Die Deutsche Post hat nach eigenen Angaben mit der Aktendigitalisierung für die Bundesagentur für Arbeit (BA) begonnen. Unter dem Projektnamen „E-Akte" will die Post mehrere Millionen BA-Kundenakten und täglich rund 260.000 neu eingehende Dokumente in speziellen Verarbeitungszentren einscannen und für eine elektronische Weiterbearbeitung bereitstellen.
Bis Ende 2012 soll die E-Akte bei der BA bundesweit eingeführt sein. „Wenn ein Unternehmen weiß, wie man papiergebundene Produkte in die digitale Welt überführt und den Kunden so das Leben vereinfachen kann, dann ist es die Deutsche Post", sagte Jürgen Gerdes, Konzernvorstand Brief der Deutschen Post.
Erst Pilotprojekt, jetzt bundesweite Ausdehnung
Man besitze langjährige Erfahrung bei der Abwicklung datensensibler Großprojekte: Die Digitalisierungszentren der Post unterlägen hohen sicherheitstechnischen und datenschutzrechtlichen Anforderungen und seien vom BSI (ISO 27001) und dem TÜV (ISO 9001) zertifiziert. Alle Mitarbeiter der Deutschen Post sind zudem auf die Geheimhaltung der Daten verpflichtet.
Die Bundesagentur für Arbeit hatte die E-Akte Mitte 2011 zunächst als Pilotprojekt in ihrer Regionaldirektion Sachsen-Anhalt/Thüringen mit rund 4.000 Mitarbeitern eingeführt. Da sich das Projekt aus Sicht der Bundesagentur sowohl in betrieblicher als auch datenschutzrechtlicher Hinsicht bewährt hat, soll das Verfahren nun bis Ende 2012 bundesweit ausgedehnt werden.
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Dabei digitalisiert die Deutsche Post die Vorgänge zum Arbeitslosengeld I durch Hochleistungsscanner mit einem Durchsatz von bis zu 10.000 Seiten pro Stunde. Anschließend werden die Daten über eine Dokumenten-Management-Lösung von IBM auf die Computer der Mitarbeiter der Bundesagentur übertragen. Die rund 40.000 Beschäftigten der Arbeitsagenturen können so schneller und standortunabhängig auf die Kundeninformationen zugreifen.
„Von der E-Akte versprechen wir uns eine effizientere Vorgangsbearbeitung, Kosten- und Papiereinsparungen und einen besseren Kundenservice", sagte Raimund Becker, Vorstand Arbeitslosenversicherung der Bundesagentur für Arbeit.
In der Vergangenheit hat die Deutsche Post bereits andere Scanprojekte für Behörden und Verwaltungen durchgeführt, beispielsweise die Altaktendigitalisierung für die Deutsche Rentenversicherung oder die Erfassung der Anträge auf Abwrackprämie für das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle im Jahr 2009.
Deutsche Telekom stellt Verwaltung der Stadt Wiesbaden um
Auch die frühere Staatsbehörde Deutsche Telekom bietet bei der Digitalisierung von Akten ihre Dienste an: In der hessischen Landeshauptstadt Wiesbaden automatisiert sie die bisher papierbasierten Abläufe der Verwaltung. Zusammen mit T-Systems wurde die E-Akte zunächst im Amt für soziale Arbeit sowie im Kassen- und Steueramt auf Basis der Software Favorit eingeführt.
Im Rahmen eines Vergabeverfahrens hatte die Stadt Wiesbaden 2008 den langjährigen ICT-Partner T-Systems mit einem Laborsystem „E-Akte" für das Amt für Soziale Arbeit beauftragt. Obgleich dies nur eines von 25 Ämtern mit ihren insgesamt über 200 Fachverfahren ist, hat das Amt für Soziale Arbeit besonders komplexe Fachverfahren. Dies sei ideal für einen „E-Akte-Härtetest" auf Basis der Software Favorit 4.1, befand man.
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Diese Software haben die Bundesregierung und T-Systems gemeinsam für das Dokumenten- und Workflowmanagement in der öffentlichen Verwaltung entwickelt. Nach erfolgreichem Abschluss der Laborphase erhielt T-Systems den Auftrag, die E-Akte in den Produktivbetrieb zu überführen. Und zwar sowohl für das Amt für Soziale Arbeit als auch für das Kassen-und Steueramt.
Die integrierte Lösung erklärt das Unternehmen an einem Beispiel: Ein Bürger stellt bei der Grundsicherung für Arbeitssuchende einen Antrag. Alle Vorgänge sind automatisiert und individuell für das Fachverfahren hinterlegt, das heißt die aktuellen Daten werden elektronisch bearbeitet, allenfalls ergänzt und in den Antrag eingefügt. Dieser durchläuft dann elektronisch alle relevanten Stellen, die noch Anmerkungen oder Handlungsanweisungen einfügen und ihn dann zur Genehmigung freigeben.
Versprechen: Höhere Arbeitszufriedenheit, mehr Produktivität
Zum Abschluss erhält jede beteiligte Stelle automatisch die Mitteilung „erledigt". Ganz ähnlich - Mitteilungen des Finanzamtes, Bearbeitung durch unterschiedliche Stellen, Freigabe, Freigabemitteilung - läuft es auch im Kassen- und Steueramt.
Als Generalunternehmer und verantwortlich für die Projektumsetzung auf Dienstleisterseite übernahm T-Systems auch den Aufbau einer EAI-Plattform, sowie die Implementierung einer Portallösung auf Basis von Microsoft Sharepoint. Über die EAI-Plattform lassen sich beliebige Fachverfahren auf einfache Weise anbinden. Die Datenhaltung erfolgt dadurch an einer Stelle. Entsprechend ihrer Berechtigungen können die gleichen Daten an verschiedenen Stellen und von unterschiedlichen Fachverfahren genutzt werden. Dazu kamen weitere Dienstleistungen. In diesem Jahr können 600 Mitarbeiter mit dem System produktiv arbeiten, anschließend soll es flächendeckend ausgerollt werden.
Die Prozessverbesserungen erleichterten den Mitarbeitern die Arbeit und unterstützten die schnelle, reibungslose Zusammenarbeit, so T-Systems. Beides führe zu einer höheren Arbeitszufriedenheit, steigere die Produktivität und reduziere die Kosten. Dank der Windows-Oberfläche müssten sich die Mitarbeiter nicht groß umstellen. Behördliche Vorgänge und das Einhalten von Verantwortlichkeiten seien transparent und damit leicht nachvollziehbar (Revisionssicherheit). Weitere Ämter mit ihren Fachverfahren ließen sich leicht integrieren.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag der CW-Schwesterpublikation CIO.