Die ersten Erfahrung mit dem Trend zur dienstlichen Nutzung privater Geräte sind gemischt. Vorteile ergeben sich bei den Kosten, Nachteile bei der Kontrolle. Unsere Schwesterpublikation cio.com zieht ein Fazit.
Die Vor- und Nachteile von BYOD halten sich die Waage. Foto: XS_babimu - Fotolia.com
Adressbuch, Terminplaner, Mobiles Bezahlen - seit Smartphones sehr viel mehr können als nur telefonieren, entwickeln sie sich zum ständigen Begleiter des Menschen. Mancher will auch im Büro nicht auf die Nutzung des eigenen Handhelds verzichten. US-amerikanische Geschäftsleute erfanden dafür das Kürzel BYOD - Bring your own device. Unter dem Titel "Pros and Cons auf BYOD" zieht unsere US-Schwesterpublikation cio.com ein erstes Zwischenfazit.
Vor- und Nachteile halten sich dabei die Waage. Vorteile werden vor allem auf der Kostenseite gesehen:
Anschaffungskosten: Wenn ein Angestellter den eigenen Laptop oder das eigene Smartphone mitbringt, fallen logischerweise die Anschaffungskosten weg. Was den Betrieb des Gerätes angeht, ist das nicht immer so einfach. Eine Vereinbarung sollte klar regeln, wer für welche Kosten aufkommt.
Mitarbeiterzufriedenheit: Als einer der großen Vorteile von BYOD gilt, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Geräte lieber nutzen als die, die ihnen vom Unternehmen vorgesetzt werden. Damit steige auch der Spaß am Job, so die These der BYOD-Befürworter.
Technologie-Affinität: Dürfen Angestellte mit den eigenen Handhelds arbeiten, werden sie sie möglicherweise besser behandeln - und selbst für die neuesten Updates und Optimierungen sorgen.
Stolpersteine bei BYOD Der Trend, wonach Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mit ins Büro bringen (BYOD = Bring your own device) bietet viel Gesprächsstoff. Unsere US-Schwesterpublikation cio.com benennt zwölf unbequeme Aspekte, die Entscheider bedenken müssen.
BYOD als Kostenfalle E.T. hieß der kleine Außerirdische, der in Steven Spielbergs Film ständig nach Hause telefonieren wollte. Sieht das BYOD-Programm einer Firma vor, dass diese für alle Kosten eines auch privat genutzten Telefons aufkommt, kann es teuer werden. Mitarbeiter könnten Freunde anrufen, die gerade als Backpacker in Australien sind, oder die Erbtante in Kalifornien ...
Recht und Gesetz Jedes Unternehmen braucht eine Policy für den Umgang mit BYOD. Bei der Erarbeitung derselben müssen Juristen mit am Tisch sitzen. Zu groß ist die Gefahr, dass Policies und Richtlinen vom gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutz abweichen.
Produktivität Bei manchen Mitarbeitern verschieben sich die Grenzen zwischen dienstlicher und privater Nutzung ein- und desselben Gerätes sehr zugunsten des Privaten. Das heißt: Sie sind immer öfter auf Facebook unterwegs oder spielen Angry Birds. Die durch BYOD erhoffte Produktivitätssteigerung kann ins Gegenteil umschlagen.
Das Problem Cloud Bei Anwendern sehr beliebt, bei CIOs aber gar nicht sind Services wie Dropbox. Kein IT-Chef kann vermeiden, dass Mitarbeiter Bilder einer wichtigen Präsentation in Dropbox aufbewahren. Das gilt auch für sehr sensible Daten, die das Unternehmen "eigentlich" nicht verlassen sollten.
Das Reporting der Kosten Wer den Auftrag für ein BYOD-Programm erhält, von dem wird erwartet, dass er über Kostensenkungen berichten kann. Dass das nicht immer zutrifft, zeigen Studien des US-Marktforschers Aberdeen. Die Kosten für mobile BYOD können um bis zu 33 Prozent über denen liegen, die unternehmenseigene Handhelds verursachen.
Die Gefahr Text Messaging Glaubt man cio.com, stellt der Diebstahl geistigen Eigentums per Text Messaging ein ernstes Problem dar. Auf diese Weise sei der Diebstahl kaum zu tracken. Wollen sich Mitarbeiter bei der Konkurrenz nützlich machen, arbeiten sie zunehmend über diesen Weg.
Nicht gemeldete Geräteverluste Theoretisch stellen verlorene Geräte kein großes Problem dar - per Fernzugriff werden die Daten gelöscht. Faktisch aber verlegen Menschen ihre Handhelds ständig. Wenn es sich dabei um ein auch privat genutztes Gerät handelt, werden sie sehr lange suchen, bevor sie der IT-Abteilung einen Verlust melden. Im Falle wirklich verlorener Gadgets bekommen potenzielle Finder, wenn sie das Gerät knacken wollen, einen zeitlichen Vorsprung.
Streitfall I: Privatsphäre Eine vernünftige BYOD-Policy regelt den Umgang mit privaten Daten auf den auch dienstlich genutzten Handhelds. Die Anwender müssen über diese Punke genaustens aufgeklärt werden. Im schlimmsten Fall enden Streitigkeiten vor Gericht.
Streitfall II: Arbeitszeit Eine der großen Schwierigkeiten bei BYOD besteht in der Regelung der Arbeitszeit. Wann muss ein Arbeitnehmer verfügbar sein, wann muss er kontrollieren, ob er auf dem Gerät dienstliche Mails erhalten hat, und wann hat er frei - möglicherweise kommen auf Firmen, die BYOD praktizieren, Rechtsstreitigkeiten zu.
Die Frage des Vertrauens Eine der Ideen hinter BYOD war, die Arbeitswelt angenehmer zu machen. Jetzt zeigt sich allerdings, dass BYOD zu Misstrauen führen kann. BYOD fördert Spekulationen über böse Absichten von Mitarbeitern oder Kollegen.
"Untote" Geräte Es gab Fälle, in denen Angestellte die - komplett von der Firma bezahlten - Geräte zu exzessiv privat nutzten. Die Unternehmen sammelten die Handhelds ein und deponierten sie in irgendeiner verschlossenen Schublade - vergaßen aber, den Vertrag mit dem Anbieter zu kündigen und zahlten weiter.
Unerwünschte Nutzer Der Super-Gau in puncto BYOD: Ein Mitarbeiter lässt sein Gerät mit hochsensiblen Daten im Café liegen - und ein ehrgeiziger Journalist findet es. Die Folgen für den Ruf des Unternehmens können verheerend sein.
Die Nachteile des BYOD-Trends ergeben sich vor allem aus der fehlenden Kontrolle des IT-Chefs über die Geräte. Daraus resultieren folgende Schwierigkeiten:
Regelwerk: Wer die dienstliche Nutzung privater Geräte zulässt, muss den Umgang damit regeln. Das ist nicht einfach - für den Mitarbeiter geht es ja schließlich um ein Gerät, das er sich selbst gekauft hat.
Datensicherheit: Insbesondere der Schutz empfindlicher Daten auf Privatgeräten muss genau geregelt werden. Gegebenenfalls sollte das Unternehmen auf den Handhelds Security-Tools implementieren, die sich der private Nutzer selbst nicht zulegen würde.
Weggang des Mitarbeiters: Schwierig wird es, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass er keine geschäftskritischen Daten mitnimmt.