In klassischen Wirtschaftsunternehmen ist die Frage längst geklärt: Beschaffungen werden heutzutage oft elektronisch abgewickelt, weil dadurch Bestellvorgänge schneller und einfacher werden. Zudem können Kosteneinsparungen erzielt werden. Das Einkaufsverhalten von Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen ist offensichtlich deutlich konservativer als in anderen Branchen. Diesen Schluss legt eine Trendstudie des Ulmer Unternehmens Wilken Entire nahe.
Auf der einen Seite wurden für die studie Besucher der Nürnberger Messe E-Procure befragt, außerdem gab es Online-Befragungen in der Gesundheits- und Sozialbranche im Herbst 2009. Insgesamt wurden 300 Fragebögen ausgewertet. Zielgruppe waren Einkaufsleiter, Einkäufer oder für den Einkauf verantwortliche Mitarbeiter in Unternehmen unterschiedlicher Größe. Es wurden sowohl Personen aus dem Bereich Gesundheit und Soziales als auch aus anderen Branchen befragt, um einen Vergleich ziehen zu können.
Die Analyse der Fragebögen zeigt: Lediglich 36 Prozent der Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen in Deutschland nutzen elektronische Beschaffungslösungen. Im branchenneutralen Durchschnitt sind es dagegen 64 Prozent. Demnach sind noch große Einsparpotenziale vorhanden, die bislang nur zu einem Bruchteil genutzt werden.
Die Antworten auf die Frage „Haben Sie Ihr Einkaufssystem an Ihr bestehendes ERP-System angeschlossen?" verdeutlichen, dass sich eine grundlegende Zurückhaltung gegenüber einem Software-Einsatz für Beschaffungslösungen offensichtlich bei anderen IT-Entscheidungen fortsetzt. Denn eine Systemintegration der E-Procurement-Lösung in die Einkaufs-Software liegt nur bei 13 Prozent der befragten Gesundheits- und Sozialunternehmen vor – gegenüber 70 Prozent branchenneutral. Durch die fehlende Anbindung bleiben weitere mögliche Kosteneinsparungen ungenutzt.
Ein weiteres Forschungsinteresse der Trendstudie war es herauszufinden, wie der Wareneingang überhaupt strukturiert ist. Ergebnis: Viele Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen arbeiten mit dezentralen Einkaufsstrukturen – und zwar 67 Prozent. Mit dieser zersplitterten Struktur wird die Chance vertan, durch eine zentrale elektronische Unterstützung des Einkaufs Preisvorteile ausspielen zu können.
Bestellvorgang dauert zu lange
Gefragt wurde auch: „Wie lange dauert in Ihrer Firma ein Bestellvorgang?" Die Antworten weisen deutlich auf den Handlungsbedarf hin. Ein Bestellvorgang dauert hier noch immer im Durchschnitt 6,7 Tage – fast zwei Tage länger als branchenneutral (4,9). Wie in kaum einer anderen Branche ist der Genehmigungsprozess von Bestellungen noch weitgehend papierbasiert: 97 Prozent der Befragten gaben an, nur mit Papier zu arbeiten.
Außerhalb der Branche sind es nur 25 Prozent. Bei einer elektronischen Abwicklung kann der Bedarf schneller gedeckt werden, weil nach der Genehmigung die Bestellung automatisiert weitergeführt wird. Außerdem werden Verzögerungen vermieden, da ein Genehmigungsantrag nie „hängen bleiben" kann. Ist ein Sachbearbeiter erkrankt oder im Urlaub, wird der Antrag automatisch an einen Vertreter weitergeleitet.
Was die Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen angeht, liegt die Trefferquote in der Gesundheits- und Sozialbranche nur bei 81 Prozent gegenüber 90 Prozent in sonstigen Branchen. Wichtig: Jeder Treffer auf den „letzten Meilen" ab 80 Prozent bringt den Mitarbeitern in der Buchhaltung enorm viel.
Nach den einfachen Zuordnungen sind es dann die Problemfälle, die sehr aufwendig sind. Es muss in Akten gesucht und von Hand verglichen werden. Jedes Prozent mehr bei der elektronischen Trefferquote bedeutet somit eine enorme Arbeitserleichterung.
Elektronische Kataloge wenig eingesetzt
Nur die Hälfte der befragten Unternehmen im Gesundheits- und Sozialwesen nutzt intern eine katalogbasierte Beschaffung (47 Prozent). Branchenneutral sind es dagegen 64 Prozent. Nur wenige der Befragten binden elektronische Kataloge und Onlineshops an ihr ERP-System an. Wird eine solche Anbindung eingerichtet, muss ein Großteil der Artikel nicht mehr vom Einkauf gepflegt werden. Dadurch werden Prozess- und Einkaufskosten deutlich gesenkt.
Bestellungen können durch E-Procurement-Lösungen deutlich kostengünstiger gestaltet werden. Viele Gesundheits- und Sozialunternehmen profitieren nach Ansicht der Studie noch nicht davon. Sie sind generell konservativer, was den Einsatz von Software angeht. Das muss kein Nachteil sein. Doch im Falle des Einkaufs könnten die Unternehmen sehr schnell ihre Einkaufskonditionen verbessern. Allerdings gilt das nur unter der Voraussetzung, dass die Systeme gut in die übrige Infrastruktur integriert sind.