen zur Verfügung stehen und die Systeme stabil laufen, sollten die Auslastung und Stabilität der Infrastruktur aktiv überwach und verwaltet werden. Dies erledigt die IT im Hintergrund und unbemerkt von den Mitarbeitern.

Videokonferenzen gehörten bei der Allianz Deutschland auch vor Corona zum Alltag, sowohl im Innen- als auch im Außendienst. Allerdings schoss die Zahl der Online-Meetings während des ersten Lockdowns durch die Decke. Täglich fanden 10.000 Meetings mit einer Gesamtdauer von knapp 400.000 Minuten statt. Verglichen mit Zeiten vor der Pandemie war das knapp das Vierfache. Heute sind wir immer noch bei 6.400 Meetings pro Tag mit rund 292.000 Minuten.

Die besten kostenlosen Tools für Videokonferenzen
Google Meet
Google Meet ermöglicht web-basierte Video- und Telefonkonferenzen. In der ab Mai verfügbaren Gratisversion erlaubt der Dienst Konferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern mit einer Dauer von maximal 60 Minuten - diese Einschränkung tritt aber erst ab Oktober 2020 in Kraft. Wie die meisten Google-Dienste ist Meet für Google Chrome und andere Browser auf Chromium-Basis konzipiert und funktioniert hier ohne Plugins. Daneben sind mobile Anwendungen für Android und iOS verfügbar.
Facebook Messenger Rooms
Mit Messenger Rooms können Nutzer direkt von Messenger oder Facebook aus einen Konferenzraum einrichten und bis zu 20 - später 50 - Teilnehmer zu einem Videotelefonat einladen - auch wenn sie kein Facebook-Konto haben. Eine zeitliche Begrenzung gibt es nicht. Die Teilnahme ist via Smartphone oder PC über den Browser möglich und erfordert laut Facebook keine Downloads. Nutzer der Messenger-App haben allerdings Zugriff auf diverse AR-Effekte (z.B. Hasenohren) und neue KI-gestützte Funktionen wie immersive 360-Grad-Hintergründe und stimmungsvolle Beleuchtung.
Skype
Als wohl bekanntester VoIP-Dienst bietet Sype auch eine Reihe von Video-Chat- sowie Videokonferenz-Funktionen. Skype for Business wurde inzwischen von Microsoft durch die Teams-Plattform ersetzt.
Teams
Der Nachfolger von Lync und Skype for Business ist kein alleinstehendes Produkt, sondern ein Teil der Microsoft Office 365 Suite. Allerdings ist Teams kostenlos verfügbar und eignet sich mit bis zu 300 Mitgliedern für kleine Unternehmen. Auch Gastzugang sowie Einzel- und Gruppen-Videotelefonate, Bildschirmfreigabe sind an Bord.
Google Duo
Google Duo ist als kostenloses Videotelefonie-Tool in erster Linie für Privatanwender konzipiert. Die maximale Anzahl der Teilnehmer wurde in der Android- und iOS-App erst vor kurzem von acht auf zwölf Personen erhöht und soll laut Google weiter steigen. Duo steht als Web-Applikation für PC, Mac und Chromebook sowie als Mobile App für Android- und iOS-Geräte zur Verfügung.
Jitsi Meet
Eine einfach nutzbare Lösung für Videokonferenzen, die aber dennoch viele Funktionen anbietet, ist Jitsi Meet. Die kostenlose Lösung basiert auf dem offenen WebRTC-Standard und kann auf dem PC direkt und ohne Registrierung im Browser (Chrome) genutzt werden. Für Smartphones und Tablets stehen Apps (Android, iOS) bereit.
Whereby
Kostenlos für Videokonferenzen mit bis zu vier Teilnehmern ist der norwegische Dienst Whereby (früher appear.in). . Die Lösung ist WebRTC-basiert, das heißt, die Gäste können sich einfach und ohne Registrierung über den Browser zuschalten. Optional stehen Apps für Android und iOS zur Verfügung.
Tinychat
Nach erfolgter Registrierung bietet das kostenlose Tinychat die Möglichkeit schnell und bequem eine neue Video-Konfernez zu eröffnen. Hierzu muss lediglich einen neuer "Room" erstellt und die generierte URL an die Konferenzteilnehmer verschickt werden.
Lifesize
Lifesize bietet Unternehmen, die von der Coronavirus-Epidemie betroffen sind über einen Zeitraum von sechs Monaten kostenlose Lizenzen an. Meetings und Anrufdauer sind unbegrenzt - dabei steht die Lifesize-Lösung sowohl für Desktops, als auch für Mobilgeräte zur Verfügung.
Zoom
Zoom positioniert sich als einer der führenden Anbieter für Videokonferenzen. Das Tool zeichnet sich in erster Linie durch die einfache Nutzung und ein attraktives Freemium-Angebot aus: Bereits mit der kostenlosen Version sind Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern möglich.
GoToMeeting
LogMeIn hat seine Videokonferenzsoftware GoToMeeting Ende 2019 komplett überarbeitet und neue Funktionen implementiert. Unter anderem funktioniert die Lösung nun im Browser via WebRTC sowie über Desktop- und Mobile-Apps. Die Abopläne beginnen bei 10,75 Euro pro Monat und Host für die Professional-Version.
WebEx
Cisco bietet WebEx im Zuge der Coronavirus-Pandemie bis auf weiteres kostenlos an. Zeitlich unbegrenzte Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern, HD-Video, Audio-Einwahl, persönlicher Konferenzraum, Bildschirmfreigabe auf Desktop- und Mobilgeräten, sowie 1GB Cloud-Speicher und Aufzeichnungen sind inklusive.

Bei einem derart drastischen Anstieg lief anfangs natürlich nicht alles glatt. So gab es beispielsweise Schwierigkeiten bei der Einwahl. Daraufhin teilte die IT im Intranet Tipps und Tricks rund um das Thema Videokonferenzen mit den Kollegen.

Erfolgsfaktor 4: Guter Rat und eine starke Teamleistung

Der menschliche Faktor ist ein wichtiges Element für den gelungenen Umstieg aufs Homeoffice. Weniger technikaffinen Menschen hilft es, wenn ihnen die Kollegen aus der IT mit Rat und Tat zur Seite stehen. In der Anfangsphase hatten die Allianzer viele Fragen zur Hardwarebestellung. Deshalb verdreifachte das Unternehmen kurzerhand die Zahl der Kollegen, die telefonisch zur Verfügung standen. Die technischen Ansprechpartner von Innen- und Außendienst, der Allianz Technology und der IT der Allianz Deutschland arbeiteten sehr gut zusammen, um diese Aufgabe zu stemmen.

Erfolgsfaktor 5: Datenschutz und Informationssicherheit müssen gewährleistet sein

Der Schutz der Kundendaten muss immer an erster Stelle stehen - egal ob im Homeoffice oder im Büro. Es ist unabdingbar, dafür sämtliche technischen Voraussetzungen zu schaffen. Um einen sicheren Zugang von außen zum Allianz-Netzwerk zu ermöglichen, benötigen die Nutzer einen Token. Im Zuge der Corona-Pandemie wurden 4.000 zusätzliche Token ausgegeben.

Damit einher geht, die Mitarbeiter für dieses wichtige Thema zu sensibilisieren und zu schulen. Dort ist Kommunikation alles. Wer das Arbeiten im Homeoffice ermöglicht, der muss auch schriftlich fixieren, welche verbindlichen Regeln zum Datenschutz und zur Informationssicherheit gelten und diese kommunizieren. So darf im Homeoffice zum Beispiel niemand vertrauliche Telefongespräche mithören können und es dürfen keine Dokumente offen herumliegen.

Fazit

Damit Homeoffice gelingt, muss es sowohl eine menschliche als auch eine technische Basis geben. Der Arbeitgeber sollte den Mitarbeitern die Sicherheit geben, dass Arbeiten von zuhause erwünscht ist und im beiderseitigen Interesse liegt. Er muss sie jedoch auch mit der nötigen Technik ausstatten sowie klare und verständliche Rahmenbedingungen schaffen. Zudem gilt es, ausreichend Ansprechpartner zur Verfügung stellen, die bei Fragen mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Natürlich wird nicht alles von der ersten Sekunde an reibungslos funktionieren. Dann heißt es nachzubessern und manchmal geduldig zu sein. Homeoffice soll - so hat es nun auch die Politik vorgegeben - ermöglicht werden, sofern es die Tätigkeiten eines Arbeitnehmers zulassen. In einem Versicherungsunternehmen sind wir in der glücklichen Lage, dass fast jeder seinen Job auch von zu Hause aus erledigen kann. Seit Beginn der Pandemie waren nie mehr als 30 Prozent der Mitarbeiter vor Ort im Unternehmen und dies ausschließlich auf freiwilliger Basis.

Dabei hat sich gezeigt, dass Homeoffice auch in Situationen funktioniert, von denen dies vorher niemand für möglich gehalten hätte. Etwa beim Onboarding von neuen Mitarbeiter oder beim agilen Arbeiten, bei dem stark auf Teamwork gesetzt wird. Jedes Unternehmen sollte die technischen Möglichkeiten wählen und Tools nutzen, die es für seine Branche benötigt. Mit etwas Mut, Geduld und Vertrauen wird der Umstieg aufs Homeoffice gelingen. (jd)