"Effektivität, Schnelligkeit und Effizienz" sind drei Ziele, die Daniel Bullough mit seiner Tätigkeit für das Unternehmen Xerox verfolgt. "Im Dokumenten-Bereich können Unternehmen viel verbessern", weiß der 42-Jährige. Er verantwortet bei Xerox die Outsourcing- und Dokumentenmanagement-Sparte.
"Unternehmen geben zwischen fünf und 15 Prozent ihres Umsatzes für Dokumenten-Management aus", sagt Bullough. Und er fügt hinzu: "Viele Firmen haben im Bereich Dokumenten-Management keine Kostentransparenz." Durch Analysen und Dienstleistungen hilft er nach.
Im Folgenden erklärt der gebürtige Brite, was CIOs von der Beschäftigung mit Dokumenten-Management haben. Und weshalb dieses Thema unbedingt im Top-Management angesiedelt sein sollte:
1. Dokumente kosten Geld
Im Jahr 2007 wurden weltweit 15,2 Trillionen Seiten Papier bedruckt. Wie viel Geld diese Flut an Informationen Unternehmen jährlich kostet, ist kaum einem Firmenleiter bekannt. Eine europaweite Studie von IDC ergab, dass 82 Prozent der befragten Teilnehmer meinten, dass Dokumente für den erfolgreichen Betrieb ihrer Organisation entscheidend sind. Weitere 70 Prozent behaupteten, dass sich schwache Dokumentenprozesse negativ auf die betriebliche Flexibilität auswirken. Gleichzeitig sagen zwei Drittel der befragten Unternehmen, dass sie die Gesamtkosten für Dokumente nicht verfolgen. Unternehmen tun sich schwer die mit allen Dokumentaktivitäten verbundenen Kosten zu identifizieren.
2. Dokumente können Kosten reduzieren - in Krisenzeiten zählt nur das
In vielen Unternehmen laufen in den vergangenen Wochen verstärkt Programme, um Einsparungen oder Prozessoptimierungen durchzuführen. Dokumentenbasierte Geschäftsabläufe sind eine der letzten weißen Flecken auf der Kostenkarte. Sie bieten bislang zumeist unentdeckte Einsparpotenziale. Ein Grundproblem dabei: Wie lassen sich Kosten einsparen, die man selbst nicht misst und deren Höhe unbekannt ist?
Der Weg zu Kostenstruktur und Effizienz
3. Dokumente sind nicht automatisch Papier
Um Kostenstruktur und Effizienz von Dokumentenprozessen in Unternehmen sinnvoll in Angriff nehmen zu können, muss man allerdings zunächst wissen, was als "Dokument" bezeichnet wird. Papier ist nur ein Träger von Informationen. Entscheidern ist geraten, einen Blick über den Tellerrand zu wagen und den gesamten Informationsaustausch im Unternehmen zu betrachten. Als Dokumente lässt sich in dieser erweiterten Sichtweise jede Art von Informationen verstehen, die in jeder beliebigen, abrufbaren Form aufgezeichnet und gespeichert wird. Dokumentenintensive Prozesse finden sich in nahezu allen Funktionsbereichen der Unternehmen. Bislang wurden die Gemeinkosten für Dokumente als unvermeidbar angesehen. Da ist es nicht verwunderlich, dass die Kosten- und Produktivitätsgewinne einer Dokumenten-Strategie bisher noch nicht richtig in Angriff genommen wurden.
4. Dokumente bestimmen die betriebliche Organisation - nicht der Entscheider
IDC-Untersuchungen schätzen, dass die durchschnittlichen jährlichen Kosten für Dokumentation zwischen 5 und 15 Prozent des Umsatzes eines Unternehmens darstellen. Bei der Betrachtung der Wirkung von Dokumenten ist auch zu bedenken, dass sich leitende Angestellte allein 45 Prozent ihrer Zeit mit Dokumenten beschäftigen. Das zeigt wie wichtig die Überprüfung und die Einführung von Veränderungen zur Erhöhung der Effizienz von Aktivitäten sind, die 45 Prozent der Arbeitszeit des Managements in Anspruch nehmen. Wege, diese Informationsflut zu kanalisieren, sind zugleich Wege für profitables Wirtschaften.
Allein ein strukturiertes Vorgehen im Umfeld des Bürodrucks bringt enorme Einsparungen mit sich. Heterogene Bürolandschaften mit vielen Einzelplatzdruckern, Scannern und Faxgeräten von verschiedenen Herstellern arbeiten oft nicht effizient. Ein Bereich mit Sparpotenzial sind die Managed Print Services. Das Management aller im Unternehmen anfallenden Druck- und Kopieraufträge optimiert den Dokumenten-Workflow. Die Anforderungen und Kosten im Dokumentenbereich werden ermittelt und davon ausgehend signifikante Kosteneinsparungen und Prozessoptimierungen realisiert.
Dokumenten-Management ist Chefsache
5. Dokumente sind Chefsache
Erfolgreiches Dokumentenmanagement beruht nicht nur auf Technologie. Ebenso wichtig ist die Veränderung der Geschäftsprozesse und die Art wie Mitarbeiter mit ihnen umgehen. Für den Erfolg ist unbedingt empfehlenswert, dass das Projekt vom Top Management unterstützt wird.