Laut der Untersuchung akzeptieren Firmen, die nicht über die Dynamik des Marktes und Dienstleistungsarten Bescheid wissen, häufig suboptimale Verträge. Zudem haben sie höhere Kosten beim Einkauf. Wenn Unternehmen nicht über das nötige Fachwissen in speziellen Servicekategorien verfügen, sollten sie sich entscheiden, ob sie sich das nötige Wissen intern oder lieber über einen Dienstleister aneignen.
Immer mehr Firmen beauftragen einen Dienstleister damit, den Einkauf zu managen. Besonders häufig gilt das für komplexe Bereiche wie Reisen, Druck, Telekommunikation und Arbeitsverträge.
Der Studie zufolge haben die meisten Unternehmen bisher allerdings wenig getan, um ihre Ausgaben zu managen. Allgemein werden Probleme durch fünf Punkte beeinflusst: Unvereinbare manuelle Prozesse, fehlender Überblick, Kostenkontrolle, Servicequalität und schnell zu erfüllende Anforderungen.
Mit Hilfe von technischen Lösungen, versuchen Unternehmen diese Hürden zu überwinden. Die Taktik der meisten ist es die Kultur zu ändern, statt Software zu implementieren.
Gesamt Kosten-Management-System
Damit neue Technologien Geschäftsprozesse besser unterstützen können, empfiehlt die Analyse ein so genanntes Total Cost Management (TCM) System für alle Ausgabenbereiche. Dabei kombinieren die Firmen Standard-Sourcing und Compliance Methoden mit Prozessautomatisierung und verbessertem Daten-Management sowie Ausgabenanalysen, die die Gesamtkosten von Waren oder Serviceleistungen kontrollieren.
Bei der Entwicklung eines effektiven TCM-Systems benötigen die Unternehmen zur Organisation und Integration ihrer Strategien und Aktionen fünf Schlüsselprozesse: Analyse, Plan, Ursprung, Kauf und Überwachung. Damit diese Aktivitäten ausgeführt werden können, müssen die Firmen taktische und technische Infrastrukturen aufbauen, die die Kommunikation, Kontrolle und Mitarbeit unterstützen.
Die Entwicklung und Koordination von neuen organisatorischen und technischen Infrastrukturen sind wichtige Voraussatzungen für eine effektive Kostenkontrolle und geschäftliche Leistungen entlang der Lieferkette. Sie mischen erprobte Handelsstrategien, Waren und Marktinformationen mit neuen Finanzierungsmöglichkeiten, Beschaffung und analytischen Technologien.
Laut der Studie bietet ein TCM-System, eine unterstützende Infrastruktur um Kosten zu senken und betrieblich effizienter in allen Unternehmensbereichen zu arbeiten. TCM ist ein organisatorisches und technisches System für Analysen, Sourcing, zur Kontrolle der Einkaufskosten und der Lieferketten-Performance.
Handlungshinweise
Um Fortschritte zu machen, ist es zunächst wichtiger, dass sich Unternehmen mit den internen, organisatorischen Problemen befassen. Dagegen sollte weniger an der Einführung neuer technischer Lösungen gearbeitet werden.
Die Untersuchung empfiehlt Firmen, sich für ein optimales Ausgaben-Management an folgenden Punkten zu orientieren:
1. Zentralisierung: Führen Sie die Verhandlungen mit Lieferanten und über Preise mit Unterstützung der Geschäftsleitung.
2. Einführung: Etablieren Sie Einkaufsrichtlinien für alle Bereiche und setzen Sie sie durch.
3. Kommunikation: Kommunizieren sie diese Richtlinien an ihre Mitarbeiter. Die Vorgaben müssen klar, einheitlich und allgegenwärtig sein.
4. Förderung: Mitarbeiter sollten bei der Einhaltung der Richtlinien unterstützt werden. Dabei müssen Vorgänge einfach zu gebrauchen und Tools zugeordnet sein.
5. Anforderungen: Seien Sie für Änderungen der Richtlinien offen. Diese können durch neue Zulieferer, Geschäftsanforderungen oder durch Feedback der Angestellten notwendig werden.
Für die Studie wurden Ausgaben-Management Initiativen von mehr als 80 Firmen untersucht.