5 Essentials für das IT-Lizenzmanagement

Die Zeiten, in denen IT-Lizenzbestände ohne strukturiertes Management vor sich hin schlummern können, sind vorbei. Die Notwendigkeit, ein strukturiertes und transparentes IT-Lizenzmanagement zu betreiben, betrifft unterschiedlichste Unternehmensbereiche. Dazu zählen unter anderem der Einkauf, Rechtabteilungen und natürlich die IT- Organisation.

Im Einkauf wirkt sich ein Mangel an zentralen Informationsbeständen negativ auf die Verhandlungsposition des Unternehmens aus. So ist es nicht möglich, eine kostenoptimierte Lizenzbeschaffung zu gewährleisten. Beispielsweise kommt es daraus resultierend in internationalen Großunternehmen immer noch vor, dass die gleiche Software für einzelne Landesgesellschaften separat eingekauft wird, anstatt optimale Preise über eine unternehmensweite, zentrale Beschaffung zu realisieren.

M&A-Transaktionen und immer kreativere Lizenzmodelle verändern zudem regelmäßig die Rahmenbedingungen für die Lizenznutzung. Dadurch wird ein rechtskonformes Verhalten erheblich erschwert. Dies birgt beachtliche Risiken, denn Verstöße gegen Lizenzverträge können nicht unerhebliche finanzielle und persönliche Konsequenzen nach sich ziehen. Die zuständigen Rechtsabteilungen müssen rechtszeitig im Vorfeld diesbezüglicher Vorkommnisse involviert werden, um Fehlverhalten angemessen vorzubeugen.

Mit Blick auf den Lizenzbedarf sind vor allem die IT-Abteilungen selbst gefragt - eine Optimierung im Sinne des Geschäfts bietet wesentliches Kostenreduktionspotential. Doch während die "Supply"-Seite seit Jahren im Fokus von Verbesserungsprogrammen, etwa über Outsourcing-Vorhaben, steht, ist die Bedarfs("Demand")-Seite bisher in dieser Hinsicht eher stiefmütterlich behandelt worden.

Fünf Bausteine für ein erfolgreiches IT-Lizenzmanagement

Ad-hoc getriebene Einzelaktivitäten, die in vielen Unternehmen nach wie vor auf der Tagesordnung stehen, führen zu keinem dauerhaft erfolgreichen IT-Lizenzmanagement. Vor allem weil viele unterschiedliche Unternehmensbereiche tangiert werden, sollte stattdessen eine unternehmensweite Lösung auf Basis eines kontinuierlichen Ansatzes angestrebt werden. Dafür sind fünf Bausteine wesentlich:

• 1. Zentralisierte Organisation

  Rollen, Verantwortlichkeiten und Prozesse für Handhabung und Verwaltung der IT-Lizenzverträge sollten klar definiert und zentral in der Organisation verankert werden. Zudem müssen Abstimmungsgremien alle relevanten Stakeholder einbeziehen. Die dadurch erwirkte stringente Durchführung des IT-Lizenzmanagements hilft, den Kommunikations-, Entscheidungs- und Koordinationsaufwand erheblich zu reduzieren.

• 2. IT-Asset-Management

  Konsistente und transparente IT-Lizenzinformationen sind für alle Bereiche des Lizenzmanagements notwendig. Eine zentrale Lizenzdatenbank mit aktuellen Informationen über Hardware, Software, Hersteller, Lizenzmodelle, Nutzer und Kosten bildet dafür die Grundlage. Erst durch vollständige Erfassung und kontinuierliche Aktualisierung dieser Informationen lassen sich Lizenzmodelle optimieren sowie ungenutzte Lizenzen weitergeben oder veräußern. Zusätzlich kann konsolidierte Verhandlungsmacht gegenüber dem jeweiligen Anbieter aufgebaut werden. Auch reduziert sich das Risiko der Unterlizenzierung bzw. daraus resultierender Vertragsstrafen.

• 3. Demand Management

  Um den Bedarf an IT-Lizenzen optimieren zu können, ist die Implementierung einer dedizierten Demand-Management-Funktion von Nöten – sie ermöglicht die klare Spezifikation lizenzbezogener Anforderungen und die Optimierung des Lizenzbedarfs. Zur geschäftsoptimierten Bestellung von IT-Lizenzen sollten vor allem in solchen Fällen verursachungsgerechte Abrechnungsmechanismen implementiert werden, bei denen die Lizenznutzung mit relativ hohen Kosten verbunden ist und zwischen einzelnen Abrechnungseinheiten stark divergiert.

• 4. Realisierung von Kostenreduktionen

  Zur Entlastung des IT-Budgets sind - neben der Optimierung des Bedarfs - ungenutzte Lizenzen abzustoßen, die nun aufgrund ausreichender Transparenz identifizierbar sind. Weitere Kostenreduktionen lassen sich durch die Standardisierung des Software-Portfolios und Bündelung von Lizenzen bei der Verhandlung mit Anbietern erzielen.

• 5. IT-Lizenz-Compliance

  Um den unangenehmen Folgen von Rechtsverstößen kontinuierlich entgegenzuwirken, sind Vertragskonditionen zu identifizieren und regelmäßig zu überprüfen. Nur auf diese Weise kann eine rechtkonforme Lizenznutzung auf Dauer sichergestellt und empfindlichen Konsequenzen für den Geschäftsablauf vorgebeugt werden.

Implementierung des IT-Lizenzmanagements in vier Phasen

Die Umsetzung eines zentralen IT-Lizenzmanagements kann in vier Phasen vollzogen werden, zu denen das initiale Set-Up, die Ist-Analyse, die Optimierung bzw. das Design des Lösungskonzeptes sowie die Implementierung der entwickelten Lösung zu zählen sind. Die kritischen Faktoren für den Erfolg sowie die Einbindung der Stakeholder sind für jede dieser Phase unterschiedlich wie die unter anderem Abbildung illustriert.

Fazit

Ein erfolgreiches IT-Lizenzmanagement ist vor allem für Einkaufs-, Rechts- und IT-Abteilungen von hoher Wichtigkeit. Die Ignoranz lizenzmanagementbezogener Notwendigkeiten kann fatale Folgen für das Unternehmen haben. Um diese zu vermeiden, sollten eine zentrale Organisation, ein Transparenz schaffendes IT-Asset-Management, ein Demand-Management, die Realisierung von Kostenreduktionen sowie die Sicherstellung einer rechtskonformen Lizenznutzung konsequent implementiert werden.

Hierfür bietet sich ein Vorgehen in vier Phasen an, das neben dem obligatorischen Programm-Set-Up die Analyse der Ist-Situation, die Optimierungsphase und schlussendlich die Umsetzung identifizierter Verbesserungsansätze zum Inhalt hat.

Peter Ratzer ist Partner bei Deloitte