Schon der Begriff "Prozess" ist in vielen Firmen negativ besetzt. Wegen schlechter Erfahrungen mit Projekten zum Business Process Reengineering verbinden viele Mitarbeiter damit eine Menge Aufwand – und wenig Nutzen, so die Berlecon-Analysten. Zu oft hätte die Belegschaft die Erfahrung gemacht, dass Prozesse zwar aufgenommen und modelliert, aber nicht wirklich ins Tagesgeschäft übernommen wurden.
Die Scheu vor Aufwand ist das Eine, das Andere ist Angst vor Veränderung: Weil BPM-Lösungen das ganze Unternehmen bereichsübergreifend neu strukturieren, fühlen sich viele Abteilungsleiter bedroht und fürchten um ihre Position in der Firmenhierarchie. Das kann soweit führen, dass BPM mehr oder weniger offen boykottiert wird.
Nur die Praxis überzeugt
Als Königsweg bleibt nur die Praxis: Die Analysten empfehlen, den faktischen Nutzen von BPM anhand eines Pilotprojektes zu beweisen. Wenn die Prozessausführungen durch IT unterstützt und visualisiert werden, begreifen die einzelnen Firmen-Mitarbeiter ihre jeweilige Arbeit nicht mehr rein isoliert, sondern im Kontext eines Gesamtprozesses. Redundanzen können beseitigt und Fehler minimiert werden, so dass die Mitarbeiter den Sinn der BPM-Lösung nachvollziehen können.
BPM-Plattformen unterstützen die Modellierung auf unterschiedlichen Abstraktionsebenen bis hin zur Festlegung technischer Details für die zugrunde liegenden IT-Prozesse. Dadurch können die erstellten Prozessmodelle zum Beispiel für die Software-Entwicklung weiterverwendet werden.
Unterstützung bei der Modellierung gefragt
Nach Einschätzung von Berlecon brauchen viele Fachabteilungen bei der Modellierung Hilfe. So wird ein Anwender mit den Worten zitiert: "Unseren Fachabteilungen fehlte die analytische Strenge, um Soll-Prozesse festzulegen und in einzelne Schritte und Prozessteile zu zerlegen."
Die Analysten gehen davon aus, dass insbesondere BPM-Lösungen, die Prozesskennzahlen erfassen, die Führungsriege wie das Gros der Mitarbeiter am schnellsten überzeugen können. Sie versprechen, aus anfänglichen Skeptikern könnten BPM-Fans werden.
Die Spotlight-Analyse "Fachabteilungen und BPM – vom Widerstand zur Begeisterung" entstand im Mai 2006.