Das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages. Hochgerechnet auf die Lebensarbeitszeit (etwa 40 Jahre) verbringen sie rund zehn Jahre mit dem Schreiben und Beantworten von E-Mails. Rund 32 Prozent aller gelesenen und gesendeten E-Mails bezeichneten die Befragten als "irrelevant“ und reine Zeitfresser. Somit verschwenden Büroangestellte dreieinhalb Jahre ihres Lebens mit unnötigen E-Mails.
Eine weitere Erkenntnis der Studie: E-Mails erzeugen immer neue E-Mails. Jede gesendete elektronische Nachricht führt zu vier bis sechs neuen E-Mails in der Inbox. Die befragten Manager stehen der E-Mail deshalb als internem Kommunikationsweg und Ersatz für persönliche Gespräche kritisch gegenüber: Entscheidungsprozesse via E-Mail werden als besonders zeitintensiv eingeschätzt. Ein effektiver Einsatz der elektronischen Post bleibt oft reines Wunschdenken.
Telefongespräche sehen die Befragten hingegen als hilfreiches Mittel, um die E-Mail-Flut einzudämmen. Im Gegensatz zum zeitraubenden Frage-und-Antwort-Spiel per E-Mail bietet ein Telefonat die Möglichkeit, die verschiedenen Standpunkte direkt und klar zu diskutieren. Entscheidungen fallen schneller, unnötige E-Mails bleiben aus.
Der Einsatz eines schnurlosen Headsets kann die Arbeitsproduktivität zusätzlich um 23 Prozent steigern. Die Hände bleiben für andere Tätigkeiten frei. Außerdem ist der Angestellte nicht mehr mit einem Kabel an den Schreibtisch gefesselt und kann beispielsweise Akten oder Ausdrucke holen.
Doch Theorie ist nicht gleich Praxis: Obwohl die Befragten von einer höheren Effektivität des Telefons überzeugt sind, zeigen die Studienergebnisse, dass viele Angestellte selten das Telefon benutzen. Stattdessen diskutieren sie komplexe Sachverhalte via E-Mail mit vielen anderen Kollegen in Kopie. Dabei waren 43 Prozent der Meinung, dass nur jede zehnte E-Mail die Botschaft klar und deutlich übermittelt. Somit fluten E-Mails weiterhin die Inboxen, und es kostet viel Zeit, diese wieder aufzuräumen. Auch mobile Geräte wie PDAs verstärken die E-Mail-Lawine. Die Notwendigkeit, jederzeit erreichbar zu sein, führt dazu, dass Mitarbeiter auch daheim E-Mails lesen und sofort beantworteten.
Telefongespräche haben - neben der Effizienz - noch einen weiteren Vorteil: Der soziale Kontakt wirkt sich förderlich auf die Entstehung sozialer Bindungen aus. So entsteht Team-Geist. E-Mails beeinflussen diesen Prozess eher negativ, zeigt die Studie.
"Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die E-Mail-Nutzung außer Kontrolle geraten ist“, sagt Peter Thomson, Direktor des "The Future Work Forum“ am Henley Management College. "In vielen Büros reden die Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber E-Mails. Dabei kann die verstärkte Nutzung des Telefons, idealerweise kombiniert mit einem Headset, das Problem auflösen. E-Mails sollten dann nur noch eingesetzt werden, um die Ergebnisse aus einem Telefonat für alle zu dokumentieren."
Für die Studie wurden 180 Manager in Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden befragt.