Zwölf Jahren hatte das Spezialchemie-Unternehmen Altana aus Wesel ein Management-Informationssystem im Einsatz, mit dem der Konzern seine Ist-, Plan- und Forecast-Daten analysiert hat. Diese epochale Ära ging zuende, weil der technische Support für die Veteranensoftware auslief.
"Uns war auch klar, dass die Software nicht mehr auf dem neuesten Stand der Technik ist. Schließlich hat sich in der langen Zeit viel getan, insbesondere was erweiterte Analyse- und Reporting-Funktionalitäten angeht. Wir brauchten daher eine neue Lösung, mit der wir unter anderem eine Harmonisierung der Zahlenwerke von internem und externem Berichtswesen erreichen wollten", berichtet Holger Wiebelhaus, Mitarbeiter im Konzerncontrolling und Projektleiter bei Altana.
Das Chemieunternehmen vom Niederrhein entwickelt und produziert "Problemlösungen" mit den dazu passenden Spezialprodukten für Lackhersteller, Lack- und Kunststoffverarbeiter, die Druck- und Kosmetikindustrie sowie die Elektroindustrie. Dazu zählen Additive, Speziallacke und -klebstoffe, Effektpigmente, Dichtungs- und Vergussmassen, Imprägniermittel sowie Prüf- und Messinstrumente. Im Geschäftsjahr 2008 erzielte der Konzern mit etwa 4.700 Mitarbeitern weltweit einen Umsatz von rund 1,3 Mrd. Euro.
Um das alte durch ein modernes Management-Informationssystem abzulösen, wurden zunächst sieben Anbieter zu Präsentationen eingeladen. Aus diesen Vorträgen blieben zwei für die zweite Runde übrig, aus der schließlich IDLplus des Anbieters IDL aus Schmitten bei Frankfurt als Sieger hervorging. "Was uns überzeugt hat, war das ‚Look & Feel’ der Software", so Projektleiter Wiebelhaus.
Implementierung bei minimalem Schulungsaufwand
Die Implementierung von IDLplus begann im Frühjahr 2008 und endete planmäßig im Herbst des vergangenen Jahres. Der Schulungsaufwand erwies sich als überschaubar: Eine zentrale Schulung des Teams am Hauptsitz reichte aus. Die Ergebnisse wurden in Form so genannter Web Sessions an die weltweit verteilten Tochtergesellschaften weitergegeben.
"Zur Sicherheit haben wir drei Berichtsmonate parallel abgewickelt: Die Gesellschaften mussten sowohl in der bisherigen als auch in der neuen Software berichten. Dies war ein guter Qualitätscheck, der uns zeigte, inwieweit alles verstanden wurde. Ab der Planung im Herbst haben wir nur noch die neue Software benutzt", erläutert Wiebelhaus den Projektfortschritt.
Die Entwicklung des Systems ist dennoch nicht am Ende: Altana plant, mit der Software von IDL weitere Bereiche und Themen abzubilden. Zu den Komponenten, in denen Wiebelhaus sinnvolle Möglichkeiten für die Weiterentwicklung der neuen Software sieht, zählen die Produktergebnisrechnung, die Cash-flow-Rechnung und die Darstellung operativer Abweichungen zum Vorjahr, bereinigt um Währungskurseinflüsse und Akquisitionseffekte.
Insgesamt arbeiten derzeit etwa 150 Mitarbeiter direkt oder indirekt mit der Software. Controller und Manager sämtlicher Tochtergesellschaften weltweit und in der Zentrale haben nun unabhängig vom Standort Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dabei können sie Analysen aus verschiedensten Blickwinkeln heraus durchführen und zum Beispiel Standard- oder Ad-hoc-Berichte, Abweichungsanalysen oder andere betriebswirtschaftlich relevante Auswertungen erstellen.